Kebersihan di area industri tidak hanya tentang terbebas dari debu dan kotoran, tetapi bagaimana menjaga performa mesin tetap optimal serta menciptakan lingkungan kerja yang sehat, aman, dan nyaman. Area industri cenderung identik dengan kondisi lingkungan yang ekstrim serta paparan bahan kimia yang berbahaya. Di sinilah pentingnya industrial cleaning sebagai upaya untuk menjaga kebersihan di lingkungan industri. Ketahui lebih lanjut tentang apa itu industrial cleaning, jenis-jenisnya, hingga langkah-langkah penerapannya.

Apa Itu Industrial Cleaning?

Industrial cleaning adalah proses pembersihan khusus yang berfokus untuk membersihkan dan memelihara area industri, seperti pabrik, gudang, power plant, dan sebagainya. Lingkup tindakan pembersihan industrial cleaning meliputi dust control, pembuangan limbah berbahaya, hingga disinfeksi permukaan. Proses pembersihan di area industri cenderung lebih sulit dibandingkan di area perumahan atau area perkantoran karena bahan-bahan berbahaya yang ditangani di area ini. Petugas kebersihan harus mematuhi regulasi yang berlaku, seperti menggunakan alat kebersihan khusus area industri serta alat pelindung diri untuk meminimalisir risiko terpapar bahan kimia.

Apa Saja Jenis-Jenis Layanan Industrial Cleaning?

Berikut adalah beberapa tipe layanan yang ada di layanan industrial cleaning:

• Pembersihan Rutin: Tindakan pembersihan rutin dilakukan tiap hari atau tiap minggu untuk mencegah terjadinya penumpukan kotoran atau debu di lantai atau permukaan peralatan. Beberapa aktivitasnya termasuk menyapu, vacuuming, hingga mengelap permukaan agar bebas debu dan kotoran.
• Deep Cleaning: Deep cleaning adalah tindakan kebersihan yang lebih berat dan terperinci dibandingkan pembersihan harian. Proses ini bertujuan untuk membersihkan kotoran dan kontaminan yang sulit dihilangkan saat pembersihan harian. Maka dari itu, deep cleaning tidak dilakukan sesering pembersihan rutin.
• High-Pressure Cleaning: High-pressure cleaning menggunakan air bertekanan tinggi untuk membersihkan kotoran yang membandel. Jenis pembersihan ini biasa dilakukan untuk area luar industri, seperti tembok, sisi jalan, atau permukaan eksterior lainnya. High-pressure cleaning juga dapat membersihkan oli atau kotoran lainnya dari peralatan industri.
• Pembersihan Peralatan Industri: Membersihkan peralatan industri secara rutin sangat penting untuk memperpanjang usia peralatan dan mencegah kerusakan. Peralatan industri biasanya perlu dibongkar agar bisa dibersihkan hingga ke bagian dalam.
• Air Duct Cleaning: Air duct cleaning berfokus membersihkan ventilasi, filter udara, dan saluran udara agar terbebas dari debu dan kotoran. Hal ini sangat penting untuk menjaga kualitas udara di dalam ruangan pabrik tetap bersih.

Apa Manfaat Menerapkan Industrial Cleaning?

Industrial cleaning menghadirkan banyak manfaat penting dalam menjaga area industri tetap bersih dan aman. Beberapa manfaat tersebut adalah:

Meningkatkan Keamanan dan Kebersihan

Tindakan pembersihan rutin tidak hanya berdampak pada kebersihan, tetapi juga keamanan di area industri. Tumpahan, kebocoran, peralatan yang berantakan, dan kotoran yang segera ditangani akan mengurangi risiko kecelakaan pada karyawan. Area industri yang bersih juga mengurangi risiko masalah kesehatan akibat udara kotor, debu, atau jamur.

Meningkatkan Efisiensi Operasional

Industrial cleaning tidak hanya membersihkan area industri saja, tetapi juga peralatan dan mesin di area industri. Pembersihan secara rutin mencegah terkumpulnya debu dan kotoran di mesin industri, sehingga memperpanjang usia mesin tersebut. Operasional pabrik pun bisa berjalan optimal dengan mesin yang terawat dengan baik.

Kepatuhan Terhadap Regulasi

Banyak pabrik diatur oleh regulasi kebersihan, keamanan, dan lingkungan yang ketat. Industrial cleaning dengan tenaga profesional membantu terpenuhinya regulasi ini, sehingga terhindar dari risiko penalti maupun masalah hukum.

Mencegah Kerusakan Lingkungan

Tindakan dalam industrial cleaning mencakup pengelolaan dan pembuangan limbah yang baik dan sesuai ketentuan. Hal ini menjadi kontribusi perusahaan dalam mencegah kerusakan lingkungan dan menjaga lingkungan tetap hijau.

Kualitas Produk yang Lebih Baik

Pada sektor industri seperti pengolahan makanan dan obat-obatan, kebersihan berdampak langsung terhadap kualitas dan keamanan produk yang dihasilkan. Penerapan industrial cleaning memastikan setiap sudut dan peralatan produksi bebas dari kotoran, sehingga mengurangi risiko kontaminasi.

Langkah-Langkah Penerapan Industrial Cleaning

Berikut adalah langkah-langkah untuk menerapkan industrial cleaning dengan optimal:

Inspeksi Area Industri

Langkah pertama adalah memeriksa area industri apa saja yang perlu dibersihkan. Hal ini dilakukan untuk mengetahui tindakan kebersihan yang diperlukan di tiap area industri. Perhatikan area dengan tingkat kekotoran yang tinggi maupun akses terbatas. Pertimbangkan juga material dan mesin yang ada di area industri untuk menentukan bahan pembersih dan alat yang tepat.

Tetapkan Jadwal Pembersihan

Tentukan seberapa sering area industri akan dibersihkan. Misal, tindakan kebersihan dilakukan tiap hari, minggu, bulan, atau tiap 4 bulan. Beberapa area dapat memerlukan tindakan kebersihan yang lebih sering karena tingginya aktivitas produksi atau risiko kontaminasi di area tersebut. Tentukan juga orang-orang yang bertanggung jawab membersihkan setiap area industri.

Buat Checklist Tindakan Pembersihan

Buat daftar mendetail berisi tindakan pembersihan yang perlu dilakukan di tiap area industri. Hal ini bertujuan agar tidak ada area yang terlewat dalam proses pembersihan. Daftar ini juga mencantumkan perlengkapan yang diperlukan selama proses pembersihan.

Gunakan Perlengkapan yang Tepat

Proses industrial cleaning dihadapkan dengan berbagai jenis bahaya di area industri, mulai dari paparan bahan kimia, sudut peralatan yang tajam, serta mesin dengan suhu tinggi. Tergantung dari area yang dibersihkan, petugas kebersihan akan memerlukan perlengkapan seperti sarung tangan, kacamata pelindung, boots anti licin, dan masker untuk melindungi diri.

Terapkan Tindakan Pembersihan

Mulai lakukan tindakan pembersihan sesuai dengan protokol yang sudah ditetapkan. Setiap area di lingkungan industri memerlukan tindakan pembersihan yang berbeda-beda. Misalnya adalah high-pressure cleaning untuk kotoran membandel atau permukaan besar, serta steam cleaning untuk perlengkapan yang memerlukan sanitasi.

Monitor dan Evaluasi

Selalu pantau proses industrial cleaning secara rutin untuk memastikan proses pembersihan yang sesuai standar. Kumpulkan masukan dari karyawan dan petugas kebersihan untuk mengetahui efektivitas tindakan pembersihan yang sudah dilakukan. Manfaatkan masukan ini untuk meningkatkan proses pembersihan selanjutnya.

Pentingnya Memilih Penyedia Industrial Cleaning yang Tepat

Penyedia layanan industrial cleaning adalah salah satu cara untuk menerapkan pembersihan area industri yang optimal dan sesuai standar. Penyedia layanan ini merupakan para tenaga profesional yang sudah terlatih dan berpengalaman untuk menangani berbagai aspek kebersihan di lingkungan industri. Mereka juga sudah memahami standar kebersihan industri yang berlaku serta dilengkapi dengan peralatan dan bahan pembersih modern. Pemilihan penyedia layanan industrial cleaning yang tepat tidak hanya berdampak pada tingkat kebersihan, tetapi juga operasional secara keseluruhan. Faktor yang perlu diperhatikan adalah reputasi, pengalaman, hingga jenis layanan kebersihan yang ditawarkan. Perusahaan dapat memastikan efisiensi operasional tetap terjaga dengan mempercayakan tugas kebersihan pada ahlinya. Perusahaan pun dapat menjaga lingkungan industri yang sehat, aman, dan produktif.

MitraComm Sumber Sarana: Solusi Terpercaya untuk Jaga Kebersihan Area Produksi

Sebagai penyedia layanan cleaning service di Jakarta Selatan, MitraComm Sumber Sarana (MSS) merupakan partner terpercaya dalam mewujudkan lingkungan industri yang bersih dan terawat. Kami menyediakan beberapa layanan kebersihan yang bisa dipilih berdasarkan kebutuhan perusahaan Anda:

• General Cleaning Service: Layanan pembersihan rutin, termasuk pemeliharaan area bersama, menjaga kebersihan toilet, membuang dan mengelola sampah, dan mengelola taman dan tumbuhan.

• Special Treatment Service: Layanan pembersihan khusus untuk material atau permukaan tertentu, seperti misalnya kristalisasi lantai untuk marmer, perbaikan permukaan yang rusak, lapisan pelindung, hingga pembersihan karpet secara mendalam.

• High-Risk Cleaning Service: Layanan pembersihan untuk area-area yang berbahaya (seperti area kaca yang tinggi) menggunakan peralatan dan keahlian khusus serta dikerjakan oleh tenaga berpengalaman.

MitraComm Sumber Sarana dilengkapi dengan tim berpengalaman dan peralatan modern untuk memastikan setiap sudut lingkungan industri terjaga kebersihannya. Dengan mempercayakan kebersihan area industri Anda dengan MitraComm Sumber Sarana, Anda dapat fokus pada kegiatan produksi yang lebih strategis. Kami berkomitmen pada kepuasan pelanggan serta membantu bisnis Anda berkembang di lingkungan kerja yang lebih sehat dan produktif. Untuk informasi lebih lanjut, hubungi kami melalui email info@mss.id.   Editor: Irnadia Fardila

Contact center modern saat ini berfungsi lebih dari sekedar pusat bantuan untuk pelanggan, tetapi sebagai titik penting untuk membangun kepuasan dan loyalitas pelanggan terhadap perusahaan. Salah satu caranya adalah dengan menghadirkan pelayanan yang responsif dan solutif terhadap pertanyaan dan keluhan pelanggan. Guna memastikan kualitas pelayanan yang optimal dan konsisten, proses real-time monitoring dilakukan untuk mengawasi interaksi antara agent dan pelanggan. Proses ini juga memungkinkan penyelesaian masalah saat terjadi, sehingga mencegah masalah menjadi memburuk. Ketahui lebih lanjut tentang real-time monitoring di dalam operasional contact center dan strategi menerapkannya dengan efektif.

Apa Itu Real-Time Monitoring?

Secara umum, real-time monitoring adalah proses pemantauan, analisis, dan pelaporan data seiring dengan berjalannya peristiwa. Proses ini terjadi dengan delay sekecil mungkin antara pengumpulan dan pemrosesan data. Melalui monitoring secara real-time, masalah dapat terdeteksi sesegera mungkin dan langsung ditindaklanjuti tanpa gangguan di sistem operasional. Real-time monitoring system diterapkan di berbagai bidang, termasuk di operasional contact center. Pemantauan di contact center bertujuan untuk melacak metrik kualitas pelayanan secara real-time serta mengidentifikasi masalah dengan cepat. Pemantauan secara instan akan memudahkan tindakan lanjutan untuk meningkatkan efisiensi operasional dan pengalaman pelanggan.

Metrik Contact Center yang Dimonitor dalam Real-Time Monitoring

Real-time monitoring memantau beberapa metrik penting di dalam operasional contact center untuk memastikan kualitas pelayanan yang tinggi. Beberapa metrik tersebut adalah:

• Average Handling Time (AHT): Waktu yang dihabiskan agent contact center untuk menangani pelanggan, termasuk waktu bicara, waktu tunggu pelanggan, dan after-call work. AHT yang tinggi dapat menunjukkan operasional yang tidak efisien atau kesulitan menyelesaikan masalah dengan cepat.

• Productivity Rate: Agent productivity rate mengukur seberapa efisien agent contact center dalam menangani interaksi pelanggan. Metrik ini melihat seberapa produktif agent selama waktu kerja mereka berlangsung. Angka yang tinggi mengindikasikan bagaimana seluruh agent yang tersedia bekerja produktif dalam menangani interaksi pelanggan.

• Abandonment Rate: Persentase panggilan yang ditinggalkan pelanggan sebelum berhasil dijawab agent. Metrik ini menunjukkan rasa frustasi pelanggan akibat waktu tunggu yang lama atau kurangnya agent yang tersedia.

• Average Hold Time: Rata-rata waktu yang dihabiskan pelanggan untuk menunggu sebelum tersambung ke agent contact center. Waktu tunggu yang lama dapat membuat pelanggan frustasi dan meninggalkan panggilan mereka.

• Volume Panggilan: Jumlah panggilan yang diterima dan ditangani agent dalam periode waktu tertentu (per jam, hari, atau minggu). Volume panggilan menunjukkan beban kerja dan level aktivitas operasional contact center. Metrik ini digunakan untuk forecasting dan perencanaan sumber daya.

Manfaat dan Tantangan Real-Time Monitoring di Contact Center

Penerapan real-time monitoring di contact center tidak hanya menghadirkan manfaat, tetapi juga tantangan yang perlu diwaspadai. Beberapa manfaat dan tantangan tersebut adalah:

Manfaat Real-Time Monitoring

• Penyelesaian Masalah Sejak Dini: Melalui real-time monitoring, masalah yang muncul selama interaksi berlangsung dapat segera ditindaklanjuti tanpa adanya penundaan. Misal, jika agent perlu melakukan eskalasi tiket untuk masalah yang kompleks, penyelesaian bisa dilakukan dengan cepat, bahkan sebelum interaksi berakhir.

• Meningkatkan Performa Agent: Team leader atau real-time floor monitoring dapat memantau interaksi agent dan pelanggan secara real-time dan memberikan masukan secara instan kepada agent. Masukan ini sangat penting untuk meningkatkan performa agent serta kualitas pelayanan yang diberikan.

• Meningkatkan Efisiensi Operasional: Real-time monitoring memberikan insight penting seputar performa agent dan operasional contact center secara keseluruhan. Insight ini bermanfaat untuk mendeteksi aspek yang bisa ditingkatkan, mulai dari pengalokasian sumber daya yang lebih optimal hingga menjaga beban kerja agent yang seimbang.

• Meningkatkan Akurasi Forecasting Agent dan Traffic: Real-time monitoring memberikan insights secara real-time ke volume interaksi terkini hingga aktivitas agen. Hal ini memudahkan proses forecasting untuk memprediksi kebutuhan agent dan traffic interaksi yang lebih akurat.

Tantangan Real-Time Monitoring

• Memantau Semua Interaksi Secara Bersamaan: Interaksi yang ditangani di contact center tidak hanya berupa panggilan, tetapi melalui video call, livechat, media sosial, dan sebagainya. Memantau semua interaksi ini secara real-time bukanlah hal yang mudah. Meskipun menggunakan teknologi canggih, beberapa interaksi dapat terlewat dari pemantauan.

• Menyeimbangkan Overload dan Akurasi Data: Real-time monitoring menghasilkan volume data yang besar. Tanpa penanganan yang tepat, hal ini dapat membuat manager atau supervisor kewalahan. Fitur analytics pada platform real-time monitoring diperlukan untuk menyaring data-data yang penting saja.

• Integrasi Sistem yang Kompleks: Penerapan real-time monitoring memerlukan infrastruktur yang canggih untuk memastikan semua data interaksi terpantau dengan baik. Sistem contact center monitoring perlu terintegrasi dengan platform komunikasi, sistem CRM, dan sistem lainnya untuk menghadirkan pemantauan interaksi yang menyeluruh.

Strategi Menerapkan Real-Time Monitoring di Contact Center

Berikut adalah beberapa strategi untuk menerapkan real-time monitoring dengan efektif di operasional contact center:

Tentukan Tujuan dan Metrik Monitoring

Langkah pertama adalah menentukan tujuan dan metrik untuk mengukur kualitas interaksi selama proses monitoring. Hal ini akan menjadi tolak ukur terhadap standar pelayanan yang baik. Selain metrik kuantitatif seperti Average Handling Time dan Productivity Rate, metrik kualitatif seperti cara menyapa, nada bicara, kepatuhan terhadap script dan prosedur, hingga dokumentasi interaksi juga perlu dipertimbangkan.

Libatkan Agent dalam Proses Monitoring

Pastikan agent contact center memahami bagaimana proses real-time monitoring berlangsung dan mengapa proses ini perlu dilakukan. Kumpulkan juga masukan dari agent selama proses monitoring untuk mengetahui aspek yang perlu ditingkatkan. Transparansi kepada semua agent memastikan monitoring berjalan lancar dan tanpa hambatan.

Tetapkan Frekuensi Monitoring

Selanjutnya adalah menentukan frekuensi dilakukannya real-time monitoring berdasarkan prioritasnya. Hal ini bertujuan agar tidak membuat agent atau pengawas monitoring kewalahan. Misalnya, agent baru atau interaksi pelanggan dengan risiko tinggi memerlukan proses monitoring yang lebih sering. 

Lakukan Pengujian dan Evaluasi

Sebelum diterapkan secara menyeluruh, real-time monitoring dapat diuji secara bertahap untuk memastikan akurasi data dan kestabilan sistem. Selanjutnya, lakukan evaluasi secara berkala untuk menilai seberapa efektif proses monitoring yang sudah dijalankan dan menyesuaikan strategi berdasarkan hasil monitoring.

MitraComm: Solusi Outsourcing Contact Center untuk Pelayanan Cepat dan Tepat

Pelayanan berkualitas merupakan salah satu faktor kesuksesan sebuah bisnis. Namun, hal ini akan sulit diwujudkan tanpa tenaga kerja yang memadai untuk memberikan pelayanan tersebut. MitraComm Business Process Solution (MBPS) hadir dengan layanan contact center outsourcing untuk memberikan pelayanan yang mengesankan dan memuaskan bagi pelanggan Anda. MBPS menyediakan beberapa tipe layanan contact center bisa dipilih berdasarkan kebutuhan bisnis Anda:

• Full Managed Service: MBPS mengelola segala kebutuhan contact center untuk Anda, mulai dari agen, tempat, teknologi, hingga managing operation. 

• Partial Managed Service: Sebagian kebutuhan contact center (agen, tempat, teknologi, atau managing operation) akan dipenuhi oleh MBPS untuk menjalankan operasional contact center Anda.

• Labour Supply: MBPS menyediakan tenaga kerja sesuai dengan kebutuhan bisnis.

MBPS telah berpengalaman selama lebih dari 12 tahun dalam melayani kebutuhan bisnis perusahaan dari berbagai industri, mulai dari perbankan, asuransi, telekomunikasi, hingga e-commerce. Dengan dukungan agen yang terlatih serta sistem yang canggih, MBPS akan membantu Anda dalam meningkatkan kepuasan pelanggan serta menjalin hubungan yang lebih kuat dengan pelanggan Anda. Untuk informasi lebih lanjut seputar layanan contact center outsourcing, hubungi kami melalui email marketing@phintraco.com.  Editor: Irnadia Fardila

Semua pelanggan tentunya menginginkan pelayanan yang cepat dan tepat. Di balik kecepatan dan ketepatan pelayanan tersebut, terdapat agent contact center yang tersedia untuk menanggapi pertanyaan dan masalah pelanggan. Namun, agent contact center juga merupakan karyawan yang memerlukan jadwal kerja efektif untuk memastikan ketersediaan agen serta kondisi agen yang optimal untuk melayani pelanggan. Menyusun jadwal kerja agent contact center tidak hanya berfokus pada kebutuhan pelanggan sepanjang waktu, tetapi juga keseimbangan beban kerja dan kesejahteraan agen. Pahami lebih lanjut tentang jadwal kerja agent contact center hingga strategi menyusun jadwal di dalam contact center.

Berapa Lama Jam Kerja Agent Contact Center?

Jam operasional agent contact center umumnya diatur oleh perusahaan dengan mempertimbangkan faktor seperti layanan yang diberikan, jenis bisnis, hingga kebijakan perusahaan. Sebagai contoh, contact center yang beroperasi selama 24 jam dapat bekerja mengikuti jadwal shift pagi, siang, dan malam agar layanan selalu tersedia. Beberapa contact center juga hanya beroperasi selama hari dan jam kerja, seperti misalnya 8 jam dengan 5 hari/minggu.  Perlu diketahui bahwa bekerja sebagai agent contact center sangatlah melelahkan, baik secara fisik maupun mental. Mereka perlu duduk di kursi dalam waktu yang lama dan menanggapi berbagai jenis pelanggan dengan banyak tuntutan. Maka dari itu, di selang jam kerja agent contact center yang panjang, istirahat secara berkala diperlukan agar mereka tidak kelelahan dan jatuh sakit.  Penting bagi perusahaan untuk menampilkan jadwal operasional agent contact center di tempat yang mudah diakses, seperti misalnya media sosial atau kontak informasi perusahaan. Hal ini diperlukan agar pelanggan mengetahui kapan waktu yang tepat untuk menghubungi perusahaan. 

Apa Pentingnya Jadwal Kerja Agent Contact Center yang Efektif?

Berikut adalah beberapa alasan pentingnya jadwal kerja yang efektif bagi agent contact center:

Meningkatkan Pengalaman Agen

Meningkatkan pengalaman dan kepuasan karyawan selama bekerja adalah salah satu cara untuk menghasilkan tenaga kerja yang produktif dan berkualitas. Hal ini juga berlaku dalam operasional contact center. Jadwal kerja yang efektif memberikan gambaran jelas seputar jam kerja agent contact center, termasuk durasi mereka bekerja, jam istirahat, dan waktu libur. Jadwal kerja yang mudah diprediksi sangat penting untuk mencegah burnout dan stres selama bekerja.

Kualitas Pelayanan yang Lebih Baik

Pengaturan jadwal kerja yang efektif memastikan jumlah agen yang cukup di waktu yang tepat. Hal ini berperan penting dalam mengurangi waktu tunggu pelanggan serta meningkatkan kecepatan penyelesaian masalah. Agent yang mampu merespon pelanggan dengan tanggap dan solutif akan menghasilkan kualitas pelayanan yang lebih baik. Hal ini akan berdampak pada pengalaman dan kepuasan pelanggan yang lebih baik.

Operasional Contact Center yang Lebih Efisien

Melalui prediksi yang akurat terkait kebutuhan agent contact center dan interaksi pelanggan di masa depan, perusahaan dapat mencegah terjadinya overstaffing atau understaffing. Misal, di masa-masa sibuk, perusahaan dapat mengoptimasi jadwal kerja untuk mengantisipasi tambahan agent jika diperlukan. Penjadwalan yang efektif dapat menghemat biaya tenaga kerja maupun sumber daya yang dimiliki agar tidak sia-sia.

Komponen dalam Menyusun Jadwal Kerja Agent Contact Center

Berikut adalah beberapa komponen penting yang perlu diperhatikan dalam mengatur jadwal kerja agent contact center:

• Forecasting: Forecasting adalah proses menganalisis data historis dan tren musiman untuk memprediksi kebutuhan agen dalam menangani interaksi pelanggan di masa depan. Tujuannya adalah untuk memperkirakan jumlah agen yang cukup di waktu yang tepat untuk menyeimbangkan biaya tenaga kerja dengan kualitas pelayanan pelanggan.

• Shift Planning: Komponen shift planning berfokus merancang jadwal kerja dengan mempertimbangkan role, preferensi, kompetensi, hingga permintaan libur dari agent.

• Real-Time Monitoring: Terlepas dari perencanaan dan penyusunan jadwal yang sudah dilakukan, situasi tidak terduga dapat terjadi dan tidak dapat terhindarkan. Di sinilah pentingnya real-time monitoring untuk memantau situasi operasional contact center untuk mengantisipasi tambahan agent atau mengalokasikan kembali sumber daya yang ada. 

Cara Mengatur Jadwal Kerja Agent Contact Center

Berikut adalah langkah-langkah yang dapat diikuti untuk membuat jadwal kerja agent contact center yang efektif:

Analisis Data Interaksi Historis

Langkah pertama adalah menganalisis data interaksi historis per jam, hari, dan musim. Data ini termasuk data interaksi melalui panggilan, chat, email, dan sebagainya. Tujuannya adalah untuk memperkirakan kebutuhan agent contact center secara akurat. Proses analisis ini memastikan ketersediaan agent yang memadai di waktu yang tepat. Tujuannya adalah untuk mencegah waktu tunggu pelanggan yang terlalu lama atau penurunan kualitas layanan akibat jumlah agent yang kurang.

Manfaatkan Workforce Management Software

Workforce management (WFM) software dapat digunakan untuk menyederhanakan pembuatan jadwal agent yang efektif. Software ini dapat secara otomatis memprediksi kebutuhan agent contact center, merancang jadwal agent yang sudah dioptimasi, serta menyederhanakan manajemen tim secara real-time. 

Tawarkan Fleksibilitas Shift

Fleksibilitas seperti pengajuan preferensi shift atau penukaran shift dengan rekan kerja dalam batasan tertentu dapat meningkatkan moral dan semangat agent saat bekerja. Agent akan merasa memiliki kontrol lebih terhadap work-life balance mereka, sehingga dapat menurunkan risiko stres dan burnout. 

Prioritaskan Kesejahteraan Agen

Pastikan setiap jadwal agent memiliki jam istirahat yang cukup agar agent dapat memulihkan energi mereka kembali. Jadwal yang terlalu padat dengan jam istirahat yang sedikit akan membuat agent kelelahan, sehingga menurunkan performa pelayanan agent. Tawarkan support tambahan untuk agent di shift tertentu, seperti misalnya shift malam. Support dapat berupa akses makanan atau tunjangan khusus.

Monitor dan Evaluasi Secara Rutin

Lakukan monitoring secara rutin untuk memastikan efektivitas jadwal kerja yang sudah dibuat. Lacak metrik seperti average handling times, service level agreement, hingga call abandonment rate serta kumpulkan feedback dari agent terkait jadwal kerja yang berlaku. Terapkan penyesuaian secara rutin berdasarkan data dan feedback untuk meningkatkan efisiensi layanan maupun kepuasan agent. 

Jadikan MitraComm Bagian dari Strategi Customer Service Anda

Jadwal kerja agent contact center yang efektif dan seimbang adalah bagian dari customer service yang berkualitas. Bagi Anda yang ingin menghadirkan customer service berkualitas tetapi tidak memiliki sumber daya yang memadai, MitraComm Business Process Solution (MBPS) punya jawabannya. MBPS menghadirkan solusi contact center outsourcing dengan berbagai opsi layanan contact center yang bisa dipilih berdasarkan kebutuhan bisnis Anda:

• Full Managed Service: MBPS mengelola segala kebutuhan contact center untuk Anda, mulai dari agen, tempat, teknologi, hingga managing operation. 
• Partial Managed Service: Sebagian kebutuhan contact center (agen, tempat, teknologi, atau managing operation) akan dipenuhi oleh MBPS untuk menjalankan operasional contact center Anda.
• Labour Supply: MBPS menyediakan tenaga kerja sesuai dengan kebutuhan bisnis.

Dengan pengalaman lebih dari 12 tahun, layanan contact center outsourcing MBPS telah melayani kebutuhan customer service untuk perusahaan dari berbagai jenis industri, mulai dari perbankan, asuransi, telekomunikasi, hingga e-commerce. Dengan agen yang terlatih profesional serta sistem yang canggih, MBPS siap membantu bisnis Anda meningkatkan kepuasan pelanggan secara signifikan. Untuk informasi lebih lanjut seputar layanan contact center outsourcing, hubungi kami melalui email marketing@phintraco.com.  Editor: Irnadia Fardila

Pelanggan tentunya ingin mendapatkan pelayanan berkualitas dan konsisten setiap kali menghubungi perusahaan. Selain mengandalkan kemampuan agen call center, upaya lainnya untuk menjaga konsistensi kualitas pelayanan adalah melalui call center forecasting. Proses forecasting ini dilakukan untuk memperkirakan kebutuhan sumber daya agen berdasarkan volume panggilan yang akan datang. Dengan demikian, jumlah agen yang tersedia dapat disesuaikan dengan tingkat permintaan yang masuk. Tanpa proses forecasting, pelanggan berisiko menunggu lama karena tidak adanya agen yang tersedia saat terjadi lonjakan panggilan. Sebaliknya, terlalu banyak agen saat volume panggilan rendah dapat meningkatkan biaya operasional tanpa hasil signifikan. Kenali lebih lanjut tentang apa itu call center forecasting, metode, hingga tahap-tahapnya.

Apa Itu Call Center Forecasting?

Call center forecasting adalah proses memprediksi volume interaksi pelanggan yang akan datang. Dalam lingkup operasional call center, forecasting hanya memprediksi volume panggilan, tetapi dalam operasional contact center, forecasting juga mencakup media komunikasi selain panggilan, seperti email, chat, dan lain-lain.  Tujuan utama forecasting adalah mengantisipasi volume interaksi yang akan datang dan mengalokasikan jumlah agen yang memadai untuk menangani volume interaksi tersebut, sehingga tidak terjadi kelebihan atau kekurangan agen. Dengan demikian, agen dapat menghadirkan pelayanan prima dan berkualitas untuk pelanggan. 

Apa Saja Jenis Metode dalam Call Center Forecasting?

Terdapat beberapa metode dalam melakukan call center forecasting, yaitu:

• Time Series Forecasting: Metode ini menggunakan data volume panggilan historis untuk mengidentifikasi tren, musiman, hingga variasi acak. Data ini dianalisis menggunakan metode matematika untuk memprediksi jumlah panggilan di masa depan. 

• Triple Exponential Smoothing: Metode ini memecah data panggilan historis ke dalam tiga komponen yaitu level (jumlah forecasting bulan lalu), tren (pola peningkatan dan penurunan dari bulan lalu), dan musim (pola panggilan pada periode waktu tertentu).

• Historical Forecasting: Metode ini menganalisis pola panggilan sebelumnya, tren musiman, dan volume panggilan historis untuk memperkirakan interaksi di masa depan. Historical forecasting termasuk metode paling populer untuk memprediksi panggilan.

• Erlang C Formula: Formula ini menerapkan teori queuing untuk menghitung tingkat call arrival, average handling time, dan jumlah agen yang tersedia. Tujuannya adalah untuk memprediksi kemungkinan penelpon harus menunggu sebelum agen tersedia.

Apa Pentingnya Call Center Forecasting yang Akurat?

Call center forecasting yang akurat berperan penting dalam menjaga kinerja agen call center yang berkualitas serta kepuasan pelanggan. Alasan lainnya mengapa call center forecasting yang akurat sangat penting bagi bisnis adalah:

Alokasi Sumber Daya yang Optimal

Salah satu tujuan call center forecasting adalah untuk memastikan ketersediaan agen call center dalam menangani volume panggilan yang akan datang. Dengan forecasting yang akurat, perusahaan dapat mengalokasikan jumlah agen yang tepat di waktu yang tepat. Hal ini diperlukan untuk menghindari understaffing saat periode panggilan tinggi atau overstaffing saat periode panggilan rendah.

Meningkatkan Pengalaman Pelanggan

Forecasting yang akurat dapat menekan waktu tunggu dengan memastikan agen tersedia saat diperlukan. Agen dapat memberikan pelayanan dengan cepat dan efektif, sehingga mencegah terjadinya rasa frustasi dan kecewa dari pelanggan. Hal ini akan berdampak pada meningkatnya pengalaman dan kepuasan pelanggan terhadap bisnis.

Mendukung Kepuasan Agen

Call center forecasting yang akurat dapat menyeimbangkan beban kerja para agen call center, sehingga mencegah terjadinya stres dan burnout. Prediksi ini memudahkan agen untuk menangani interaksi yang masuk dengan lebih efektif. Jadwal kerja agen yang dapat diprediksi dan sesuai dengan perkiraan interaksi yang masuk mendukung kepuasan agen dan mengurangi angka turnover.

Mengontrol Budget

Biaya tenaga kerja termasuk salah satu biaya yang paling besar dalam operasional call center. Di sinilah peran forecasting untuk memperkirakan jumlah agen yang dibutuhkan dengan tepat. Perusahaan dapat menghindari biaya tenaga kerja yang tidak perlu akibat overstaffing, maupun mencegah pelayanan yang buruk akibat understaffing.

Bagaimana Proses Pelaksanaan Call Center Forecasting?

Call center forecasting melibatkan beberapa tahap penting untuk mengoptimalkan kinerja operasional call center melalui prediksi yang akurat:

Pengumpulan dan Analisis Data

Langkah pertama adalah mengumpulkan dan menganalisis data untuk proses forecasting. Data ini termasuk data panggilan historis dan metrik seperti volume panggilan, average handling time, dan pola panggilan dalam periode waktu tertentu. Semakin panjang rentang data historis, maka semakin akurat prediksinya. Proses data cleansing dapat dilakukan untuk menangani data-data yang tidak diperlukan atau hilang. 

Penerapan Metode Forecasting

Metode forecasting dapat dipilih berdasarkan faktor seperti ukuran operasional call center, jumlah data yang tersedia, kualitas data historis, hingga budget. Pemilihan metode yang tepat dapat memastikan prediksi yang lebih akurat serta alokasi sumber daya yang lebih efisien.

Penilaian Akurasi Forecasting

Selanjutnya, hasil forecasting akan dibandingkan dengan data panggilan yang sesungguhnya untuk mengevaluasi tingkat akurasi forecasting. Metrik seperti Mean Absolute Percentage Error (MAPE) atau Root Mean Squared Error (RMSE) dapat digunakan untuk menilai tingkat akurasi. Penilaian secara rutin dapat dilakukan untuk memperbarui model forecasting yang digunakan dan meningkatkan proses forecasting di masa depan.

Penerapan Hasil Forecasting

Hasil forecasting dapat langsung digunakan untuk membuat jadwal agen call center dan mengalokasikan sumber daya dengan lebih efektif. Perusahaan dapat mencegah terjadinya overstaffing atau understaffing di waktu-waktu yang tidak tepat.

MitraComm: Solusi Contact Center Outsourcing untuk Layanan Pelanggan yang Konsisten

Call center forecasting menjadi salah satu solusi untuk menjaga konsistensi pelayanan pelanggan. Namun, keberhasilan proses ini juga bergantung pada tim dan infrastruktur yang andal. Guna menjawab kebutuhan ini, MitraComm Business Process Solution (MBPS) menghadirkan layanan contact center outsourcing untuk memenuhi kebutuhan pelayanan pelanggan perusahaan Anda. MBPS menyediakan beberapa jenis layanan contact center outsourcing yang bisa dipilih berdasarkan kebutuhan bisnis Anda:

• Full Managed Service: MBPS mengelola segala kebutuhan contact center untuk Anda, mulai dari agen, tempat, teknologi, hingga managing operation. 
• Partial Managed Service: Sebagian kebutuhan contact center (agen, tempat, teknologi, atau managing operation) akan disediakan oleh MBPS untuk menjalankan operasional contact center Anda.
• Labour Supply: MBPS menyediakan tenaga kerja sesuai dengan kebutuhan bisnis.

Dengan pengalaman lebih dari 12 tahun, layanan contact center outsourcing MBPS telah melayani kebutuhan bisnis perusahaan dari berbagai industri, mulai dari perbankan, asuransi, telekomunikasi, hingga e-commerce. Dengan agen yang terlatih profesional serta sistem yang canggih, MBPS siap membantu bisnis Anda meningkatkan kepuasan pelanggan serta menciptakan kesan positif pada pelanggan.  Untuk informasi lebih lanjut seputar layanan contact center outsourcing, hubungi kami melalui email marketing@phintraco.com.  Editor: Irnadia Fardila

Sebagai seorang pelanggan, jika Anda sedang menghubungi perusahaan, Anda tentunya ingin mendapatkan pelayanan yang cepat dan responsif. Namun, tanpa pengelolaan jadwal kerja yang tepat, Anda mungkin mendapatkan pelayanan yang lambat karena kurangnya agen contact center yang tersedia. Guna mencegah situasi ini, penerapan sistem workforce management diperlukan untuk menempatkan karyawan dengan jumlah yang memadai saat diperlukan.  Misal, dalam operasional contact center, selama jam sibuk, sistem akan memastikan jumlah agen mencukupi. Sementara di jam sepi, tidak akan ada tenaga kerja yang terbuang percuma. Penerapan workforce management berperan penting untuk meningkatkan produktivitas, mengontrol biaya, hingga menjaga performa kerja tetap optimal. Mari kenali lebih lanjut tentang apa itu workforce management dan manfaat yang bisa dirasakan dari implementasi sistem ini.

Apa yang Dimaksud dengan Workforce Management?

Workforce management (WFM) atau manajemen tenaga kerja adalah serangkaian proses dan teknologi yang digunakan perusahaan untuk mengelola karyawan mereka. WFM berfokus memaksimalkan efisiensi dengan menempatkan karyawan dengan kompetensi yang sesuai di posisi pekerjaan yang tepat, sehingga menghadirkan hasil kerja yang berkualitas.  Sistem manajemen tenaga kerja mencakup kegiatan seperti penjadwalan, forecasting beban kerja, pelacakan kehadiran, budgeting, rekrutmen, hingga kepatuhan terhadap peraturan ketenagakerjaan yang berlaku. Tujuan utama dari workforce management adalah untuk memaksimalkan produktivitas kerja serta memastikan jumlah karyawan yang cukup untuk memenuhi kebutuhan bisnis tanpa adanya kekurangan atau kelebihan karyawan.

Apa Saja Elemen dalam Workforce Management?

Workforce management mencakup beberapa elemen penting yang membentuk fondasi pengelolaan tenaga kerja yang efektif. Elemen-elemen tersebut adalah:

• Forecasting dan Budgeting: Elemen forecasting artinya memprediksi kebutuhan karyawan di masa depan berdasarkan kebutuhan bisnis, kompetensi yang diperlukan, serta keterbatasan kapasitas untuk memastikan orang yang tepat tersedia di waktu yang tepat. Hal ini termasuk mengontrol budgeting biaya tenaga kerja serta analisis tren tenaga kerja. 

• Pelacakan Waktu Kerja: Pelacakan waktu kerja meliputi pemantauan dan pencatatan jam kerja karyawan, permintaan cuti, serta overtime. Data ini diperlukan untuk menghitung payroll secara akurat, mengoptimalkan efisiensi, hingga memastikan kepatuhan terhadap peraturan ketenagakerjaan.

• Penjadwalan Kerja: Elemen ini berfokus membuat jadwal kerja sesuai dengan antisipasi beban kerja, ketersediaan karyawan, serta kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku. Penjadwalan kerja memastikan jumlah karyawan yang cukup saat dibutuhkan tanpa overstaffing atau understaffing.

• Manajemen Kompensasi: Setiap karyawan perlu mendapatkan kompensasi yang sesuai dengan beban kerja dan jam kerja mereka. Di sinilah peran manajemen kompensasi untuk mengatur payroll yang akurat dengan mengintegrasikan jam kerja karyawan. 

• Manajemen Kepatuhan: Elemen ini berfokus memastikan kepatuhan terhadap peraturan ketenagakerjaan serta kebijakan perusahaan seperti jam kerja, waktu istirahat, biaya lembur, dan regulasi cuti. WFM memantau aspek-aspek ini untuk mencegah terjadinya penalti dan risiko hukum.

• Manajemen Performa Kerja: Manajemen performa kerja berfokus menetapkan target performa karyawan yang jelas, mengevaluasi performa secara rutin, serta memberikan feedback untuk meningkatkan produktivitas. Manajemen performa kerja terintegrasi dengan jam kerja, pelatihan yang sudah dilakukan, serta target yang sudah tercapai untuk mendukung perkembangan karyawan.

Apa Manfaat Workforce Management Bagi Bisnis?

Selain mengelola tenaga kerja, workforce management juga membawa dampak nyata terhadap keberhasilan bisnis. Berikut adalah beberapa manfaat dari penerapan workforce management yang tepat:

Mengontrol Biaya Tenaga Kerja

Biaya tenaga kerja termasuk pengeluaran yang paling mahal dalam operasional bisnis. Biaya ini tidak hanya mencakup gaji, tetapi juga tunjangan, biaya training, biaya rekrutmen, dan sebagainya. Di sinilah pentingnya workforce management untuk menekan biaya tenaga kerja melalui penjadwalan karyawan yang efektif serta forecasting yang akurat. Perusahaan dapat mencegah overstaffing serta memastikan setiap karyawan bekerja dengan efektif dan optimal.

Produktivitas yang Lebih Baik

Workforce management membantu bisnis mengalokasikan tenaga kerja sesuai dengan keahlian dan kebutuhan operasional. Melalui penjadwalan yang optimal dan pengelolaan kinerja yang terukur, beban kerja dapat didistribusikan secara efisien, sehingga output dan kualitas kerja dapat meningkat. WFM juga dapat mengidentifikasi kebutuhan pelatihan untuk meningkatkan kemampuan karyawan, sehingga produktivitas dapat berkembang optimal.

Meningkatkan Kepuasan Karyawan

Workforce management yang baik memastikan jadwal kerja yang jelas dan seimbang melalui forecasting. Hal ini sangat penting untuk menghindari beban kerja berlebih serta risiko kelelahan pada karyawan. Forecasting memastikan ketersediaan karyawan dalam shift tertentu, sehingga potensi understaffing atau overstaffing bisa dihindari. Karyawan juga bisa mendapatkan work-life balance lewat workforce management yang efektif.

Mendukung Perencanaan Strategis

Melalui data analytics dari sistem workforce management, perusahaan dapat merencanakan alokasi tenaga kerja dengan lebih akurat dan responsif terhadap kebutuhan bisnis. Perusahaan dapat memastikan ketersediaan karyawan yang memadai dengan kompetensi yang dibutuhkan. Perusahaan juga dapat mengantisipasi kebutuhan sumber daya manusia di masa yang akan datang, seperti penggantian karyawan yang resign atau pensiun.

Peran Workforce Management Terhadap Contact Center

Salah satu contoh implementasi workforce management adalah pada operasional contact center. Tantangan dalam operasional contact center sangatlah beragam, mulai dari menyeimbangkan jumlah agen, interaksi pelanggan dari berbagai jenis channel komunikasi, serta memenuhi ekspektasi pelanggan dengan jumlah agen contact center yang terbatas. Di sinilah pentingnya WFM untuk mengelola operasional contact center serta menghasilkan kualitas pelayanan yang optimal dan konsisten. Agen contact center bekerja dalam sistem shift yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan pelanggan sambil tetap menyeimbangkan produktivitas kerja agen. Melalui WFM, perusahaan dapat mengelola jadwal kerja agen sesuai kebutuhan, memastikan jumlah agen yang memadai, serta menyeimbangkan beban kerja agar pelayanan tetap optimal tanpa membuat agen merasa stres.  WFM juga membantu memprediksi volume panggilan atau interaksi pelanggan. Dengan demikian, perusahaan dapat menyiapkan sumber daya yang tepat untuk menghindari queuing panjang dan menurunkan tingkat abandonment call. WFM juga memungkinkan pemantauan kinerja secara real-time dan pengaturan shift yang adil. Hasilnya, tingkat kepuasan pelanggan meningkat karena pelayanan yang cepat dan responsif, sementara perusahaan dapat menekan biaya operasional tanpa menurunkan kualitas pelayanan.

MitraComm: Solusi Contact Center Outsourcing Andalan untuk Support Bisnis 24/7

Workforce management menjadi salah satu upaya penting untuk meningkatkan efisiensi operasional sekaligus memberikan pengalaman pelanggan terbaik. Guna menghadirkan interaksi yang memuaskan untuk pelanggan Anda, MitraComm Business Process Solution (MBPS) hadir dengan solusi contact center outsourcing yang dirancang dengan penerapan workforce management yang efektif.  MBPS menyediakan beberapa jenis layanan contact center yang bisa dipilih berdasarkan kebutuhan bisnis Anda:

• Full Managed Service: MBPS mengelola segala kebutuhan contact center untuk Anda, mulai dari agen, tempat, teknologi, hingga managing operation. 
• Partial Managed Service: Sebagian kebutuhan contact center (agen, tempat, teknologi, atau managing operation) akan dipenuhi oleh MBPS untuk menjalankan operasional contact center Anda.
• Labour Supply: MBPS menyediakan tenaga kerja sesuai dengan kebutuhan bisnis.

Dengan pengalaman lebih dari 12 tahun, layanan contact center outsourcing MBPS telah melayani kebutuhan bisnis perusahaan dari berbagai industri, mulai dari perbankan, asuransi, telekomunikasi, hingga e-commerce. Dengan agen yang terlatih profesional serta sistem yang canggih, MBPS siap membantu bisnis Anda meningkatkan kepuasan pelanggan serta menciptakan kesan positif pada pelanggan.  Untuk informasi lebih lanjut seputar layanan contact center outsourcing, hubungi kami melalui email marketing@phintraco.com.  Editor: Irnadia Fardila

Prinsip 5R merujuk pada metode yang banyak diterapkan perusahaan untuk menjaga kenyamanan dan kebersihan di tempat kerja. Bayangkan sebuah ruang kerja yang setiap sudutnya tertata rapi, meja bebas dari kotoran dan tumpukan dokumen, serta barang-barang tertata rapi di tempatnya. Suasana ini tidak hanya menciptakan rasa nyaman, tetapi juga mendukung kinerja karyawan yang lebih baik. Karyawan akan bekerja lebih fokus dan produktif di lingkungan kerja yang bersih dan terawat.  Pengelolaan lingkungan yang baik merupakan salah satu kunci untuk mendukung kinerja karyawan serta kelancaran operasional perusahaan. Di sinilah peran 5R sebagai prinsip untuk memandu tercapainya tujuan tersebut. Ketahui lebih lanjut tentang apa itu 5R dan cara menjalankannya di tempat kerja. 

Apa Itu 5R di Tempat Kerja?

5R di tempat kerja adalah budaya perusahaan yang menekankan kebiasaan menjaga kerapian dan kebersihan di tempat kerja. 5R adalah singkatan dari Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, dan Rajin. Budaya ini merupakan terjemahan dari konsep penataan dan pemeliharaan wilayah kerja dari Jepang yang dikenal sebagai 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke). Penerapan metode 5R bertujuan untuk meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan keselamatan secara berkelanjutan di tempat kerja.  5R lebih dari sekedar budaya kerja, tetapi juga menjadi kebiasaan baik yang perlu diterapkan kapan pun dan di mana pun. Implementasi 5R bukan berarti hanya dilakukan oleh orang-orang tertentu seperti petugas kebersihan, tetapi juga seluruh karyawan yang berada di lingkungan kantor. Saat semua orang terlibat dalam penerapan 5R, maka upaya menjaga keamanan dan kebersihan lingkungan kantor menjadi lebih optimal.

Apa Manfaat Menerapkan 5R di Tempat Kerja?

Melalui penerapan yang tepat dan konsisten, pelaksanaan 5R di tempat kerja tidak hanya dapat menjaga kebersihan, tetapi juga berdampak positif terhadap produktivitas dan kenyamanan lingkungan kerja. Berikut adalah beberapa manfaat dari pelaksanaan 5R di tempat kerja:

Meminimalisir Kecelakaan Kerja

Penerapan 5R memastikan tidak ada barang-barang yang berceceran dan berantakan. Barang-barang tidak ditumpuk sembarangan, jalur jalan bebas dari kotoran dan sampah, serta peralatan tersimpan di tempatnya. Hal ini sangat penting mencegah risiko kecelakaan kerja seperti tersandung, terbentur, atau tergelincir yang biasa terjadi akibat lingkungan kantor yang tidak rapi.

Meningkatkan Produktivitas Kerja

Lingkungan kerja berdampak besar terhadap produktivitas dan kenyamanan selama bekerja. Bayangkan lingkungan kerja dengan meja berdebu, berserakan dengan dokumen, serta tempat sampah yang sudah penuh dan tidak kunjung diambil. Lingkungan ini tidak hanya membuat risih, tetapi membahayakan kesehatan. Area kerja yang lebih bersih membantu karyawan lebih fokus serta lebih mudah menemukan dokumen atau peralatan yang dibutuhkan. Hasilnya adalah produktivitas dan kenyamanan yang lebih baik saat bekerja.

Menghemat Biaya

Penerapan 5R tidak hanya menjaga lingkungan kerja tetap bersih, tetapi juga menjaga peralatan agar tidak mudah rusak. Perawatan yang optimal dapat memperpanjang usia peralatan, sehingga perusahaan tidak akan terlalu sering melakukan penggantian peralatan. Pencegahan kecelakaan kerja pada pelaksanaan 5R juga dapat menghemat biaya medis dan kompensasi.

Mendukung Budaya Disiplin Karyawan

Selain berfokus pada lingkungan fisik kantor, pelaksanaan 5R juga berguna untuk membentuk budaya disiplin pada karyawan. 5R membangun kebiasaan untuk menjaga kerapian, kebersihan, serta merawat lingkungan kerja dengan baik. Kebiasaan disiplin dapat berdampak positif terhadap profesionalisme dan citra perusahaan. Baca Juga: 5 Manfaat dan Strategi Menjaga Hygiene di Tempat Kerja

Apa Saja Contoh Penerapan 5R di Tempat Kerja?

Guna memaksimalkan manfaat 5R di tempat kerja, Anda perlu mengetahui bagaimana 5R bisa diterapkan di tempat kerja. Berikut adalah beberapa contoh pelaksanaan 5R di tempat kerja:

Ringkas

Tindakan ringkas berfokus pada memilih dan menyortir barang sesuai dengan keperluan. Hal ini termasuk membuang barang-barang yang tidak diperlukan, sehingga ruang kerja menjadi lebih tertata dan menciptakan lebih banyak ruang kosong. Tindakan ini mendukung karyawan untuk lebih bijak dalam meletakkan barang serta tidak memenuhi area kerja dengan barang yang tidak berguna.

Rapi

Tindakan rapi berfokus pada penataan dokumen dan peralatan sesuai dengan tempatnya. Gunakan rak, kotak arsip, dan label untuk mempermudah penataan barang. Dengan cara ini, dokumen dan peralatan dapat lebih mudah diakses dan ditemukan. Karyawan pun tidak perlu membuang-buang waktu mencari barang yang dibutuhkan di antara tumpukan barang yang berserakan.

Resik

Tindakan resik atau bersih adalah tindakan menjaga kebersihan area kerja dari debu, kotoran, dan sampah secara rutin. Tindakan ini bukan hanya oleh petugas kebersihan, tetapi juga oleh karyawan. Lingkungan kerja yang bersih dapat mengurangi risiko kecelakaan kerja serta meminimalisir risiko penyakit seperti iritasi kulit, penyakit saluran pernapasan, hingga sick building syndrome. 

Rawat

Tindakan rawat berfokus merawat dan memelihara peralatan kantor. Semua peralatan harus dibersihkan dan diletakkan secara rutin untuk memperpanjang usia pemakaiannya. Hal ini akan meminimalisir kerusakan peralatan yang terlalu dini. Tidak hanya itu, perusahaan dapat mengurangi pengeluaran akibat pengadaan dan perbaikan yang terlalu sering. 

Rajin

Sikap rajin artinya sikap disiplin dan konsisten untuk terus menerapkan keempat prinsip di atas. Karyawan perlu membiasakan diri dalam melaksanakan konsep 5R untuk menjaga lingkungan kerja yang bersih, rapi, dan nyaman. Selain tindakan langsung, pembiasaan juga bisa berupa pelatihan dan sosialisasi untuk menginformasikan tindakan apa saja yang perlu dilakukan. Hal ini tidak hanya bermanfaat untuk diri karyawan sendiri, tetapi juga karyawan lain di sekitarnya. Baca Juga: Fungsi General Cleaning untuk Pembersihan Kantor Menyeluruh

Ingin Kantor yang Selalu Bersih dan Rapi? Serahkan Pada MitraComm Sumber Sarana!

Salah satu cara untuk mengoptimalkan pelaksanaan 5R di tempat kerja adalah dengan memanfaatkan layanan kebersihan profesional. MitraComm Sumber Sarana (MSS) hadir sebagai partner andalan dalam mewujudkan lingkungan kantor yang bersih, rapi, dan terawat melalui layanan cleaning service lengkap. Kami menyediakan beberapa layanan kebersihan yang bisa dipilih berdasarkan kebutuhan perusahaan Anda:

• General Cleaning Service: Layanan pembersihan rutin, termasuk pemeliharaan area bersama, menjaga kebersihan toilet, membuang dan mengelola sampah, dan mengelola taman dan tumbuhan.

• Special Treatment Service: Layanan pembersihan khusus untuk material atau permukaan tertentu, seperti misalnya kristalisasi lantai untuk marmer, perbaikan permukaan yang rusak, lapisan pelindung, hingga pembersihan karpet secara mendalam.

• High-Risk Cleaning Service: Layanan pembersihan untuk area-area yang berbahaya (seperti area kaca yang tinggi) menggunakan peralatan dan keahlian khusus serta dikerjakan oleh tenaga berpengalaman.

Dilengkapi dengan tim berpengalaman dan peralatan modern, MSS memastikan setiap sudut kantor terjaga kebersihannya. Dengan mempercayakan kebersihan kantor Anda dengan MSS, Anda dapat fokus pada kegiatan bisnis yang lebih strategis. Kami berkomitmen pada kepuasan pelanggan serta membantu bisnis Anda berkembang di lingkungan kerja yang lebih nyaman dan aman. Untuk informasi lebih lanjut, hubungi kami melalui email info@mss.id.  Editor: Irnadia Fardila

Di banyak perusahaan, kebersihan kantor menjadi salah satu cerminan profesionalisme dan budaya kerja yang sehat. Tindakan pembersihan kantor lebih dari sekedar mewujudkan lingkungan yang bersih dan terawat, tetapi juga menciptakan lingkungan kerja yang produktif dan nyaman bagi karyawan. Guna memastikan standar kebersihan tetap terjaga dengan konsisten, perusahaan perlu menerapkan pedoman kebersihan yang jelas dan terstruktur, yaitu SOP kebersihan kantor.  SOP membantu perusahaan menjaga aktivitas pembersihan berjalan teratur dan efisien, mulai dari area kerja, pantry, toilet, hingga area lainnya. Pedoman yang sistematis mencegah penumpukan debu dan kotoran serta meminimalisir penyebaran penyakit di lingkungan kantor. Artikel ini akan membahas lebih lanjut SOP kebersihan kantor hingga cara efektif menerapkannya di lingkungan kerja.

Apa Itu SOP Kebersihan Kantor?

SOP (Standard Operating Procedure) kebersihan kantor adalah serangkaian instruksi tertulis yang harus diikuti untuk menjaga lingkungan kerja tetap bersih, rapi, dan sehat. Penerapan SOP kebersihan kantor berfungsi sebagai pedoman kerja yang perlu diikuti petugas kebersihan saat membersihkan berbagai area kantor. SOP ini meliputi persiapan alat kebersihan kantor, jadwal kebersihan, metode pembersihan, hingga tata cara pelaporan kerja. Dengan adanya SOP ini, petugas kebersihan dapat bekerja secara optimal untuk mewujudkan lingkungan kerja yang sehat dan nyaman.

Seperti Apa Contoh SOP Kebersihan Kantor?

Setiap gedung kantor dapat memiliki SOP kebersihan kantor yang berbeda-beda. Namun, berikut adalah contoh SOP kebersihan kantor: Tujuan: Menjaga kebersihan lingkungan gedung kantor Perusahaan A untuk mewujudkan lingkungan yang sehat, nyaman, dan mampu mendukung produktivitas karyawan. Ruang Lingkup: Prosedur ini dibuat dalam lingkup gedung kantor Perusahaan A, termasuk ruang kerja, pantry dan ruang makan, toilet, area umum (lobi, koridor, tangga, lift). Definisi: SOP ini adalah panduan standar operasional untuk pelaksanaan kegiatan kebersihan di gedung kantor Perusahaan A. Tanggung Jawab:

• Petugas Kebersihan: Melaksanakan tugas kebersihan sesuai jadwal dan standar yang berlaku.
• Karyawan: Menjaga kebersihan area kerja masing-masing dan mematuhi aturan kebersihan.
• Supervisor: Mengawasi pelaksanaan SOP, memberi arahan, dan mengevaluasi hasil tindakan pembersihan.

Prosedur Kebersihan:

• Area Kerja: Meja harus bebas dari sampah dan makanan; vakum atau sapu lantai ruang kerja minimal 1 kali sehari sebelum jam kerja dimulai; kosongkan tempat sampah setiap hari sebelum pukul 07.00 dan pukul 16.00.
• Pantry dan Ruang Makan: Peralatan makan harus dicuci setelah digunakan; kulkas dibersihkan seminggu sekali dan makanan kadaluarsa dibuang; lantai pantry dipel minimal 2 kali sehari.
• Toilet: Dibersihkan minimal 3 kali sehari (pagi, siang, sore); perlengkapan seperti sabun cuci tangan, tisu, dan toilet paper harus selalu tersedia; tempat sampah khusus sanitary di toilet wanita dikosongkan setiap hari.
• Area Umum: Disapu dan dipel minimal 2 kali sehari; kaca atau pintu kaca dibersihkan tiap pagi; area harus bebas dari barang pribadi atau sampah.

Peralatan Kebersihan: Sapu, pel, vacuum cleaner; cairan pembersih lantai, kaca, dan toilet; tempat sampah, kantong plastik, sarung tangan; kain lap mikrofiber. Jadwal Kebersihan:

• Harian: Pembersihan area kerja, toilet, pantry, area makan, dan area umum.
• Mingguan: Pembersihan kulkas, pengecekan debu di ventilasi atau AC.
• Bulanan: General cleaning seluruh area kantor (termasuk langit-langit, furniture, dan karpet).

Apa Pentingnya SOP Kebersihan Kantor?

SOP kebersihan kantor merupakan pedoman penting yang perlu diikuti untuk memastikan tindakan kebersihan dilakukan secara optimal serta sesuai dengan standar. Beberapa alasan mengapa SOP ini penting bagi perusahaan adalah:

Melindungi Kesehatan Karyawan

Tindakan pembersihan rutin di lingkungan kantor dapat mengurangi risiko penyakit akibat bakteri dan debu. Beberapa penyakit tersebut dapat berupa gangguan saluran pernapasan, sick building syndrome, hingga iritasi kulit. Karyawan yang bekerja di lingkungan yang bersih, rapi, dan terawat akan cenderung lebih nyaman serta produktif saat bekerja. Angka ketidakhadiran akibat sakit juga dapat menurun karena lingkungan kerja yang lebih sehat.

Memperpanjang Umur Fasilitas

Debu dan kotoran yang tidak kunjung ditangani dapat mempercepat kerusakan pada furniture atau fasilitas elektronik di kantor. Tanpa tindakan pembersihan yang baik, perusahaan akan sering mengganti fasilitas yang rusak, sehingga berdampak pada pengeluaran yang tinggi. Tindakan pembersihan secara rutin diperlukan untuk memperpanjang umur fasilitas dan menghemat biaya pengeluaran.

Mendukung Citra Profesional Perusahaan 

Kantor yang bersih dapat membentuk citra profesional perusahaan di mata klien dan mitra bisnis. Hal ini menunjukkan kepedulian perusahaan dalam menciptakan lingkungan kerja yang rapi, bersih, dan sehat bagi karyawannya. Klien dan mitra bisnis pun akan lebih nyaman ketika berkunjung ke gedung kantor yang bersih dan terawat.

Menjaga Kualitas Pembersihan yang Konsisten

Instruksi SOP yang terperinci membantu petugas kebersihan kantor untuk bekerja lebih efisien dan terorganisir. Tidak hanya itu, SOP juga menentukan standar dan prosedur yang perlu diikuti untuk memastikan seluruh area kantor dibersihkan tanpa terkecuali. Penerapan SOP yang efektif dapat menjaga kualitas pembersihan yang konsisten untuk seluruh area gedung kantor. Baca Juga: 7 Cara Ampuh Menjaga Kebersihan Lingkungan Kerja

Cara Efektif Menerapkan SOP Kebersihan Kantor 

Penerapan SOP kebersihan kantor yang efektif sangat penting untuk memastikan tindakan pembersihan dilakukan secara optimal serta sesuai dengan standar yang berlaku. Ikuti langkah-langkah berikut ini untuk memaksimalkan penerapan SOP kebersihan kantor:

Tetapkan Jadwal Pembersihan Rutin

SOP perlu menyertakan jadwal pembersihan rutin dengan jelas. Contohnya adalah pembersihan harian untuk meja kerja, lantai, dan pembuangan sampah; pembersihan mingguan untuk kaca jendela dan debu di peralatan elektronik; serta pembersihan bulanan untuk pemeriksaan AC dan air duct cleaning. Jadwal yang jelas akan memastikan semua area kantor mendapatkan tindakan pembersihan secara teratur.

Berikan Sosialisasi 

Buat sosialisasi terkait SOP kebersihan kantor dengan menyampaikan pentingnya menjaga kebersihan lingkungan kerja secara kolektif. Selain petugas kebersihan yang melakukan tindakan pembersihan di berbagai area kantor, karyawan juga perlu bertanggung jawab dengan kebersihan di area kerjanya sendiri. Hal ini sangat penting untuk meningkatkan kesadaran dan kontribusi karyawan terhadap lingkungan kerja yang bersih dan rapi.

Sediakan Fasilitas Pendukung

SOP kebersihan kantor tidak akan berjalan optimal tanpa adanya fasilitas pendukung. Hal ini termasuk perlengkapan kebersihan yang memadai untuk karyawan maupun petugas kebersihan, tempat sampah di tempat terjangkau, serta infografis pengingat kebersihan di area-area tertentu.

Lakukan Monitoring dan Evaluasi

Lakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan SOP secara berkala. Tujuannya adalah untuk mengetahui tindakan pembersihan yang sudah dilakukan serta apa yang dapat ditingkatkan sesuai dengan kebutuhan kantor. Monitoring dan evaluasi juga penting untuk memastikan SOP dijalankan dengan konsisten dan efektif di seluruh area kantor.

MitraComm Sumber Sarana: Mitra Terbaik untuk Hadirkan Lingkungan Kantor Bersih

MitraComm Sumber Sarana (MSS) hadir sebagai mitra cleaning service terpercaya untuk menjaga lingkungan kerja tetap bersih, sehat, dan nyaman. Didukung dengan tim berpengalaman serta peralatan kebersihan modern, MitraComm Sumber Sarana menawarkan berbagai jenis cleaning service yang bisa dipilih sesuai dengan kebutuhan kantor Anda: 

• General Cleaning Service: Layanan pembersihan rutin, termasuk pemeliharaan area bersama, menjaga kebersihan toilet, membuang dan mengelola sampah, dan mengelola taman dan tumbuhan.

• Special Treatment Service: Layanan pembersihan khusus untuk material atau permukaan tertentu, seperti misalnya kristalisasi lantai untuk marmer, perbaikan permukaan yang rusak, lapisan pelindung, hingga pembersihan karpet secara mendalam.

• High-Risk Cleaning Service: Layanan pembersihan untuk area-area yang berbahaya (seperti area kaca yang tinggi) menggunakan peralatan dan keahlian khusus serta dikerjakan oleh tenaga berpengalaman.

MitraComm Sumber Sarana berkomitmen untuk menghadirkan layanan berkualitas tinggi serta menjaga lingkungan kerja selalu higienis. Bersama MitraComm Sumber Sarana, perusahaan Anda dapat fokus pada pertumbuhan bisnis strategis, sementara kami menangani urusan kebersihan lingkungan kerja Anda.  Untuk informasi lebih lanjut, hubungi kami melalui email info@mss.id.  Editor: Irnadia Fardila

Nyatanya, salah satu cara meningkatkan performa kerja karyawan serta menghasilkan output kerja yang lebih baik adalah melalui kebersihan lingkungan kerja. Mayoritas karyawan dapat menghabiskan 8 jam per hari atau 40 jam per minggu di tempat kerja mereka. Selama rentang waktu yang panjang tersebut, karyawan dapat terpapar dengan debu, kuman, bakteri, dan sebagainya. Di sinilah pentingnya menerapkan strategi menjaga kebersihan di lingkungan kerja. Artikel ini akan membahas lebih lanjut apa saja upaya yang bisa dilakukan untuk menjaga kantor tetap bersih dan nyaman.

Mengapa Penting Menjaga Kebersihan Lingkungan Kerja?

Menjaga lingkungan kerja tetap bersih berperan besar dalam menciptakan suasana kerja yang sehat dan kondusif. Berikut adalah beberapa alasan pentingnya menjaga kebersihan lingkungan kerja:

Meningkatkan Produktivitas Kerja

Menjaga lingkungan kerja tetap bersih dan rapi dapat meningkatkan produktivitas kerja secara signifikan. Dengan lingkungan yang bersih, karyawan dapat lebih fokus bekerja karena tidak adanya distraksi seperti tumpukan barang yang mengganggu. Karyawan juga dapat lebih mudah menemukan barang yang diperlukan di lingkungan kerja yang bersih dan tertata rapi.

Mengurangi Stres Saat Bekerja

Lingkungan kerja yang berantakan dan kotor dapat membuat karyawan merasa stres dan tidak nyaman selama bekerja. Stres selama bekerja bisa berdampak pada penurunan performa kerja hingga meningkatnya ketidakhadiran akibat sakit. Perusahaan perlu menerapkan tindakan pembersihan rutin untuk menjaga kebersihan lingkungan kerja, sehingga karyawan tidak perlu dipusingkan dengan urusan kebersihan kantor dan lebih fokus pada pekerjaan mereka.

Menjaga Kesehatan Karyawan

Lingkungan kantor adalah lingkungan bersama di mana kuman dan bakteri dapat menyebar dengan mudah. Tanpa pembersihan yang baik, karyawan dapat terpapar kotoran dalam waktu lama, sehingga menimbulkan penyakit yang serius seperti penyakit pernapasan, iritasi kulit, stres, hingga sick building syndrome. Tindakan pembersihan rutin dapat mencegah risiko kesehatan serta mengurangi angka ketidakhadiran akibat sakit.

Meningkatkan Citra Perusahaan

Klien dan mitra bisnis yang berkunjung ke gedung kantor membentuk persepsi perusahaan berdasarkan kebersihan dan kerapihan lingkungan kantor. Gedung kantor yang bersih dan tertata rapi menunjukkan profesionalisme serta kepedulian terhadap detail, sehingga dapat membangun rasa percaya terhadap perusahaan. 

Area yang Perlu Diperhatikan dalam Kebersihan Lingkungan Kerja

Beberapa area penting yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan kebersihan lingkungan kerja adalah:

• Area Kerja Individu: Hal ini termasuk meja, kursi, hingga barang pribadi karyawan. Area kerja individu dapat memiliki debu, remah-remah makanan, dan bakteri yang menumpuk akibat pemakaian yang terlalu sering. Pembersihan secara rutin serta penataan yang rapi dapat mencegah penyebaran kuman untuk menjaga kebersihan lingkungan kerja.

• Ruang Rapat: Ruang rapat merupakan tempat interaksi yang ditempati banyak orang. Meja, kursi, dan fasilitas lainnya perlu dibersihkan dan ditata rapi secara rutin agar selalu siap dipakai.

• Pantry dan Dapur: Area bersama seperti pantry dan dapur rentan mengumpulkan bau, debu, dan kuman jika tidak dirawat dengan baik. Tindakan kebersihan secara rutin pada wastafel, lemari es, peralatan makan, hingga microwave sangat penting untuk mencegah penyebaran kuman.

• Toilet: Toilet adalah salah satu area dengan lalu lintas orang yang tinggi, sehingga memiliki risiko penyebaran bakteri yang tinggi. Area toilet memerlukan pembersihan dan sanitasi yang lebih rutin, khususnya pada area di dalam toilet, wastafel, lantai, kaca, dan sebagainya.

• Gudang dan Area Penyimpanan: Area gudang atau tempat penyimpanan termasuk salah satu area yang kebersihannya kurang diperhatikan. Namun, area ini seringkali menjadi sarang debu dan hama jika tidak dibersihkan secara rutin. Tindakan pembersihan secara rutin dapat memudahkan pencarian barang serta menghindari kecelakaan kerja di area ini.

• Lingkungan Luar Kantor: Area luar kantor seperti pintu masuk, lorong, hingga tempat parkir dapat mempengaruhi kesan pertama klien atau mitra bisnis terhadap perusahaan. Pembersihan secara rutin dengan membersihkan sampah-sampah yang berserakan dapat menjaga citra profesional perusahaan.

7 Strategi Menjaga Kebersihan Lingkungan Kerja

Upaya menjaga kebersihan lingkungan kerja sangat penting untuk menciptakan tempat kerja yang nyaman untuk bekerja. Beberapa cara yang bisa Anda terapkan untuk menjaga kebersihan lingkungan kerja adalah:

Terapkan Jadwal Pembersihan Rutin

Langkah pertama adalah menerapkan jadwal rutin untuk menjaga kebersihan lingkungan kerja. Hal ini termasuk menerapkan prosedur atau SOP kebersihan lingkungan kerja yang jelas. Anda dapat menentukan tugas kebersihan tertentu di hari yang berbeda, seperti misalnya melakukan desinfeksi area lounge tiap hari Senin dan melakukan vacuum karpet tiap hari Jumat. Jadwal yang jelas dan terstruktur memastikan kebersihan kantor tetap terjaga setiap harinya.

Dorong Tanggung Jawab dari Karyawan

Buatlah budaya perusahaan di mana karyawan bertanggung jawab atas kebersihan lingkungan kerja mereka sendiri. Menjaga kebersihan kantor tidak hanya membutuhkan kontribusi perusahaan, tetapi juga karyawan. Misal, Anda dapat menerapkan kebijakan meja harus bersih saat karyawan akan pulang untuk menghindari kondisi meja yang berantakan. Hal ini dapat membentuk kebiasaan dalam menjaga fasilitas bersama tetap dalam kondisi yang baik.

Kelola Tempat Sampah dengan Baik

Letakkan tempat sampah di tempat-tempat yang mudah diakses, seperti misalnya satu tempat sampah untuk tiap meja. Pastikan tempat sampah ini selalu dibersihkan untuk menjaga ruang kantor tetap bersih tanpa bau sampah yang mengganggu. Anda juga dapat membuat tempat sampah terpisah berdasarkan kategori seperti organik, bisa didaur ulang, serta limbah berbahaya.

Sediakan Peralatan Kebersihan

Sediakan peralatan kebersihan sederhana seperti tisu, lap pembersih, atau cairan desinfektan di tempat yang mudah diakses. Dengan peralatan kebersihan ini, karyawan dalam membersihkan kotoran atau debu kecil tanpa harus menunggu petugas kebersihan. Hal ini sangat penting untuk mendukung kontribusi karyawan terhadap kebersihan lingkungan kerja.

Sediakan Tempat Hand Sanitizer

Menempatkan hand sanitizer di tempat-tempat yang mudah dijangkau dapat mencegah penyebaran bakteri antar karyawan. Mengingat sifatnya yang sulit dilihat, bakteri akan sulit dideteksi bahkan pada permukaan yang terlihat bersih. Tumbuhkan kebiasaan memakai hand sanitizer dan pencucian tangan yang benar untuk menjaga karyawan tetap sehat dan bebas dari bakteri.

Hindari Penumpukan Debu

Meskipun debu termasuk sulit untuk dihindari, Anda perlu membersihkan debu pada permukaan furnitur seperti meja, hiasan, jam dinding, kabinet, dan sebagainya. Tujuannya adalah untuk menghindari penumpukan debu yang dapat berdampak pada masalah kesehatan karyawan. Pencegahan penumpukan debu tidak hanya meningkatkan kualitas udara dalam ruangan, tetapi juga menjaga penampilan kantor yang rapi dan bersih.

Gunakan Layanan Kebersihan Profesional

Layanan kebersihan profesional memiliki keahlian dan pengalaman yang diperlukan untuk menciptakan lingkungan kerja yang bersih. Anda dapat memanfaatkan layanan kebersihan profesional untuk menjalankan general cleaning atau deep cleaning rutin di lingkungan kantor. Layanan ini juga dapat mengidentifikasi area-area penting yang mungkin terlewat pada tindakan pembersihan harian.

Percayakan Kebutuhan Kebersihan Kantor Anda kepada MitraComm Sumber Sarana!

Menjaga kebersihan lingkungan kerja merupakan upaya untuk menjaga kenyamanan, kesehatan, serta citra profesional perusahaan. Bagi Anda yang membutuhkan layanan kebersihan profesional dan berpengalaman, MitraComm Sumber Sarana hadir sebagai solusi cleaning service andalan di Jakarta. Beberapa layanan kebersihan dari MitraComm Sumber Sarana mencakup:

• General Cleaning Service: Layanan pembersihan rutin, termasuk pemeliharaan area bersama, menjaga kebersihan toilet, membuang dan mengelola sampah, dan mengelola taman dan tumbuhan.

• Special Treatment Service: Layanan pembersihan khusus untuk material atau permukaan tertentu, seperti misalnya kristalisasi lantai untuk marmer, perbaikan permukaan yang rusak, lapisan pelindung, hingga pembersihan karpet secara mendalam.

• High-Risk Cleaning Service: Layanan pembersihan untuk area-area yang berbahaya (seperti area kaca yang tinggi) menggunakan peralatan dan keahlian khusus serta dikerjakan oleh tenaga berpengalaman.

Didukung dengan tenaga kerja berpengalaman dan peralatan kebersihan modern, MitraComm Sumber Sarana memastikan setiap sudut kantor Anda selalu bersih, sehat, dan terawat. Anda dapat fokus pada pertumbuhan bisnis, sementara kami mengelola seluruh kebutuhan kebersihan kantor Anda.  Untuk informasi lebih lanjut, hubungi kami melalui email info@mss.id.  Editor: Irnadia Fardila

Kebersihan kantor adalah salah satu faktor penting dalam menciptakan lingkungan kerja yang nyaman, sehat, dan produktif bagi karyawan. Salah satu metode yang digunakan untuk menjaga kebersihan kantor adalah metode general cleaning. Metode ini berfokus pada proses pembersihan menyeluruh yang mencakup berbagai area kantor. Proses general cleaning tidak hanya memastikan kebersihan kantor, tetapi juga melindungi kesehatan karyawan melalui pembersihan debu, kuman, dan bakteri. Artikel ini akan membahas lebih lanjut tentang general cleaning untuk kebersihan kantor dan tips memilih penyedia jasa yang tepat untuk kebutuhan kantor Anda.

Apa Itu General Cleaning di Kantor?

General cleaning di kantor adalah proses pembersihan secara menyeluruh pada lingkungan kantor, termasuk gedung dan lingkungan di sekitarnya. Tujuan general cleaning adalah untuk memastikan kebersihan gedung kantor tetap terjaga dan terhindar dari kotoran yang dapat terlewat saat proses pembersihan harian. Proses pembersihan ini mencakup seluruh bagian gedung kantor, mulai dari lantai, jendela, permukaan, hingga area-area yang sering digunakan penghuni gedung. Proses general cleaning dapat dilakukan dalam periode harian, mingguan, bulanan, atau sesuai kebutuhan. 

Apa Bedanya General Cleaning dan Deep Cleaning?

General cleaning dan deep cleaning adalah dua proses pembersihan yang digunakan untuk menjaga kebersihan kantor. Namun, keduanya memiliki perbedaan, seperti pada cakupan area yang dibersihkan, frekuensi pelaksanaan, hingga tujuan pembersihannya. General cleaning lebih berfokus pada proses pembersihan secara menyeluruh yang berfokus menjaga kebersihan area-area yang sering digunakan penghuni gedung, seperti lantai, meja, jendela, dan ruangan-ruangan secara berkala. General cleaning bisa dilakukan dalam periode mingguan, bulanan, atau sesuai kebutuhan. Tujuan dilakukannya general cleaning adalah untuk menjaga kondisi gedung tetap bersih, terawat, dan nyaman untuk penghuninya. Sementara deep cleaning berfokus pada proses pembersihan yang lebih mendalam dibanding general cleaning. Proses pembersihan ini mencakup seluruh area gedung kantor, termasuk area yang sulit dijangkau seperti ventilasi, celah-celah, dan bagian yang biasa terlewat pada pembersihan rutin. Deep cleaning juga memakan waktu lebih lama, sehingga hanya dilakukan beberapa kali dalam setahun atau sesuai kebutuhan. Deep cleaning tidak hanya meningkatkan kebersihan gedung, tetapi juga meningkatkan kualitas udara dalam ruangan serta mencegah timbulnya penyakit pada penghuni akibat kotoran tersembunyi.

Apa Saja Manfaat General Cleaning di Kantor?

Proses general cleaning tidak hanya bermanfaat untuk menjaga kondisi gedung kantor, tetapi juga kesehatan penghuninya. Beberapa manfaat lainnya dari pelaksanaan general cleaning adalah:

Mencegah Penyebaran Kotoran

Salah satu manfaat utama dari general cleaning kantor adalah mencegah penyebaran kotoran yang dapat memicu penyakit. General cleaning membersihkan area kantor dari kotoran seperti debu atau bakteri yang dapat menimbulkan penyakit pernapasan, kulit, iritasi, hingga sick building syndrome pada penghuni gedung. Hal ini juga dapat menurunkan angka cuti sakit akibat lingkungan kerja yang tidak sehat.

Meningkatkan Produktivitas Karyawan

Lingkungan kantor yang kotor dan berantakan dapat menurunkan fokus dan produktivitas karyawan selama bekerja. Proses general cleaning dapat menjaga lingkungan kantor tetap bersih dan terawat, sehingga karyawan dapat terhindar dari stres dan rasa tidak nyaman yang berlebihan. Karyawan pun dapat lebih produktif dan memberikan hasil kerja yang lebih baik.

Meningkatkan Citra Perusahaan

Lingkungan kerja yang bersih dapat mempengaruhi citra perusahaan di mata klien dan mitra bisnis. Gedung yang rapi dan terawat menunjukkan profesionalisme serta kepedulian terhadap kualitas. Hal ini dapat meningkatkan rasa percaya dari klien atau mitra bisnis terhadap produk atau layanan perusahaan, yang nantinya berdampak pada hubungan bisnis yang lebih baik.

Memperpanjang Usia Perabotan

Proses pembersihan secara rutin dapat melindungi perabotan kantor, seperti furnitur dan perangkat elektronik, dari kerusakan akibat penumpukan kotoran. Hal ini berperan penting dalam memperpanjang usia perabotan. General cleaning juga dapat mengurangi biaya pemeliharaan dan perbaikan dalam jangka waktu panjang karena tidak memerlukan penggantian perabotan terlalu sering.

Tips Memilih Jasa General Cleaning Kantor yang Tepat

Memilih jasa general cleaning yang tepat sangat penting untuk menjaga kebersihan dan kenyamanan lingkungan kantor. Berikut adalah beberapa tips untuk membantu Anda mendapatkan layanan terbaik.

Periksa Legalitas Penyedia Jasa

Tips pertama adalah memeriksa legalitas penyedia jasa general cleaning yang akan Anda pilih. Penyedia yang legal dan resmi terdaftar dapat menjamin kualitas layanan kebersihan yang diberikan. Legalitas ini juga termasuk lisensi resmi yang dimiliki penyedia jasa general cleaning. Hal ini juga bermanfaat untuk memberikan perlindungan jika terjadi hal yang tidak diinginkan, seperti misalnya kehilangan barang atau kerusakan fasilitas kantor.

Periksa Reputasi Penyedia Jasa

Pilihlah penyedia jasa general cleaning yang berpengalaman serta memiliki reputasi positif. Dalam hal ini, Anda dapat mencari informasi terkait penyedia jasa di internet serta melihat testimoni pelanggan lain. Penyedia yang berpengalaman lebih terjamin untuk menghadirkan pelayanan berkualitas tinggi karena sudah memahami proses pembersihan yang dibutuhkan lingkungan kantor serta telah membangun standar profesional yang kuat.

Ketahui Kualifikasi dan Keahlian Penyedia Jasa

Guna memastikan proses pembersihan yang optimal, penting untuk mengetahui kualifikasi dan keahlian penyedia jasa. Pastikan penyedia jasa general cleaning memiliki keterampilan yang memadai untuk menangani berbagai kebutuhan pembersihan. Beberapa penyedia jasa umumnya memberikan pelatihan secara berkala kepada staf mereka untuk memastikan pelayanan kebersihan yang berkualitas tinggi.

Sesuaikan Harga dengan Kebutuhan

Setiap penyedia jasa general cleaning akan menetapkan harga yang berbeda-beda sesuai dengan layanan yang mereka tawarkan. Anda dapat membandingkan beberapa penyedia jasa general cleaning dan menyesuaikannya dengan kebutuhan kebersihan Anda. Pilihlah penyedia jasa dengan harga yang wajar serta sebanding dengan kualitas layanan yang diberikan.

MitraComm Sumber Sarana: Jasa Cleaning Service Terbaik untuk Kebersihan Kantor Optimal

MitraComm Sumber Sarana (MSS) hadir sebagai mitra andalan bagi Anda yang ingin menjaga kebersihan kantor secara optimal. Dengan tim berpengalaman serta peralatan canggih, kami memastikan lingkungan kantor Anda tetap bersih, sehat, dan nyaman. Layanan kebersihan dari MitraComm Sumber Sarana mencakup:

• General Cleaning Service: Layanan pembersihan rutin, termasuk pemeliharaan area bersama, menjaga kebersihan toilet, membuang dan mengelola sampah, dan mengelola taman dan tumbuhan.

• Special Treatment Service: Layanan pembersihan khusus untuk material atau permukaan tertentu, seperti misalnya kristalisasi lantai untuk marmer, perbaikan permukaan yang rusak, lapisan pelindung, hingga pembersihan karpet secara mendalam.

• High-Risk Cleaning Service: Layanan pembersihan untuk area-area yang berbahaya (seperti area kaca yang tinggi) menggunakan peralatan dan keahlian khusus serta dikerjakan oleh tenaga berpengalaman.

Tunggu apalagi? Percayakan kebersihan kantor Anda dengan tenaga berpengalaman seperti MitraComm Sumber Sarana! Untuk informasi lebih lanjut, hubungi kami melalui email info@mss.id.  Editor: Irnadia Fardila