Seiring dengan berjalannya waktu, dokumen konvensional dalam bentuk kertas mulai dianggap kurang efisien, baik dari segi penyimpanan hingga pengelolaan. Maka dari itu, inovasi berupa dokumen elektronik hadir untuk menjawab permasalah tersebut. Jenis dokumen digital ini menawarkan efisiensi, kemudahan akses, penyimpanan yang tidak memakan tempat, hingga pengiriman secara real-time. 

Berbagai jenis dokumen penting sudah dapat disimpan dan diakses secara digital, seperti misalnya KTP, Kartu Keluarga, Paspor, hingga dokumen bisnis seperti surat perjanjian, kontrak, hingga laporan keuangan. Namun, seringkali muncul pertanyaan seputar legalitas dokumen elektronik dibandingkan dengan dokumen konvensional. Salah satu solusi untuk meningkatkan keabsahan dokumen digital adalah menggunakan e-Meterai. 

Kenali lebih lanjut tentang apa itu dokumen elektronik, keuntungan memakai jenis dokumen ini, serta peran e-Meterai dalam memastikan legalitas dokumen elektronik.

Apa yang Dimaksud dengan Dokumen Elektronik?

Dokumen elektronik adalah versi digital dari dokumen fisik yang sering dijumpai di kehidupan sehari-hari. Tidak seperti dokumen fisik berbentuk kertas, jenis dokumen ini hanya tersedia dalam format elektronik serta bisa diakses, dikelola, maupun dikirimkan secara digital. 

Dokumen digital ini tidak lagi memerlukan media cetak seperti kertas, melainkan membutuhkan perangkat seperti komputer, tablet, hingga handphone untuk mengakses dokumen tersebut. Beberapa karakteristik utama dari jenis dokumen ini adalah format digital, mudah diubah dan dicari, serta lebih aman dengan fitur keamanan seperti enkripsi.

Apa Saja yang Termasuk dalam Dokumen Elektronik?

Pada dasarnya, dokumen yang termasuk dokumen elektronik dapat dibuat, dikirimkan, dilihat, atau disimpan dalam format digital. Semua dokumen yang bisa diakses melalui perangkat elektronik bisa dianggap sebagai dokumen elektronik. Beberapa contoh dokumen elektronik adalah:

• Dokumen pribadi seperti e-KTP, Kartu Keluarga, NPWP, BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, dan lain sebagainya
• Dokumen bisnis seperti laporan keuangan, kontrak kerja, proposal bisnis, invoice, tagihan, hingga katalog
• E-book atau buku digital yang diakses dan dibaca secara elektronik
• Dokumen hukum seperti surat izin perusahaan, akta pendirian perusahaan, hak cipta, dan lain-lain
• Surat elektronik atau email yang dikirimkan melalui jaringan internet

Apa Saja Keuntungan Memakai Dokumen Elektronik?

Penggunaan dokumen digital menawarkan berbagai keuntungan bagi individu maupun perusahaan. Beberapa kelebihan berikut ini membuat dokumen digital semakin populer digunakan:

Penyimpanan yang Mudah

Dokumen digital dapat disimpan secara digital di perangkat seperti komputer, tablet, atau smartphone ataupun di penyimpanan cloud. Jadi, Anda tidak perlu lagi menyimpan dokumen di lemari penyimpanan yang memakan banyak ruang. Penyimpanan secara digital juga memudahkan pencarian dokumen menggunakan fitur pencari yang lebih cepat dan efektif.

Lebih Aman

Dokumen fisik rentan mengalami kerusakan, seperti robek, basah, bahkan tercecer dan hilang. Dokumen yang tersimpan dalam format digital dapat terhindar dari risiko tersebut serta dapat disimpan dalam waktu yang lama. Fitur enkripsi pada dokumen digital juga berguna untuk melindungi informasi sensitif dari orang-orang yang tidak berwenang.

Mudah Dibagikan

Dokumen digital lebih mudah dibagikan secara langsung melalui email atau platform online lainnya. Hal ini juga mendukung kolaborasi secara real-time dengan rekan kerja. Hasilnya, produktivitas dan kerja sama tim yang meningkat karena kontribusi langsung dari tiap orang.

Lebih Hemat Biaya

Keuntungan lainnya dari pemakaian dokumen digital adalah biaya yang lebih hemat. Perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya untuk lemari arsip, printer, kertas, hingga tinta untuk mencetak dokumen. Di sisi lain, dokumen ini dapat disimpan secara digital di hard drive, penyimpanan cloud, dan server yang jauh lebih efisien dari segi tempat dan biaya.

 Apakah Dokumen Elektronik Dapat Menjadi Alat Bukti yang Sah?

Terlepas dari dokumen elektronik yang hanya tersedia secara digital, jenis dokumen ini tetap bisa digunakan untuk keperluan persidangan sebagai alat bukti yang sah. Menurut Undang-Undang No. 1 Tahun 2024 tentang Perubahan Kedua atas Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008, informasi elektronik dan/atau dokumen elektronik beserta hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah. 

Jenis dokumen digital ini menjadi perluasan alat bukti sesuai dengan Hukum Acara yang berlaku di Indonesia. Perluasan yang dimaksud adalah menambah jenis alat bukti yang diatur dalam Hukum Acara Pidana (KUHAP) atau memperluas cakupan dari alat bukti yang telah diatur dalam KUHAP.

Guna mendukung keabsahan dokumen digital, meterai digital atau e-Meterai digunakan untuk memberikan kekuatan hukum yang sama seperti dokumen konvensional. e-Meterai juga dapat mencegah risiko pemalsuan dokumen digital karena adanya 3 fitur keamanan tambahan, yaitu kode barcode unik (overt), segel khusus dari Peruri (covert), serta pembuktian forensik langsung. Akan tetapi, penting untuk membeli e-Meterai di distributor resmi dan terpercaya untuk menjamin keaslian meterai digital.

Jangan Sampai Dokumen Penting Anda Tidak Sah Secara Hukum! Dapatkan E-Meterai dari MitraComm Sekarang Juga!

Salah satu cara untuk memberikan kekuatan hukum pada dokumen elektronik adalah dengan memakai e-Meterai. Sebagai pengganti meterai fisik yang sudah digunakan selama bertahun-tahun, e-Meterai memastikan dokumen digital Anda memiliki kekuatan hukum yang sama dengan dokumen fisik yang ditempelkan meterai fisik. 

Akan tetapi, Anda tidak bisa membeli e-Meterai sembarangan. Memilih penyedia e-Meterai terpercaya sangat penting untuk menghindari risiko pemalsuan e-Meterai. Di sinilah peran MitraComm Ekasarana sebagai mitra resmi dan terpercaya yang menyediakan e-Meterai berkualitas dengan keamanan terjamin.

E-Meterai dari MitraComm akan membuat dokumen elektronik Anda sah di mata hukum serta terhindar dari risiko penyalahgunaan. MitraComm juga menawarkan layanan pembelian dan pembubuhan e-Meterai yang mudah dan praktis, sehingga Anda bisa mendapatkan meterai yang dibutuhkan dengan cepat dan efisien.

Untuk informasi lebih lanjut, hubungi kami melalui email marketing@phintraco.com atau kunjungi website https://mitracomm.e-meterai.co.id/ untuk mulai membeli dan membubuhkan e-Meterai secara resmi dan terpercaya.

Editor: Cardila Ladini