Desk Collection Adalah Cara Cerdas Mengelola Piutang Bisnis

01 March 2023    Wellium    Blog

Dalam bisnis, sangatlah penting untuk menjaga keuangan perusahaan tetap sehat dan stabil, serta memastikan pembayaran tepat waktu dari klien ataupun pelangggan. Desk collection menjadi bagian krusial bagi perusahaan yang bekerja dengan berbagai klien terkait masalah pembayaran. Dikenal juga sebagai telecollection, tugas agent setiap harinya adalah meliputi memantau permasalahan nasabah, membuat surat penagihan, dan membuat laporan setiap tagihan pembayaran. Namun, agent yang menangani piutang bisnis membutuhkan keterampilan khusus agar mampu berhubungan bersama banyak pihak secara profesional. Maka dari itu, perusahaan perlu memahami pengertian, tugas, dan skill yang perlu dikuasai oleh agent selama melakukan desk collection.

Apa Itu Desk Collection?

Desk collection atau biasa disingkat deskcoll, adalah salah satu bagian dari proses pengelolaan piutang dimana agent mengingatkan klien untuk melakukan pembayaran sesuai dengan tanggal yang telah disepakati. Desk collection dibutuhkan perusahaan dalam memastikan transaksi pembayaran piutang dapat diterima tepat waktu dan mengurangi risiko kerugian bisnis yang sering dijumpai pada proses piutang. Deskcoll merupakan salah satu layanan outbound contact center yang membantu perusahaan meningkatkan efisiensi manajemen piutang serta menjaga kesehatan keuangan perusahaan.

Apa Saja Tugas Desk Collection?

Memantau Nasabah Yang Memiliki Masalah.

Dalam hal ini, desk collection bertugas untuk melakukan pengecekan terhadap nasabah yang mengalami gangguan atau masalah dalam hal pembayaran. Contohnya tidak bisa membayar sesuai tenggat waktu, atau melakukan pembayaran yang telah disepakati.

Membuat dan Mengirimkan Surat Penagihan.

Deskcoll bertugas mengirimkan surat penagihan ke kreditur, yang kemudian diteruskan ke kolektor di lapangan untuk menagih pembayaran yang lewat jatuh tempo.

Melaksanakan SOP & Prasyarat

Dalam melakukan semua tugasnya, desk collection wajib melaksanakan standar operasional dan prasyarat sesuai kontrak yang sudah ditandatangani sebelumnya.

Membuat Laporan

Yang terakhir yaitu membuat laporan harian untuk pimpinan dan laporan kunjungan setiap harinya kepada setiap kolektor

Kemampuan yang Harus Dikuasai Telecollection Agent

Tidak sembarang orang bisa melakukan tugas-tugas desk collection, untuk itu seorang agent telecollection diharuskan untuk menguasai beberapa skill diantaranya:

Komunikasi

Komunikasi merupakan salah satu keterampilan paling penting bagi agent telecollection, karena mereka bertanggung jawab untuk menghubungi debitur dan menginformasikan tentang pembayaran. Keterampilan ini mencakup komunikasi tertulis maupun verbal, serta kemampuan untuk mendengarkan dan memahami percakapan secara aktif.

Problem-Solving

Kemampuan problem solving mencakup menganalisis situasi, mempertimbangkan keputusan dan solusi terbaik. Keterampilan ini berguna jika ada konflik yang harus dituntaskan antara debitur dan kolektor.

Empati

Kemampuan empati berguna untuk memahami emosi dan situasi pelanggan, sekaligus membantu membangun kepercayaan dengan pelanggan.

Negosiasi

Agent mungkin akan diminta menyusun strategi yang membantu bisnis. Selain itu, kemampuan ini berguna untuk menegosiasikan persyaratan seperti bunga, intensitas pembayaran, dan pembayaran minimum.

Berorientasi Pada Detail

Memperhatikan detail diperlukan supaya dapat memahami persyaratan khusus pada suatu pekerjaan, hal ini penting untuk menagih hutang karena ada beberapa peraturan yang harus diikuti.

Teknologi

Agent diharuskan menguasai teknologi, terutama terkait penggunaan device dan platform. Perusahaan Anda mungkin menggunakan software sendiri untuk mengelola berbagai tugas. Keterampilan teknologi dasar seperti data entry dan pengeoperasian device dapat membantu agent dalam merekam informasi klien secara akurat.

Tips Dalam Melaksanakan Telecollection Dengan Efektif

Berlatih Bernegosiasi

Cobalah berlatih menegosiasikan berbagai skenario dengan rekan kerja atau profesional lainnya. Skill ini ditambah dengan skill komunikasi akan membantu Anda saat menegosiasikan rencana pembayaran.

Eksplorasi Beberapa Peran Yang Berbeda

Karena tiap perusahaan memiliki proses dan klien yang berbeda, mengeksplorasi peran yang berbeda dapat membantu Anda mengembangkan berbagai keterampilan.

Mempelajari Skill Customer Service

Keterampilan layanan pelanggan di berbagai industri dapat membantu Anda mengembangkan keterampilan seperti empati dan komunikasi. Meskipun agent penagihan dapat bekerja dengan berbagai klien, ini dapat membantu Anda mengasah keterampilan dibutuhkan.

Melakukan Penelitian

Anda dapat melaksanakan penelitian secara mandiri mengenai peraturan dan protokol dalam desk collection walaupun perusahaan sudah memberikan pelatihan saat bekerja. Hal ini membantu Anda meningkatkan pemahaman dan pengetahuan yang diperlukan saat bekerja.

Apabila perusahaan Anda ingin mengoptimalkan pengelolaan desk collection, Anda dapat mempertimbangkan solusi business process outsourcing dari Mitracomm Ekasarana selaku anak perusahaan Phintraco Group dalam menangani segala kegiatan outbound contact center bisnis anda. Mitracomm memiliki agent profesional dan teknologi yang mampu memberikan pengalaman berkualitas dan konsisten pada setiap interaksi pelanggan.

Jika Anda memiliki pertanyaan lebih lanjut mengenai outbound contact center, silahkan hubungi marketing@phintraco.com.