Persaingan bisnis saat ini tidak hanya berfokus dalam memberikan produk atau layanan berkualitas, tetapi juga bagaimana membangun dan memelihara hubungan yang baik dengan pelanggan. Hal ini dikenal sebagai customer relation. Menjalin hubungan pelanggan yang kuat memberikan banyak manfaat untuk bisnis, seperti meningkatkan loyalitas pelanggan, meningkatkan penjualan, hingga membangun reputasi positif.
Menjalin customer relation turut menjadi komponen untuk meningkatkan daya saing perusahaan. Kenali lebih lanjut tentang apa itu customer relation serta strategi membangun customer relation yang positif.
Apa yang Dimaksud dengan Customer Relation?
Customer relations, dikenal juga sebagai customer relationship atau hubungan pelanggan, adalah metode yang dijalankan perusahaan untuk membangun dan memelihara hubungan positif dengan pelanggan. Segala interaksi dan komunikasi antara perusahaan dan pelanggan berkontribusi dalam membangun hubungan pelanggan.
Tentunya upaya customer relation tidak dijalankan oleh satu tim saja, melainkan upaya kolaboratif dengan berbagai tim di perusahaan, mulai dari customer service, sales, marketing, dan pengembangan produk. Strategi customer relation yang efektif berfokus untuk memahami dan memenuhi kebutuhan pelanggan, menyediakan pelayanan yang optimal, serta memelihara loyalitas pelanggan.
Apa Fungsi dari Customer Relation?
Customer relation meliputi serangkaian fungsi yang dijalankan perusahaan untuk berinteraksi dengan pelanggan dan memelihara hubungan jangka panjang. Adapun fungsi-fungsi tersebut adalah:
Fungsi Reaktif
Fungsi reaktif adalah upaya yang dilakukan perusahaan untuk menyelesaikan masalah yang dilaporkan pelanggan. Hal ini meliputi penanganan keluhan pelanggan dan mengatasi masalah dengan tim terkait. Dengan selalu hadir untuk mengatasi masalah pelanggan yang tidak terduga, perusahaan memiliki peluang untuk menjalin hubungan kuat dengan pelanggan.
Fungsi Proaktif
Fungsi proaktif adalah tindakan yang ditujukan untuk memastikan hubungan jangka panjang dengan pelanggan. Hal ini termasuk mengantisipasi kebutuhan pelanggan dan meningkatkan keseluruhan kualitas pengalaman pelanggan. Beberapa contoh fungsi proaktif dalam customer relationship adalah penerapan program loyalitas, memberikan update terbaru terkait fitur produk, hingga penawaran eksklusif.
Apa Manfaat dari Customer Relation yang Kuat?
Membangun customer relation yang kuat sangat penting bagi perusahaan yang ingin mencapai kesuksesan jangka panjang. Beberapa manfaat dari membangun customer relation yang kuat adalah:
Meningkatkan Loyalitas Pelanggan
Memelihara hubungan yang kuat dengan pelanggan akan membuat mereka lebih loyal kepada perusahaan. Hal ini akan mencegah mereka berpindah ke kompetitor. Pelanggan yang loyal juga seringkali melakukan pembelian berulang, yang nantinya akan berdampak pada profit perusahaan yang lebih stabil. Tidak hanya itu, pelanggan yang loyal juga cenderung menjadi brand ambassador untuk perusahaan, di mana mereka akan secara sukarela merekomendasikan produk kepada pelanggan lainnya.
Meningkatkan Profit Perusahaan
Hubungan jangka panjang yang positif dengan pelanggan akan berdampak pada peningkatan profit. Perusahaan yang memprioritaskan pelayanan pelanggan prima dapat mengalami peningkatan profit yang signifikan. Terlebih lagi, mempertahankan pelanggan loyal cenderung lebih hemat biaya dibandingkan terus-menerus mendapatkan pelanggan baru.
Mendukung Citra Positif
Customer relation yang kuat akan mendukung citra perusahaan yang positif di mata pelanggan, mitra bisnis, dan masyarakat luas. Reputasi positif dapat mengurangi dampak negatif jika terjadi kesalahan, di mana pelanggan cenderung memaafkan kesalahan perusahaan jika pelanggan menerima pelayanan yang baik.
Apa Bedanya Customer Service dengan Customer Relation?
Konsep customer service dan customer relation sama-sama berfokus dalam membangun hubungan antara perusahaan dan pelanggan. Namun, fokus dan pendekatan keduanya cenderung berbeda.
Customer Service
Customer service merujuk pada bantuan yang diberikan untuk melayani pelanggan sebelum, selama, dan sesudah proses pembelian produk. Pelayanan dari customer service berfokus dalam menyelesaikan masalah pelanggan, memenuhi permintaan pelanggan, serta memastikan kepuasan pelanggan di tiap titik interaksi. Kegiatan yang dilakukan termasuk menjawab pertanyaan serta menangani masalah dan komplain.
Customer Relation
Customer relation adalah konsep yang lebih luas terkait pengelolaan hubungan pelanggan dengan perusahaan. Tujuannya adalah untuk membangun dan mempertahankan hubungan jangka panjang dengan pelanggan. Customer service merupakan bagian dari customer relation, di mana kontribusinya adalah untuk menyajikan pelayanan berkualitas demi hubungan pelanggan yang lebih kuat.
Bagaimana Strategi Membangun Customer Relation?
Membangun customer relations yang positif tidak hanya tentang berinteraksi dengan pelanggan, tetapi juga menyajikan pengalaman yang memuaskan serta komitmen untuk memahami kebutuhan mereka. Berikut adalah strategi yang bisa Anda terapkan untuk membangun customer relation:
Pahami Pelanggan Anda
Memahami siapa pelanggan Anda menjadi salah satu strategi penting untuk menjalin hubungan pelanggan yang positif. Hal ini termasuk memahami preferensi, kebutuhan, pain points, hingga ekspektasi yang perlu dipenuhi. Langkah ini akan memudahkan Anda dalam menghadirkan produk dan layanan yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan hingga melampaui ekspektasi mereka.
Buat Program Loyalitas
Banyak perusahaan menerapkan program loyalitas untuk menjaga kesetiaan pelanggan terhadap perusahaan. Program ini menghadiahkan pelanggan atas pembelian berulang yang sudah dilakukan. Misal, setelah total pembelian tertentu, pelanggan akan mengumpulkan poin yang bisa ditukarkan dengan produk gratis.
Berikan Pelayanan Mengesankan
Pelayanan pelanggan yang mengesankan adalah pondasi dalam membangun customer relation yang positif. Hal ini termasuk menanggapi pertanyaan dan keluhan pelanggan dengan cepat dan tanggap hingga menunjukkan empati saat berinteraksi dengan pelanggan. Pastikan juga pelanggan Anda mendapatkan pengalaman yang konsisten saat berinteraksi melalui saluran komunikasi yang berbeda-beda.
Berikan Opsi Self-Service
Opsi self-service menjadi salah satu strategi untuk membantu pelanggan memecahkan sendiri masalah yang umum ditemui tanpa bantuan agen contact center. Opsi ini meliputi knowledge base, chatbot, halaman FAQ, hingga help center. Cara ini merupakan upaya dalam mengantisipasi tantangan yang mungkin dihadapi pelanggan saat menggunakan produk atau layanan perusahaan.
Kumpulkan Feedback
Feedback positif maupun negatif dari pelanggan bermanfaat untuk mengoptimalkan kualitas pelayanan. Anda dapat melihat aspek-aspek yang sudah bekerja dengan baik atau yang perlu ditingkatkan. Saat perusahaan bertindak berdasarkan customer feedback yang masuk, pelanggan akan merasa dihargai. Hal ini akan meningkatkan kesetiaan pelanggan kepada perusahaan.
Bangun Kepercayaan Melalui Transparansi
Hubungan yang positif dilandasi oleh kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan Anda. Hal ini diperlukan jika pelanggan menemukan masalah terkait produk atau layanan Anda. Sikap seperti mengabaikan, tidak mengakui, atau melempar-lempar masalah akan merusak hubungan Anda dengan pelanggan. Pastikan Anda bersikap jujur, mengakui kesalahan, dan bergerak cepat dalam menangani masalah tersebut.
Latih Agen Anda
Agen yang terlatih mampu menangani pertanyaan dan masalah pelanggan dengan baik, sehingga menghindari risiko komunikasi serta rasa frustasi pelanggan. Pastikan agen Anda memiliki pemahaman mendalam seputar produk serta kemampuan untuk menjaga kualitas pelayanan yang optimal, seperti kemampuan mendengarkan secara aktif serta empati.
MitraComm: Layanan Contact Center Terlengkap untuk Perkuat Hubungan dengan Pelanggan
Salah satu upaya untuk memperkuat hubungan dengan pelanggan adalah melalui agen contact center berkualitas. MitraComm Business Process Solution (MBPS) hadir untuk menjawab kebutuhan ini melalui layanan contact center outsourcing yang menghubungkan perusahaan Anda dengan berbagai agen contact center profesional dan berpengalaman.
MitraComm terbukti menjadi partner contact center andalan dengan pengalaman melayani perusahaan dari berbagai industri sejak tahun 2007. Kami menyediakan layanan contact center outsourcing lengkap yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda, mulai dari Full Managed Service, Partial Managed Service, serta Labour Supply. Agen contact center MitraComm memastikan pelanggan Anda mendapatkan pengalaman yang konsisten dan memuaskan di setiap interaksinya.
Untuk informasi lebih lanjut seputar layanan contact center outsourcing, hubungi kami melalui email marketing@phintraco.com.
Editor: Irnadia Fardila
