E-Meterai sudah banyak digunakan masyarakat umum sebagai pengganti meterai elektronik. Mulai dari dokumen pribadi untuk kebutuhan pendaftaran CPNS hingga dokumen perusahaan, pemakaian e-Meterai berperan penting untuk memberikan kekuatan hukum pada dokumen tersebut. Pembelian dan pembubuhannya juga relatif mudah tanpa harus mencetak secara manual. Namun, di balik kemudahannya, masih banyak pengguna menemukan masalah umum dalam penggunaan e-Meterai. Masalah ini berkisar dari kegagalan pembubuhan e-Meterai hingga e-Meterai yang dinyatakan tidak valid. 

Artikel ini akan membahas lebih lanjut ragam masalah umum yang ditemukan dalam penggunaan e-Meterai dan solusi yang bisa pengguna lakukan.

E-Meterai Digunakan untuk Apa Saja?

Beberapa contoh dokumen yang memerlukan pembubuhan e-Meterai adalah:

Perjanjian Kerja

Contoh dokumen perusahaan pertama yang memerlukan pembubuhan e-Meterai adalah dokumen perjanjian kerja. Jenis dokumen ini dibuat ketika seorang karyawan baru saja bergabung ke sebuah perusahaan. Perjanjian kerja menjabarkan hak dan kewajiban karyawan selama bekerja di perusahaan. Dokumen ini sangat penting untuk melindungi hak dan kewajiban karyawan serta perusahaan. Jika salah satu pihak gagal memenuhi kewajibannya, maka dokumen ini bisa menjadi barang bukti di pengadilan.

Perizinan Usaha Berbasis Risiko

E-Meterai untuk bisnis dengan tingkat potensi cedera atau kecelakaan memerlukan dokumen khusus untuk menjalankan usahanya dengan legal. Contoh jenis bisnis ini bergerak di sektor kelautan dan perikanan, pertanian, perindustrian, energi dan sumber daya mineral, obat dan makanan, lingkungan hidup dan kehutanan, dan sebagainya.

Dokumen Keuangan

Dokumen yang memuat nilai uang seperti transaksi bisnis atau kewajiban pembayaran memerlukan pembubuhan e-Meterai. Adanya e-Meterai dalam dokumen keuangan berfungsi untuk menegaskan bahwa nominal yang tercantum dan pihak yang terlibat sudah tercatat secara resmi. E-Meterai pada dokumen keuangan juga memudahkan proses audit karena semua rekam jejaknya tersimpan di dalam sistem.

Digital Invoice

Dokumen elektronik seperti digital invoice memerlukan pembubuhan e-Meterai untuk memberikan kekuatan hukum pada dokumen tersebut. Dilansir dari Pasal 3 UU No. 10 Tahun 2020 tentang Bea Meterai, dokumen yang menyatakan jumlah uang lebih dari Rp5.000.000 wajib diberikan meterai. Dokumen ini termasuk digital invoice, faktur, kwitansi, dan dokumen lainnya yang berkaitan dengan penerimaan uang.

Kontrak Bisnis

Kontrak bisnis adalah jenis dokumen yang dibuat perusahaan saat melakukan kerja sama bisnis dengan perusahaan lainnya. Isi kontrak bisnis dapat berupa transaksi penjualan dan pembelian, aliansi bisnis, maupun jenis kerja sama lainnya. Detail terkait kerja sama ini tercatat dalam bentuk kontrak yang ditandatangani oleh kedua belah pihak. Isi kontrak juga mencantumkan hak dan kewajiban yang dimiliki kedua belah pihak selama proses kerja sama berlangsung.

Baca Juga: Ketahui Contoh Dokumen dengan E-Meterai dan Cara Memakainya

Apa Saja Masalah Umum yang Sering Terjadi Saat Menggunakan E-Meterai?

Beberapa contoh masalah umum dalam penggunaan e-Meterai adalah:

Pembelian E-Meterai Gagal

Masalah umum penggunaan e-Meterai yang pertama adalah pembelian e-Meterai yang gagal. Di platform resmi penyedia e-Meterai seperti MitraComm, e-Meterai yang sudah dibeli akan muncul dalam bentuk kuota. Masalah muncul ketika pengguna sudah berhasil melakukan pembayaran, tetapi kuota e-Meterai tidak bertambah. Jika mengalami masalah ini, Anda perlu mengecek status pembayaran di halaman “Riwayat Pembelian”. Di Mitracomm, Jika status sudah berhasil tetapi kuota belum bertambah, Anda dapat menghubungi helpdesk platform penyedia e-Meterai yang digunakan. 

Pembubuhan E-Meterai Gagal

Pengguna juga dapat mengalami kegagalan saat membubuhkan e-Meterai. Penyebabnya beragam, mulai dari banyaknya pengguna yang mengakses website e-Meterai di waktu bersamaan, masalah jaringan internet, hingga jenis dan ukuran dokumen yang salah. Jika mengalami kegagalan, pengguna bisa mengulang proses pembubuhan e-Meterai tanpa harus membeli ulang e-Meterai.

Anda dapat mengecek halaman “Riwayat Pembubuhan” untuk melihat riwayat dokumen yang pernah dibubuhkan e-Meterai. Pilih dokumen yang sudah diunggah dan klik tombol “Bubuhkan Ulang”. Proses ini dapat dilakukan maksimal 2×24 jam hingga selanjutnya melakukan proses pengajuan refund kuota. Jika masih belum berhasil, Anda dapat menghubungi platform tempat e-Meterai itu dibeli. 

Sebagai distributor e-Meterai resmi Peruri, Mitracomm juga sudah memberikan tips pembubuhan e-meterai yang bisa Anda terapkan untuk meminimalisir error saat proses pembubuhan.

E-Meterai Tidak Valid

E-Meterai bisa dianggap tidak valid ketika dicek keasliannya di platform resmi. Hal ini dapat terjadi karena e-Meterai tersebut palsu. E-Meterai asli memiliki beberapa fitur unik yang membuktikan keasliannya saat dicek. Fitur ini adalah kode seri unik, gambar Garuda Pancasila yang jelas, tulisan “Meterai Elektronik”, angka “10000” dan tulisan “SEPULUH RIBU RUPIAH”, dan kode QR yang terverifikasi oleh Peruri. E-Meterai asli bisa diverifikasi keasliannya dengan aplikasi PERURI Scanner.

Perlu diketahui juga, bahwa penyebab “e-Meterai tidak valid” bukan karena e-Meterai sudah kadaluarsa, karena masa berlaku e-meterai tidak terbatas dan bisa digunakan kapan saja selama belum dipakai untuk membubuhkan dokumen.

Website E-Meterai Error

Pada masa-masa sibuk seperti masa pendaftaran CPNS atau BUMN, website e-Meterai dapat mengalami error karena lonjakan kunjungan di waktu bersamaan. Masalah error juga bisa disebabkan oleh jaringan internet yang tidak stabil. Jika mengalami hal ini, Anda dapat mencoba mengakses website e-Meterai di lain waktu atau mencoba website penyedia e-Meterai resmi lainnya.

E-Meterai Tidak Muncul

Masalah umum penggunaan e-Meterai selanjutnya adalah e-Meterai yang tidak muncul di dokumen yang sudah dibubuhkan e-Meterai dan diunduh dari website. Jika Anda mengalami masalah ini, Anda dapat mencoba memperbarui aplikasi PDF atau pembaca dokumen untuk mendukung pembacaan dokumen dengan e-Meterai. Jika masih belum terlihat, Anda bisa mencoba mengecek dokumen tersebut di perangkat lain, seperti misalnya handphone lain, komputer, atau laptop. 

E-Meterai Bergeser

E-Meterai yang sudah dibubuhkan dapat bergeser dari posisi yang ditentukan karena beberapa alasan. Contohnya adalah format dokumen bukan PDF versi 1.6 atau lebih tinggi, ukuran dokumen tidak sesuai standar A4, margin dokumen yang tidak sesuai standar, hingga perbedaan sistem operasi atau software pembaca PDF. Untuk mengatasi masalah ini, pastikan dokumen Anda dalam format PDF versi terbaru dengan ukuran kertas A4 standar. Periksa kembali posisi e-Meterai sebelum mengkonfirmasi posisi pembubuhan.

Baca Juga: Panduan Pembubuhan 2 E-Meterai untuk Dokumen Elektronik

Bagaimana Pembubuhan E-Materai yang Benar?

Untuk pembubuhan e-Materai yang benar, Anda bisa mengikuti langkah-langkah berikut ini:

1. Kunjungi https://mitracomm.e-meterai.co.id/. 
2. Jika belum memiliki akun, Anda bisa membuat akun terlebih dahulu dengan mendaftarkan diri di tombol “Daftar” di pojok kanan atas. Pilih tipe pengguna yang sesuai, yaitu Personal (kebutuhan pribadi), Enterprise (kebutuhan bisnis dengan jumlah kuota e-Meterai lebih dari satu), dan Wholesale (kebutuhan reseller e-Meterai).
3. Isi data diri dan unggah dokumen yang dibutuhkan
4. Cek email Anda dan temukan e-mail dari e-Meterai. Klik verifikasi akun untuk proses validasi akun. 
5. Jika sudah tervalidasi, login menggunakan akun yang sudah terdaftar.
6. Anda dapat menemukan pilihan menu “Pembelian” dan “Pembubuhan”. Jika masih belum memiliki e-Meterai, pilih opsi “Pembelian” untuk melanjutkan ke pembelian kuota e-Meterai.
7. E-Meterai yang sudah dibeli bisa digunakan dengan memilih opsi “Pembubuhan”,
8. Masukkan data yang dibutuhkan sesuai kolom yang tersedia. Lalu, unggah dokumen dalam format PDF terbaru dengan ukuran maksimal 4 MB.
9. Posisikan e-Meterai yang akan dibubuhkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Kemudian, klik “Bubuhkan e-Meterai”. Contoh pembubuhan e-Meterai yang benar sebaiknya berada di samping kiri kolom tanda tangan agar tidak terkena coretan tanda tangan digital.
10. Jika baru pertama kali melakukan pembubuhan e-Meterai, Anda akan diminta membuat PIN 6 digit angka. PIN ini termasuk ke dalam proses autentikasi. Jika sudah memasukkan PIN, klik “Lanjutkan”.
11. Jika sudah melakukan pembubuhan, Anda akan melihat tampilan dokumen yang sudah dibubuhkan e-Meterai.
12. Dokumen yang sudah dibubuhkan akan dikirimkan secara otomatis ke email pengguna. Dokumen juga dapat langsung diunduh dengan menekan tombol “Unduh”. Jika masih belum menerima dokumen via email, Anda dapat menekan tombol “Kirim Ulang Email”.

Baca Juga: Wajib Tahu! Begini Cara Tanda Tangan di e-Materai yang Benar

MitraComm: Partner Andalan untuk Pembelian dan Pembubuhan E-Meterai Resmi

Sebagai distributor resmi e-Meterai yang dipercaya Peruri, MitraComm Ekasarana menghadirkan solusi pembelian dan pembubuhan e-Meterai yang aman, cepat, dan praktis untuk kebutuhan bisnis Anda. MitraComm melayani kebutuhan e-Meterai untuk pemungut/WAPU, reseller, hingga end-user dengan sistem terintegrasi yang memudahkan proses legalisasi dokumen. Dengan sistem yang andal dan dukungan layanan pelanggan yang responsif, MitraComm memastikan setiap kebutuhan e-Meterai, baik untuk personal hingga perusahaan, dapat terpenuhi dengan cepat dan tepat.

Untuk informasi lebih lanjut, hubungi kami melalui email marketing@phintraco.com atau kunjungi website https://mitracomm.e-meterai.co.id/ untuk mulai membeli dan membubuhkan e-Meterai secara resmi dan terpercaya.

Written by
Muftia Parasati, S.S., Content Writer at Mitracomm Ekasarana, specializing in research-based and SEO-optimized content on technology, digital business, and customer experience topics. | Muftia LinkedIn Profile

Editor: Irnadia Fardila