Pernahkah Anda menerima SMS dari sebuah restoran yang menawarkan promo buy 1 get 1 free dan hanya berlaku di hari itu juga? Atau dari brand pakaian yang menawarkan diskon kilat khusus di toko terdekat mereka dan hanya berlaku selama 2 hari? SMS ini bukanlah sekedar kebetulan, tetapi merupakan bagian dari strategi SMS marketing yang juga disebut sebagai SMS targeted. Berbeda dari SMS massal yang dikirim ke semua orang tanpa mempertimbangkan preferensi atau kriteria tertentu, SMS targeted dikirim secara khusus kepada kelompok pelanggan yang tepat di waktu yang tepat. Jenis SMS marketing tidak hanya berfungsi sebagai alat promosi, tetapi juga sebagai sarana untuk menciptakan interaksi dengan pelanggan yang lebih personal. Kenali lebih lanjut tentang apa itu SMS targeted serta cara menerapkannya secara efektif untuk bisnis Anda. 

Apa Itu SMS Targeted?

SMS targeted adalah salah satu strategi marketing menggunakan layanan pesan singkat. Sebagai bagian dari SMS marketing, SMS targeted berfokus mengirimkan pesan yang dipersonalisasi ke penerima berdasarkan kriteria tertentu. Tujuannya adalah untuk menjangkau audiens sasaran yang diharapkan tertarik dengan produk atau layanan bisnis, sehingga meningkatkan potensi engagement dan penjualan, hingga memperluas jangkauan bisnis. 

Apa Saja Kriteria Pelanggan untuk SMS Targeted?

Beberapa kriteria khusus yang digunakan untuk targeted SMS marketing adalah:

• Demografi: Kriteria demografi mencakup usia, jenis kelamin, jumlah pendapatan, tingkat pendidikan, pekerjaan, hingga status pernikahan. 

• Lokasi: Kriteria lokasi menargetkan pelanggan berdasarkan lokasi geografis pelanggan, seperti negara, provinsi, kota, atau lokasi toko terdekat untuk menawarkan promosi spesial. Targeted SMS dengan kriteria ini dikenal juga sebagai geo-targeted SMS.

• Perilaku Pembelian: Kriteria perilaku pembelian meliputi riwayat pembelian, perilaku browsing di website atau aplikasi, cart abandonment, hingga respon pada kampanye marketing sebelumnya.

• Psikografi: Kriteria psikografi mencakup minat, gaya hidup, nilai hidup, dan motivasi pelanggan.

• Customer Lifecycle: Kriteria customer lifecycle mencakup apakah pelanggan termasuk pelanggan baru, loyal, atau sudah tidak aktif.

Apa Manfaat Memakai SMS Targeted untuk Bisnis?

Penerapan SMS targeted menawarkan banyak keuntungan menarik untuk bisnis, seperti:

Jangkauan Luas

Hampir 91% dari populasi penduduk dunia memiliki handphone yang dapat menerima pesan singkat. Hal ini membuat bisnis dapat lebih mudah menjangkau pelanggan secara luas menggunakan layanan SMS. Dengan demikian, perusahaan dapat meningkatkan skala kampanye marketing maupun komunikasi bisnis lainnya ke tingkatan yang lebih luas tanpa harus terhalang batasan geografis.

Open Rate yang Tinggi

Open rate adalah metrik untuk mengukur persentase penerima yang membuka email atau SMS dari total pesan yang dikirimkan. Dibandingkan email marketing, SMS marketing seperti SMS targeted memiliki open rate yang lebih tinggi. Pelanggan cenderung membaca dan menanggapi pesan SMS dengan cepat. Hal ini memberikan bisnis alat ampuh untuk meningkatkan visibilitas dan mendorong tindakan segera dari pelanggan.

Tidak Memerlukan Jaringan Internet

Tidak seperti channel digital marketing lainnya, layanan SMS umumnya tidak memerlukan jaringan internet. Hal ini memudahkan bisnis untuk memperluas jangkauan pelanggan di berbagai daerah, khususnya daerah dengan jaringan internet yang terbatas.

Pengiriman Langsung

Pesan SMS umumnya dikirim secara instan, dengan 95% pesan teks dibaca 3 menit setelah diterima. Hal ini menjadikan SMS targeted menjadi channel komunikasi ideal untuk penawaran, promosi, atau informasi penting dalam rentang waktu tertentu dan membutuhkan perhatian pelanggan yang cepat.

Bagaimana Strategi Efektif Menerapkan SMS Targeted untuk Bisnis?

Guna menerapkan SMS targeted yang efektif dan mendapatkan hasil optimal, berikut adalah beberapa langkah yang bisa diterapkan untuk bisnis Anda:

Lakukan Segmentasi Pelanggan

Langkah pertama adalah melakukan pengelompokkan pelanggan berdasarkan kriteria tertentu, seperti usia, lokasi, perilaku pembelian, gaya hidup, dan sebagainya. Proses segmentasi memastikan Anda mengirim pesan yang relevan ke kelompok pelanggan yang tepat, sehingga meningkatkan angka engagement maupun konversi yang diharapkan.

Buat Pesan yang Relevan dan Dipersonalisasi

Salah satu kunci dari kesuksesan SMS targeted adalah isi pesan teks yang relevan dan dipersonalisasi untuk segmen pelanggan tertentu. Misal, Anda dapat mencantumkan nama pelanggan di dalam pesan tersebut atau mengirimkan penawaran berdasarkan riwayat pembelian sebelumnya. 

Tentukan Waktu Pengiriman yang Tepat

Kirimlah pesan di waktu-waktu di mana pelanggan kemungkinan besar akan membaca pesan tersebut, seperti misalnya pagi hari atau sore menjelang malam. Selain itu, SMS targeted juga bisa digunakan untuk mengirimkan reminder, penawaran dengan waktu terbatas, atau diskon eksklusif. Pemilihan waktu pengiriman yang tepat akan meningkatkan jumlah klik terhadap pesan tersebut.

Call-to-Action yang Jelas

Mengingat jumlah kata di dalam SMS yang singkat, Anda perlu mencantumkan semua informasi penting dengan efektif di dalam pesan teks tersebut. Hal ini termasuk call-to-action atau ajakan bertindak untuk pelanggan. Misal, penawaran waktu terbatas mengajak pelanggan untuk datang ke toko terdekat hingga maksimal 2 hari kemudian.

Optimalkan Strategi Marketing Anda dengan Layanan SMS Gateway dari MitraComm!

Salah satu cara untuk memastikan keberhasilan strategi SMS targeted Anda adalah dengan bekerja sama dengan mitra yang tepat. MitraComm Ekasarana Channel Solution (MECS) dapat menjadi mitra andalan Anda dalam mengoptimalkan strategi SMS targeted melalui layanan SMS gateway. MECS memastikan Anda terhubung dengan berbagai perusahaan telekomunikasi ternama di Indonesia, sehingga Anda dapat menjangkau seluruh pelanggan Anda melalui layanan SMS dengan mudah.  Layanan SMS kami juga turut mencakup SMS banking, push & pull SMS, SMS broadcast/bulk SMS, SMS online transactions, hingga SMS advertising. Tidak hanya itu, kami juga menyediakan layanan monitoring support yang beroperasi 24/7 untuk mendukung kelancaran strategi SMS marketing Anda.  Hubungi kami sekarang melalui email marketing@phintraco.com untuk informasi lebih lanjut seputar SMS gateway dan SMS targeted.  Editor: Irnadia Fardila

Seiring dengan meningkatnya penggunaan dokumen elektronik untuk kebutuhan personal hingga kebutuhan bisnis, e-Meterai hadir sebagai solusi modern untuk memberikan kekuatan hukum dengan menggantikan meterai tempel. Akan tetapi, tidak jarang banyak pengguna yang memerlukan pembubuhan 2 e-Meterai sekaligus dalam satu dokumen. Banyak pihak masih menganggap proses ini sederhana. Akan tetapi, jika dilakukan dengan keliru, e-Meterai yang sudah dibubuhkan dapat menjadi tidak valid dan dinyatakan tidak sah di mata hukum. Artikel ini akan membahas panduan praktis pembubuhan 2 e-Meterai untuk dokumen elektronik yang bisa Anda ikuti.

Apakah Bisa Membubuhkan 2 E-Meterai Sekaligus?

Pada beberapa kasus, satu dokumen elektronik memerlukan pembubuhan 2 e-Meterai sekaligus. Dokumen ini akan memiliki dua kolom tanda tangan serta dua kolom untuk menempatkan e-Meterai. Jika 2 e-Meterai akan ditempatkan di satu dokumen, maka pembubuhan e-Meterai akan dilakukan secara bertahap.  Namun, jika dokumen yang akan diberikan 2 e-Meterai berjumlah lebih dari 1, pastikan Anda sudah menggabungkan semua file dokumen ke dalam satu dokumen tunggal sebelum melakukan pembubuhan. Perubahan atau penggabungan setelah proses pembubuhan e-Meterai dapat membuat dokumen tersebut telah mengalami perubahan, sehingga e-Meterai menjadi tidak valid.

Bagaimana Cara Membubuhkan 2 E-Meterai Sekaligus?

Untuk melakukan pembubuhan 2 e-Meterai ke dalam 1 file dokumen, ikuti langkah-langkah berikut ini:

1. Kunjungi https://mitracomm.e-meterai.co.id/. 
2. Lakukan login dengan akun yang sudah terdaftar.
3. Setelah login, akan ditemukan opsi “Pembelian”. Jika belum memiliki meterai elektronik, Anda dapat memilih opsi “Pembelian” untuk melanjutkan proses pembelian kuota e-Meterai. Beli e-Meterai sesuai dengan kebutuhan Anda, misal Anda dapat membeli 2 e-Meterai.
4. Kembali ke halaman awal dan pilih opsi “Pembubuhan” untuk memulai proses pembubuhan e-Meterai.
5. Masukkan data yang dibutuhkan sesuai kolom yang tersedia. Lalu, unggah dokumen dalam format PDF dengan ukuran maksimal 4 MB.
6. Posisikan e-Meterai yang akan dibubuhkan pada dokumen sesuai ketentuan yang berlaku. Selanjutnya, klik “Bubuhkan e-Meterai”. Contoh pembubuhan e-Meterai yang benar sebaiknya berada di samping kiri kolom tanda tangan agar tidak terkena coretan tanda tangan digital.
7. Apabila baru pertama kali melakukan pembubuhan meterai elektronik, Anda akan diminta membuat PIN dengan 6-digit angka. PIN ini termasuk ke dalam proses autentikasi. Kemudian, klik “Lanjutkan” jika sudah memasukkan PIN.
8. Jika sudah melakukan pembubuhan, Anda akan melihat tampilan e-Meterai yang sudah dibubuhkan pada dokumen.
9. Dokumen yang sudah dibubuhkan akan dikirimkan secara otomatis ke email pengguna atau bisa diunduh dengan menekan tombol “Unduh”. Jika masih belum menerima dokumen via email, Anda dapat menekan tombol “Kirim Ulang Email”.
10. Dokumen yang baru saja dibubuhi dan diunduh kemudian diunggah lagi untuk pembubuhan e-Meterai kedua.
11. Posisikan e-Meterai kedua di lokasi yang diinginkan. Selanjutnya, klik “Bubuhkan e-Meterai”.
12. Masukkan PIN yang sudah dibuat dan klik “Lanjutkan”. Anda akan melihat tampilan e-Meterai yang sudah dibubuhkan pada dokumen.
13. Dokumen yang sudah dibubuhkan akan dikirimkan secara otomatis ke email pengguna atau bisa diunduh dengan menekan tombol “Unduh”. Jika masih belum menerima dokumen via email, Anda dapat menekan tombol “Kirim Ulang Email”.

Apakah E-Meterai Bisa Digunakan 2 Kali?

Sebelumnya, Anda sudah mengetahui cara pembubuhan 2 e-Meterai di dalam satu dokumen. Akan tetapi, satu e-Meterai hanya berlaku satu kali pemakaian dan tidak bisa digunakan berkali-kali. Setelah e-Meterai berhasil dibubuhkan pada sebuah dokumen, e-Meterai tersebut tidak bisa direvisi atau dipakai kembali untuk dokumen lain karena sudah terikat secara unik pada dokumen tersebut. Jika e-Meterai sudah digunakan, maka kuota e-Meterai Anda akan berkurang dan e-Meterai tersebut tidak bisa dipindahkan ke dokumen lain. Jadi, jika Anda perlu membubuhkan lebih dari satu e-Meterai untuk dokumen elektronik, Anda dapat membeli e-Meterai sesuai jumlah yang Anda butuhkan. Kemudian, lakukan pembubuhan 2 e-Meterai secara bertahap.

Apakah Pembubuhan E-Meterai Bisa Diulang?

Pada beberapa kasus, pengguna dapat mengalami kegagalan saat melakukan pembubuhan e-Meterai. Kegagalan ini bisa disebabkan oleh banyak hal, mulai dari tingginya traffic ke website platform pembubuhan e-Meterai resmi, kapasitas dan jenis dokumen yang tidak sesuai, hingga masalah pada jaringan internet. Jika mengalami kegagalan saat pembubuhan, Anda dapat mengulang proses pembubuhan.  Proses pembubuhan ulang tidak mengharuskan pengguna untuk membeli e-Meterai lagi serta tidak mengurangi kuota e-Meterai yang dimiliki. Pengguna dapat mengecek Riwayat Pembubuhan untuk mengecek riwayat pembubuhan yang sudah dilakukan. Ikuti langkah ini untuk mengulang pembubuhan e-Meterai:

1. Kunjungi https://mitracomm.e-meterai.co.id/. 
2. Lakukan login dengan akun yang sudah terdaftar.
3. Klik nama pengguna di bagian kanan atas.
4. Klik menu “Riwayat Pembubuhan” untuk mengecek riwayat pembubuhan yang pernah dilakukan.
5. Klik dokumen yang sudah diunggah.
6. Klik tombol “Bubuhkan Ulang”.

Proses pembubuhan ulang e-Meterai dapat dilakukan maksimal 2x24 jam hingga selanjutnya melakukan proses pengajuan refund kuota. Jika cara ini masih belum berhasil, pengguna dapat menghubungi platform tempat e-Meterai itu dibeli. 

Bagaimana Cara Pembubuhan E-Meterai yang Benar?

Pembubuhan e-Meterai bisa dilakukan secara digital tanpa perlu mencetak dokumen apapun. Berikut adalah beberapa langkah untuk membubuhkan e-Meterai:

1. Kunjungi https://mitracomm.e-meterai.co.id/. 
2. Lakukan login dengan akun yang sudah terdaftar dan pilih opsi “Pembubuhan”.
3. Masukkan data yang dibutuhkan sesuai kolom yang tersedia. Lalu, unggah dokumen dalam format PDF dengan ukuran maksimal 4 MB.
4. Posisikan e-Meterai yang akan dibubuhkan pada dokumen sesuai ketentuan yang berlaku. Selanjutnya, klik “Bubuhkan e-Meterai”. 
5. Jika baru pertama kali melakukan pembubuhan meterai elektronik, Anda akan diminta membuat PIN dengan 6-digit angka. PIN ini termasuk ke dalam proses autentikasi. Kemudian, klik “Lanjutkan” jika sudah memasukkan PIN.
6. Jika sudah melakukan pembubuhan, Anda akan melihat tampilan e-Meterai yang sudah dibubuhkan pada dokumen.
7. Dokumen yang sudah dibubuhkan akan dikirimkan secara otomatis ke email pengguna atau langsung diunduh dengan menekan tombol “Unduh”. Jika masih belum menerima dokumen via email, Anda dapat menekan tombol “Kirim Ulang Email”.

MitraComm: Partner Terpercaya untuk Pembelian dan Pembubuhan E-Meterai!

MitraComm Ekasarana Channel Solution (MECS) merupakan distributor resmi e-Meterai yang dipercaya oleh Peruri. MECS menyediakan layanan pembelian dan pembubuhan e-Meterai yang aman, cepat, dan praktis untuk pemungut/WAPU, reseller, hingga end-user. MECS menjamin setiap e-Meterai yang disediakan memiliki keaslian yang terverifikasi serta dapat digunakan sesuai ketentuan hukum yang berlaku. Dengan sistem yang andal serta dukungan tim profesional, proses pembubuhan e-Meterai bisa dilakukan secara efisien tanpa risiko pemalsuan atau penyalahgunaan. Percayakan kebutuhan pembelian dan pembubuhan e-Meterai Anda dengan MECS dan pastikan dokumen elektronik Anda terlindungi serta siap digunakan untuk berbagai kebutuhan. Untuk informasi lebih lanjut seputar e-Meterai, hubungi kami melalui email marketing@phintraco.com atau kunjungi https://mitracomm.e-meterai.co,id/ untuk mulai membeli dan membubuhkan e-Meterai dari mitra terpercaya. Editor: Irnadia Fardila

Anda mungkin pernah masuk ke sebuah gedung bangunan setelah berjalan di tengah cuaca yang panas menyengat. Saat melangkah ke dalam, Anda disambut oleh udara sejuk yang berbanding terbalik dengan suhu panas di luar bangunan. Proses pendinginan ini merupakan bagian dari sistem HVAC yang berfungsi menjaga suhu dan kualitas udara yang nyaman di dalam bangunan.  Sistem HVAC yang merupakan singkatan dari heating, ventilation, dan air conditioning merupakan sistem penting yang berperan besar dalam menciptakan suasana nyaman dan sehat di berbagai bangunan, mulai dari kantor, pusat perbelanjaan, hingga fasilitas industri. Artikel ini akan mengulas lebih lanjut tentang apa itu sistem HVAC, bagaimana cara kerjanya, hingga tips pemeliharaan untuk menjaga kualitas sistem tetap optimal.

Apa yang Dimaksud dengan HVAC?

HVAC (heating, ventilation, air conditioning) merujuk pada serangkaian teknologi yang digunakan untuk mengontrol suhu, kelembapan udara, dan kualitas udara dalam ruangan tertutup. Sistem HVAC biasa ditemukan di gedung bangunan modern seperti apartemen, gedung perkantoran, rumah sakit, dan sebagainya. Sistem ini berperan penting dalam memastikan suhu dan sirkulasi udara yang nyaman untuk penghuni bangunan. Tanpa adanya sistem HVAC, bangunan akan sulit meregulasi suhu yang nyaman dan udara kotor akan terperangkap di dalam bangunan. Hal ini berpotensi memicu masalah kesehatan pada penghuni hingga merusak furnitur bangunan akibat pertumbuhan jamur dan lingkungan lembap.

Apa Saja Komponen HVAC dan Fungsinya?

Seperti namanya, sistem HVAC terbagi menjadi tiga komponen utama, yaitu heating, ventilation, dan air conditioning. Ketiga komponen ini bekerja sama untuk mengatur suhu dan kelembapan di dalam ruangan serta menjaga udara tetap bersih dari polutan atau alergen. Adapun fungsi dari tiap komponen HVAC adalah:

Heating

Sistem heating atau pemanas berfungsi untuk menghasilkan panas di dalam gedung bangunan, terutama saat cuaca sedang dingin. Heating bekerja dengan membakar bahan bakar seperti gas atau minyak untuk menghasilkan panas, yang kemudian akan disalurkan oleh kipas blower melalui saluran udara ke berbagai ruangan di dalam gedung. Sistem pemanas dapat berupa unit pemanas pusat atau unit pemanas yang lebih kecil di beberapa ruangan. 

Ventilation

Sistem ventilasi berfungsi untuk memastikan sirkulasi udara yang optimal di dalam gedung bangunan. Sistem ini menggunakan saluran udara, ventilasi, dan alat penyaring udara untuk mengalirkan udara segar ke dalam bangunan dan membuang udara kotor yang terperangkap di dalam bangunan. Beberapa bangunan modern memiliki struktur yang tertutup rapat dan mengharuskan adanya ventilasi dari sistem HVAC untuk mengalirkan udara segar ke dalam bangunan.

Air Conditioning

Sistem air conditioning berfungsi untuk mendinginkan suhu dan mengontrol kelembapan udara di dalam ruangan, khususnya saat cuaca panas atau di daerah dengan iklim tropis. Sistem air conditioning mendinginkan udara dalam ruangan dengan menyerap panas menggunakan refrigeran dan melepaskannya ke luar bangunan. Kipas blower mengalirkan udara yang sudah dingin melalui saluran udara ke ruangan-ruangan di dalam bangunan.

Bagaimana Cara Kerja Sistem HVAC?

Sistem HVAC beroperasi dengan mengontrol suhu, kelembapan, dan kualitas udara dalam ruangan untuk menjaga lingkungan yang nyaman dan sehat. Cara kerja sistem HVAC bermula dari termostat yang berfungsi sebagai pusat kontrol untuk mengatur suhu yang diinginkan. Sistem pemanas menggunakan tungku pembakaran atau heat pump untuk menghasilkan panas dengan membakar bahan bakar atau mengekstraksi panas dari luar. Sedangkan sistem pendingin menangkap panas dan melepaskannya ke luar bangunan.  Sementara filter yang dipasang di saluran udara membersihkan udara dengan memerangkap debu dan alergen, sehingga dapat meningkatkan kualitas udara. Beberapa sistem HVAC juga dilengkapi dengan pelembap udara atau dehumidifier untuk menjaga tingkat kelembapan ruangan normal. 

Apa Manfaat Sistem HVAC Pada Bangunan?

Beberapa manfaat yang bisa dirasakan dari sistem HVAC pada bangunan adalah:

Meningkatkan Kualitas Udara

Melalui proses ventilasi dan penyaringan, sistem HVAC dapat membuang debu, alergen, bakteri, dan kontaminan udara lainnya. Sistem ventilasi ini akan mencegah udara kotor dan lembap terperangkap di dalam bangunan, sehingga kualitas udara yang dihirup penghuni menjadi lebih sehat. Sistem ventilasi yang dirawat dengan baik dapat memastikan sirkulasi udara yang optimal untuk mengalirkan udara yang lebih sehat ke dalam ruangan.

Menjaga Suhu yang Nyaman

Sistem HVAC berperan penting untuk menjaga suhu yang nyaman di dalam bangunan. Tanpa sistem ini, bagian dalam bangunan dapat memiliki suhu dingin atau panas yang berlebih di cuaca-cuaca tertentu. Pengaturan suhu juga dibutuhkan untuk mencegah kelembapan berlebih yang bisa memicu pertumbuhan jamur atau kurangnya kelembapan yang bisa memicu kulit kering pada penghuni. Hal ini diperlukan untuk menciptakan lingkungan yang nyaman untuk beraktivitas sehari-hari. 

Menciptakan Lingkungan yang Nyaman dan Sehat

Dari suhu yang nyaman dan kualitas udara yang baik, lingkungan yang sehat untuk beraktivitas pun dapat diciptakan. Sistem HVAC yang bekerja optimal dapat mencegah masalah kesehatan seperti alergi, asma, iritasi kulit, sick building syndrome, dan masalah lainnya yang disebabkan oleh kondisi dalam ruangan yang kurang baik. 

Tips Memelihara Sistem HVAC

Sistem HVAC dapat bekerja maksimal dalam mengatur suhu dan kualitas udara jika dipelihara dengan baik. Pemeliharaan ini juga berfungsi untuk memperpanjang usia peralatan di dalam sistem HVAC. Beberapa tips yang bisa dilakukan untuk memelihara sistem HVAC adalah:

Bersihkan Filter dan Saluran Udara Secara Berkala

Filter udara yang berfungsi menyaring udara perlu dibersihkan atau diganti secara rutin, seperti tiap bulan hingga tiga bulan, untuk mencegah penumpukan debu dan kotoran. Inspeksi dan pembersihan saluran udara juga diperlukan untuk mengecek adanya kebocoran atau sumbatan. Tindakan ini juga bertujuan untuk mengurangi beban kerja berlebih yang dapat memperpendek usia komponen.

Pantau Level Refrigeran

Refrigeran adalah komponen penting dalam memastikan proses pendinginan yang efisien. Mengecek level refrigeran setiap enam bulan serta kebocoran atau kerusakan pada komponen sangat penting untuk menjaga tekanan serta kapasitas pendinginan yang tepat. Hal ini juga diperlukan agar suhu di dalam bangunan dapat tetap diatur sesuai keinginan.

Perhatikan Aroma atau Suara yang Tidak Biasa

Selalu perhatikan aroma atau suara yang tidak biasa saat sistem HVAC dinyalakan. Hal ini dapat menunjukkan adanya masalah pada mesin yang perlu ditangani segera. Misal, jika Anda menyadari aroma yang kurang enak pada saluran udara, hal ini dapat mengindikasikan adanya masalah seperti bangkai binatang atau penumpukan kotoran. Penanganan masalah sejak dini dapat mencegah masalah yang lebih besar maupun biaya penggantian komponen yang mahal.

Jadwalkan Pembersihan dengan Tenaga Profesional

Tenaga profesional memiliki pengetahuan dan alat yang dibutuhkan untuk membersihkan dan memelihara komponen sistem HVAC. Pemeriksaan oleh tenaga profesional dapat menemukan masalah-masalah serius yang mungkin tidak dapat Anda temukan sendiri. Selain diperlukan untuk memastikan kepatuhan terhadap standar keamanan, hal ini juga berfungsi untuk memperpanjang usia komponen sistem.

Percayakan Kebersihan Sistem HVAC Anda dengan Mitracomm Sumber Sarana!

Sistem HVAC yang bersih dan terawat tidak hanya menjaga kualitas udara dan lingkungan kerja, tetapi juga mendukung produktivitas dan kesehatan seluruh karyawan. Mitracomm Sumber Sarana (MSS) hadir sebagai solusi terpercaya untuk menjaga kebersihan kantor, termasuk sistem HVAC yang digunakan untuk meregulasi suhu dan sirkulasi udara di dalam gedung kantor. Sebagai vendor cleaning service terpercaya di Jakarta, MSS didukung oleh tim berpengalaman dan tim canggih untuk memastikan setiap sudut ruangan, termasuk sistem HVAC, bersih dan berfungsi optimal. Kami menawarkan berbagai jenis layanan kebersihan yang bisa dipilih sesuai kebutuhan bisnis Anda:

• General Cleaning Service: Layanan pembersihan rutin, termasuk pemeliharaan area bersama, menjaga kebersihan toilet, membuang dan mengelola sampah, dan mengelola taman dan tumbuhan.

• Special Treatment Service: Layanan pembersihan khusus untuk material atau permukaan tertentu, seperti misalnya kristalisasi lantai untuk marmer, perbaikan permukaan yang rusak, lapisan pelindung, hingga pembersihan karpet secara mendalam.

• High-Risk Cleaning Service: Layanan pembersihan untuk area-area yang berbahaya (seperti area kaca yang tinggi) mengguna

Bersama Mitracomm Sumber Sarana, Anda dapat fokus pada pertumbuhan bisnis, sementara kami menangani kebersihan lingkungan kerja Anda. Untuk informasi lebih lanjut, hubungi kami melalui email info@mss.id. Editor: Irnadia Fardila

Sebagai negara beriklim tropis dan berada di garis khatulistiwa, kelembapan udara normal di Indonesia dapat berkisar antara 70%-90% sepanjang tahun. Tingkat kelembapan ini dipengaruhi oleh iklim tropis, suhu yang hangat sepanjang tahun, penguapan air dari laut dan hutan tropis yang luas, serta curah hujan yang tinggi. Kelembapan udara normal di Indonesia memang cenderung lebih tinggi dibandingkan kelembapan normal di dalam ruangan, yang umumnya direkomendasikan pada angka 40%-60%. Pada lingkungan perkantoran di mana karyawan dapat menghabiskan sekitar 8 jam per hari di dalam ruangan, kelembapan ruangan menjadi faktor yang tidak bisa diabaikan. Menjaga kelembapan ruangan kerja yang baik sangat penting untuk memastikan kenyamanan dan kesehatan selama bekerja. Artikel ini akan membahas lebih lanjut tentang kelembapan ruangan lingkungan kerja serta tips menjaga kadar kelembapan yang baik.

Berapa Kelembapan Ruangan yang Normal?

Kelembapan udara merujuk pada kandungan air yang ada di dalam udara. Semakin tinggi kadar uap air, maka semakin tinggi kelembapan udara. Pada bangunan seperti gedung perkantoran, kelembapan dalam ruangan yang normal berkisar antara 40% hingga 60%. Rentang ini dianggap sebagai angka ideal untuk menjaga kenyamanan dan kesehatan penghuni ruangan serta kondisi furnitur yang ada di ruangan tersebut.  Berbeda dari kelembapan udara di luar ruangan yang dipengaruhi cuaca, iklim, dan kondisi geografis, kelembapan di dalam ruangan dipengaruhi oleh karakteristik bangunan, penggunaan AC, maupun penempatan ventilasi. Upaya menjaga kelembapan normal di dalam ruangan, terutama di area perkantoran, diperlukan agar karyawan dapat bekerja optimal di lingkungan yang nyaman dan sehat.

Bagaimana Cara Mengecek Kelembapan Ruang Kantor?

Beberapa cara yang bisa Anda gunakan untuk mengecek kelembapan ruangan normal di gedung perkantoran adalah:

Menggunakan Hygrometer

Penggunaan hygrometer merupakan salah satu cara paling mudah dan akurat untuk mengecek kelembapan di dalam ruangan. Hygrometer yang tersedia di pasaran berbentuk analog atau digital. Untuk pemakaiannya, hygrometer cukup diletakkan di ruangan yang ingin diukur kelembapannya, tunggu beberapa saat hingga hasil pengukuran stabil, dan baca hasil pengukuran yang tertera pada hygrometer.

Metode Es Batu

Metode es batu adalah metode sederhana untuk mengetahui gambaran kasar dari kelembapan di dalam ruangan. Anda dapat mengisi gelar dengan air dan 2–4 es batu, kemudian letakkan di dalam ruangan selama 3–5 menit. Jika muncul kondensasi di luar gelas, maka kelembapan ruangan termasuk tinggi. Jika gelas tidak memiliki kondensasi, maka kelembapan udara termasuk rendah.

Perangkat dengan Fitur Pengecek Kelembapan

Beberapa perangkat modern seperti AC dan air purifier sudah dilengkapi dengan fitur canggih untuk mengecek kelembapan di dalam ruangan. Perangkat ini memungkinkan Anda untuk memantau tingkat kelembapan ruangan secara langsung tanpa memerlukan alat pengukur terpisah.

Apa Dampak Kelembapan Ruang Kantor yang Terlalu Tinggi atau Rendah?

Kelembapan ruang kantor yang terlalu tinggi atau rendah dapat menimbulkan beberapa dampak negatif kepada karyawan maupun peralatan yang ada di dalam kantor. Kelembapan yang terlalu tinggi berkisar di atas 60%, sementara kelembapan yang terlalu rendah berkisar di bawah 30%–40%. Tingginya kelembapan di dalam ruang kantor dapat memicu pertumbuhan jamur, tungau, maupun alergen lainnya. Hal ini berpotensi menimbulkan bahaya kesehatan seperti asma, alergi, sick building syndrome, masalah pernapasan, maupun sakit kepala. Kadar air yang berlebih juga dapat memunculkan noda lembab dan cat yang mengelupas pada tembok atau perabotan. Tidak hanya itu, hal ini juga dapat menarik serangga karena lingkungan yang terlalu lembab. Jika dibiarkan, kelembapan ini bisa memicu kerusakan seperti keropos atau jamur pada perabotan. Di sisi lain, kelembapan ruangan yang terlalu rendah dapat membuat udara menjadi terlalu kering. Hal ini dapat menyebabkan iritasi pada mata, kulit, dan saluran pernapasan. Hasilnya, kulit penghuni dapat menjadi kering atau gatal serta meningkatkan kerentanan terhadap penyakit pernapasan. Kelembapan yang rendah juga membuat udara lebih dingin dan dapat menurunkan kenyamanan di dalam ruangan. Perabotan juga berisiko mengalami keretakan akibat rendahnya kelembapan di dalam ruangan.

Bagaimana Cara Menjaga Kelembapan Ruangan Normal?

Menjaga kelembapan ruangan di rentang angka normal sangat penting untuk menjaga kenyamanan dan kesehatan penghuni ruangan. Berikut adalah beberapa langkah yang bisa Anda terapkan untuk menjaga kelembapan ruangan yang baik di lingkungan kantor:

Gunakan Humidifier atau Dehumidifier

Humidifer dan dehumidifier adalah dua peralatan yang digunakan untuk mengaturan kelembapan udara di dalam ruangan agar lebih sehat dan nyaman. Humidifer digunakan untuk menambah kelembapan di udara yang terlalu kering, sementara dehumidifier digunakan untuk mengurangi kelembapan berlebih. Anda dapat menggunakan kedua perangkat ini sesuai dengan kondisi kelembapan di dalam ruang kantor.

Letakkan Tanaman Hijau

Tanaman hijau di dalam ruang kantor tidak hanya berfungsi sebagai hiasan, tetapi juga membantu kelembapan ruangan agar tetap normal. Tanaman hijau dapat meregulasi kelembapan udara secara alami melalui proses transpirasi, di mana tanaman dapat mengeluarkan uap air untuk meningkatkan kelembapan udara di dalam ruangan. Kehadiran tanaman hijau juga dapat membersihkan udara dari polutan dan menciptakan lingkungan kantor yang lebih segar.

Optimalkan Ventilasi Udara

Ventilasi udara yang baik akan membuat kualitas udara di dalam ruangan menjadi lebih baik. Hal ini dapat mengurangi penumpukan kelembapan dengan menukar udara di dalam ruang kantor dengan udara luar yang lebih kering. Mayoritas gedung perkantoran menggunakan sistem heating, ventilation, air conditioning (HVAC) untuk menjaga sirkulasi udara serta kualitas udara dalam ruangan yang baik.

Lakukan Pemeliharaan Sistem HVAC Secara Rutin

Pemeliharaan sistem HVAC secara rutin diperlukan untuk memastikan sirkulasi udara yang efisien dan mengurangi kelembapan berlebih. Contoh pemeliharaan ini dapat berupa penggantian filter udara dan air duct cleaning. Sistem HVAC yang kurang dirawat dapat memicu tumbuhnya bakteri dan jamur akibat aliran udara yang tersumbat. Pemeliharaan ini juga dilakukan untuk menjaga efisiensi kerja sistem dan memperpanjang usia sistem HVAC.

Perhatikan Kelembapan di Area Tertentu

Beberapa area di kantor dapat memerlukan tingkat kelembapan tertentu. Sebagai contoh, ruang server dengan banyak peralatan elektronik mengharuskan tingkat kelembapan yang lebih rendah untuk mencegah kerusakan pada peralatan tersebut. Sementara ruang arsip yang berisi banyak dokumen kertas tidak boleh memiliki kelembapan yang terlalu tinggi agar tidak mengalami kerusakan. 

MitraComm Sumber Sarana (MSS): Mitra Andalan untuk Wujudkan Ruang Kantor Bersih dan Nyaman

Kantor yang bersih dan nyaman dengan kadar kelembapan yang ideal adalah kunci menciptakan lingkungan kerja sehat dan produktif. Untuk menjawab kebutuhan ini, MitraComm Sumber Sarana (MSS) hadir sebagai mitra andalan Anda untuk mewujudkan ruang kantor yang bersih, bebas debu, dan terawat. Sebagai penyedia solusi cleaning service terpercaya di Jakarta, MSS memastikan kebutuhan kebersihan kantor Anda dapat terpenuhi secara optimal. MSS memiliki beberapa jenis layanan yang bisa dipilih sesuai kebutuhan Anda:

• General Cleaning Service: Layanan pembersihan rutin, termasuk pemeliharaan area bersama, menjaga kebersihan toilet, membuang dan mengelola sampah, dan mengelola taman dan tumbuhan.

• Special Treatment Service: Layanan pembersihan khusus untuk material atau permukaan tertentu, seperti misalnya kristalisasi lantai untuk marmer, perbaikan permukaan yang rusak, lapisan pelindung, hingga pembersihan karpet secara mendalam.

• High-Risk Cleaning Service: Layanan pembersihan untuk area-area yang berbahaya (seperti area kaca yang tinggi) menggunakan peralatan dan keahlian khusus serta dikerjakan oleh tenaga berpengalaman.

Tunggu apalagi? Percayakan urusan kebersihan kantor Anda kepada MSS dan rasakan dampak positif lingkungan kerja yang bersih terhadap performa karyawan dan perusahaan. Untuk informasi lebih lanjut, hubungi kami melalui email info@mss.id.  Editor: Irnadia Fardila

Di balik kenyamanan suhu ruangan dan kualitas udara yang kita nikmati di dalam gedung bangunan, terdapat sistem saluran udara (air duct) yang bekerja untuk mensirkulasikan udara dan suhu. Namun, seiring berjalannya waktu, saluran udara ini akan dipenuhi debu, kotoran, jamur, dan kontaminan lainnya. Hal ini membuat proses air duct cleaning menjadi langkah penting untuk menjaga kebersihan udara di dalam ruangan.  Pembersihan saluran udara secara rutin tidak hanya membantu kualitas udara tetap bersih, tetapi juga menjaga kualitas komponen saluran udara serta menghemat energi. Kenali lebih lanjut tentang apa itu air duct cleaning, tanda-tanda saluran udara kotor yang perlu diwaspadai, hingga proses air duct cleaning.

Apa Itu Air Duct Cleaning?

Air duct cleaning atau pembersihan saluran udara adalah proses membersihkan komponen dalam sistem heating, ventilasi, air conditioning (HVAC). Sistem ini berfungsi untuk memanaskan, mendinginkan, dan menjaga aliran udara di dalam gedung. Proses ini dibutuhkan di bangunan seperti apartemen, hotel, perkantoran, gedung industri, dan lain sebagainya untuk memastikan sirkulasi udara yang bersih dan sehat.  Manfaat air duct cleaning adalah untuk menghilangkan debu, kotoran, dan allergen lainnya yang menumpuk di dalam saluran udara seiring berjalannya waktu. Air duct cleaning juga meningkatkan efisiensi sistem HVAC, sehingga dapat menghemat energi dan mengurangi biaya tagihan listrik. Pembersihan saluran udara secara rutin sangat penting untuk menjaga kualitas udara di dalam ruangan serta memperpanjang usia peralatan HVAC. 

Tanda-Tanda Air Duct Kantor Perlu Dibersihkan

Berikut ini adalah beberapa tanda yang menunjukkan bahwa air duct di kantor Anda perlu segera dibersihkan:

Lonjakan Tagihan Listrik

Jika Anda melihat adanya lonjakan yang tidak biasa pada tagihan listrik, salah satu faktornya dapat berasal dari sistem HVAC yang tersumbat debu dan kotoran. Saat debu dan kotoran menghambat saluran udara, sistem HVAC akan sulit mensirkulasikan udara di dalam gedung Anda. Hasilnya, sistem HVAC beroperasi lebih keras dan menggunakan lebih banyak energi, yang nantinya berdampak pada meningkatnya tagihan listrik secara signifikan.

Bau Aneh dari Sistem HVAC

Saat sistem HVAC beroperasi, bau jamur atau debu apapun yang tercium dari saluran udara menunjukkan adanya pertumbuhan jamur atau menumpuknya debu di saluran tersebut. Bau ini bisa disebabkan oleh bangkai binatang atau kelembapan di dalam saluran udara, yang mana memerlukan inspeksi dan pembersihan segera sebelum menimbulkan masalah kesehatan yang serius.

Pemanasan atau Pendinginan yang Tidak Konsisten

Jika beberapa area di kantor terasa lebih panas atau dingin dibandingkan area lain, hal ini dapat disebabkan oleh saluran udara yang tersumbat, rusak, atau bocor. Kebocoran atau penyumbatan di saluran udara dapat mengurangi efisiensi sistem HVAC. Hasilnya, distribusi suhu di beberapa area kantor menjadi tidak merata.

Debu Berlebihan yang Menempel di Furnitur

Jika debu terlihat cepat menempel di meja, perabotan, atau permukaan lainnya meskipun sudah dibersihkan secara rutin, hal ini dapat menunjukkan adanya kontaminan yang tersebar melalui saluran udara. Sirkulasi debu secara terus-menerus menandakan saluran udara yang kotor dan memerlukan pembersihan segera.

Apa yang Terjadi Jika Air Duct Tidak Dibersihkan?

Tanpa penanganan yang tepat, air duct yang kotor dapat menimbulkan dampak negatif bagi penghuninya. Beberapa masalah yang dapat terjadi jika tidak dilakukan air duct cleaning adalah:

Memburuknya Kualitas Udara dan Kesehatan Penghuni

Air duct yang kotor dapat menyebarkan udara kotor berisi alergen, debu, spora jamur, dan polutan lainnya. Hasilnya, kualitas udara di dalam ruangan akan semakin buruk dan dapat membahayakan penghuni ruangan tersebut. Jika dibiarkan, hal ini dapat memicu masalah kesehatan seperti gejala alergi, sick building syndrome, atau masalah pernapasan pada karyawan yang menghirupnya. 

Memperpendek Usia Air Duct

Air duct yang tidak kunjung dibersihkan akan membuat debu dan kotoran menumpuk. Kotoran ini membuat efisiensi kerja sistem HVAC menurun, yang menyebabkan pemanasan dan pendinginan tidak merata. Tanpa pembersihan dan pemeliharaan yang memadai, air duct akan lebih cepat rusak, sehingga mengharuskan penggantian komponen yang memakan biaya besar.

Tagihan Listrik Lebih Mahal

Air duct berisi kotoran yang menumpuk membuat sistem HVAC bekerja lebih keras untuk menjaga sirkulasi suhu yang nyaman di ruangan. Kotoran yang menumpuk membuat air duct perlu bekerja lebih keras untuk mempertahankan suhu yang nyaman. Hal ini akan berdampak pada tagihan listrik yang melonjak drastis

Meningkatkan Risiko Keselamatan

Penumpukan kotoran yang berlebihan dapat menyumbat aliran udara dan membuat komponen HVAC mengalami panas berlebih. Hal ini berisiko menimbulkan malfungsi dan kerusakan sistem. Dalam situasi yang lebih buruk, akumulasi partikel yang mudah terbakar di saluran dekat sumber api dapat meningkatkan risiko kebakaran. Hal ini dapat menimbulkan bahaya keselamatan serius bagi penghuni gedung kantor.

Optimalkan Kebersihan Air Duct Kantor Anda dengan Mitracomm Sumber Sarana!

Menjaga kebersihan kantor bukan hanya untuk menjaga penampilan kantor, tetapi juga untuk mengoptimalkan kenyamanan dan produktivitas selama bekerja. Salah satu upaya yang dilakukan adalah proses pembersihan saluran udara. Tanpa perawatan secara rutin, saluran udara dapat menjadi sarang debu, kotoran, dan polutan yang bisa mengganggu kesehatan penghuni bangunan. MitraComm Sumber Sarana (MSS) hadir sebagai mitra andalan bagi Anda yang ingin menjaga kebersihan kantor secara optimal, termasuk salah satunya kebersihan saluran udara kantor Anda. Dengan tim berpengalaman serta peralatan canggih, kami memastikan lingkungan kantor Anda tetap bersih, sehat, dan nyaman. Layanan kebersihan dari MitraComm Sumber Sarana mencakup:

• General Cleaning Service: Layanan pembersihan rutin, termasuk pemeliharaan area bersama, menjaga kebersihan toilet, membuang dan mengelola sampah, dan mengelola taman dan tumbuhan.

• Special Treatment Service: Layanan pembersihan khusus untuk material atau permukaan tertentu, seperti misalnya kristalisasi lantai untuk marmer, perbaikan permukaan yang rusak, lapisan pelindung, hingga pembersihan karpet secara mendalam.

• High-Risk Cleaning Service: Layanan pembersihan untuk area-area yang berbahaya (seperti area kaca yang tinggi) menggunakan peralatan dan keahlian khusus serta dikerjakan oleh tenaga berpengalaman.

Tunggu apalagi? Percayakan kebersihan kantor Anda dengan tenaga berpengalaman seperti MitraComm Sumber Sarana! Untuk informasi lebih lanjut, hubungi kami melalui email info@mss.id.  Editor: Irnadia Fardila

Kebersihan tempat kerja memainkan peran penting dalam menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan produktif. Namun, banyak produk kebersihan yang digunakan justru dapat membahayakan lingkungan karena mengandung bahan kimia yang bisa berdampak negatif kepada lingkungan dan kesehatan manusia. Di sinilah pentingnya green cleaning sebagai metode alternatif dalam menjaga kebersihan tempat kerja.  Metode green cleaning berfokus pada pemakaian bahan-bahan alami serta praktik kebersihan yang ramah lingkungan. Metode ini menjadi opsi populer bagi perusahaan yang tidak hanya ingin menciptakan ruang kerja yang sehat, tetapi juga mencerminkan komitmen terhadap tanggung jawab sosial dan lingkungan. Artikel ini akan membahas lebih lanjut apa itu green cleaning serta tips menerapkannya di lingkungan kerja Anda.

Apa Itu Green Cleaning?

Green cleaning atau pembersihan hijau adalah metode pembersihan yang mengutamakan pemakaian bahan-bahan tidak beracun, dapat terurai secara alami, serta ramah lingkungan untuk melindungi kesehatan manusia serta lingkungan di sekitarnya. Metode ini bertujuan untuk mengurangi pemakaian bahan kimia berbahaya yang sering ditemukan dalam produk pembersih tradisional. Tidak hanya itu, metode pembersihan hijau juga dapat membantu mengurangi limbah dan pencemaran untuk menciptakan lingkungan yang lebih sehat dan berkelanjutan. Seiring dengan meningkatnya kesadaran terkait isu lingkungan, opsi pembersihan hijau menjadi metode yang populer digunakan di berbagai lingkungan, mulai dari lingkungan rumah hingga perkantoran.

Apa Saja Karakteristik dalam Green Cleaning?

Metode green cleaning meliputi beberapa karakteristik berikut ini, yaitu:

• Bebas Bahan Kimia Berbahaya: Produk green cleaning harus bebas dari bahan kimia berbahaya. Hal ini termasuk fosfat, klorin, pewangi buatan, pewarna buatan, dan sebagainya. Jenis produk ini dapat mengurangi paparan racun dan potensi risiko kesehatan seperti masalah pernapasan, iritasi kulit, maupun penyakit jangka panjang. 

• Mudah Terurai: Produk green cleaning dirancang agar mudah terurai serta aman untuk lingkungan. Hal ini sangat penting untuk mencegah polusi maupun kerusakan pada lingkungan sekitar.

• Volatile Organic Compounds (VOCs) yang Rendah: Volatile Organic Compounds (VOCs) adalah komponen bahan organik yang mudah menguap dan dapat mencemari udara. Produk green cleaning dengan VOC yang rendah dapat meningkatkan kualitas udara dalam ruangan dan menurunkan risiko kesehatan bagi penghuni di dalamnya.

• Bahan dan Kemasan Ramah Lingkungan: Bahan-bahan untuk produk green cleaning ditanam secara organik menggunakan metode pertanian sustainable. Produk tersebut juga memakai kemasan yang bisa didaur ulang atau mudah terurai secara alami.

Apa Manfaat Menerapkan Green Cleaning?

Menerapkan green cleaning, khususnya di lingkungan perkantoran, tidak hanya berdampak positif bagi lingkungan, tetapi juga memberikan manfaat bagi perusahaan dan karyawan yang menempatinya. Beberapa manfaat tersebut adalah:

Meningkatkan Kualitas Udara dan Kesehatan Karyawan

Metode green cleaning menggunakan bahan-bahan yang tidak beracun dan mengeluarkan lebih sedikit kandungan VOC dibandingkan produk kebersihan tradisional lainnya. Pemakaian produk-produk ini dapat mencegah paparan bahan beracun pada penghuni gedung kantor. Karyawan dapat terhindar dari risiko masalah pernapasan, alergi, iritasi kulit, sick building syndrome (SBS), dan masalah kesehatan lainnya, sehingga menciptakan lingkungan kerja yang lebih sehat.

Mendukung Produktivitas Karyawan

Lingkungan kerja yang lebih sehat akan mendukung karyawan lebih produktif dan nyaman selama bekerja. Karyawan juga akan merasa lebih dihargai ketika kesehatan mereka diprioritaskan melalui proses pembersihan ruangan secara rutin. Lingkungan yang sehat dan aman juga dapat mengurangi stress dan mendukung kesejahteraan karyawan.

Membangun Reputasi Positif

Menerapkan green cleaning dapat menunjukkan komitmen perusahaan terhadap proses sustainability dan perlindungan lingkungan. Hal ini dapat menarik klien dan mitra bisnis yang sama-sama peduli akan isu lingkungan. Perusahaan pun dapat membangun reputasi positif akan tindakannya dalam menjalankan praktik kebersihan yang ramah lingkungan.

Tips Menerapkan Green Cleaning di Tempat Kerja

Ikuti langkah-langkah berikut ini untuk menjalankan metode pembersihan green cleaning di tempat kerja Anda:

Gunakan Produk Ramah Lingkungan

Mulai beralih ke produk kebersihan yang terbuat dari bahan alami, tidak beracun dan mudah terurai. Produk seperti ini biasanya tidak mengandung bahan kimia berbahaya seperti amonia dan klorin, sehingga dapat mengurangi paparan bahan berbahaya pada karyawan serta meminimalisir pencemaran lingkungan. 

Pakai Alat Kebersihan yang Bisa Dipakai Ulang

Daripada memakai alat kebersihan yang hanya sekali pakai, Anda dapat mulai beralih menggunakan alat kebersihan yang bisa dipakai ulang (reusable). Gunakan kain microfiber, lap yang bisa dicuci ilang, dan spons tahan lama. Selain mengurangi limbah, alat-alat ini juga lebih efektif dalam membersihkan permukaan karena dapat menangkap lebih banyak debu dan kotoran.

Buat Tempat Daur Ulang dan Program Pengelolaan Sampah

Buat proses daur ulang lebih mudah dan bisa diakses karyawan dengan menempatkan tempat sampah yang sudah diberi label, seperti label kertas, sampah organik, plastik, kaca, atau sampah elektronik. Anda dapat mendorong karyawan untuk terbiasa membuang sampah di tempatnya dan memilah sampah mereka. Cara ini akan membuat proses pembersihan lebih efisien dan ramah lingkungan.

Berikan Pelatihan Kepada Karyawan

Berikan pelatihan kepada petugas kebersihan dan karyawan tentang praktik green cleaning yang diterapkan di kantor Anda. Anda dapat membuat workshop, seminar, atau poster untuk mengedukasi karyawan tentang tindakan apa saja yang dapat dilakukan sebagai kontribusi terhadap strategi green cleaning.

Pilih Mitra Kebersihan yang Tepat

Beberapa gedung kantor memanfaatkan pihak ketiga untuk mengelola kebersihan lingkungan kantor mereka. Jika Anda memutuskan untuk bekerja sama dengan pihak ketiga untuk menjaga kebersihan gedung kantor, penting untuk mengecek terlebih dahulu testimoni dan pengalaman mereka dalam melakukan metode green cleaning.

Lakukan Evaluasi Secara Berkala

Lakukan peninjauan rutin terhadap praktik green cleaning yang sudah Anda jalankan. Evaluasi aspek apa yang sudah berjalan baik serta apa yang perlu ditingkatkan. Hal ini dapat mencakup pemilihan produk, efektivitas peralatan kebersihan yang sudah digunakan, hingga tingkat partisipasi karyawan dalam mendukung green cleaning.

Wujudkan Lingkungan Kerja Bersih dan Sehat Bersama MitraComm Sumber Sarana!

Menerapkan green cleaning menjadi salah satu upaya untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat, aman, dan produktif. MitraComm Sumber Sarana (MSS) hadir sebagai solusi terpercaya dalam mendukung upaya Anda dalam menjaga kebersihan kantor dengan ramah lingkungan. Sebagai vendor cleaning service berpengalaman di Jakarta, MSS memiliki tenaga profesional, peralatan modern, serta standar kebersihan tinggi dalam setiap layanannya. Kami menyediakan berbagai solusi cleaning service yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda:

• General Cleaning Service: Layanan pembersihan rutin, termasuk pemeliharaan area bersama, menjaga kebersihan toilet, membuang dan mengelola sampah, dan mengelola taman dan tumbuhan.

• Special Treatment Service: Layanan pembersihan khusus untuk material atau permukaan tertentu, seperti misalnya kristalisasi lantai untuk marmer, perbaikan permukaan yang rusak, lapisan pelindung, hingga pembersihan karpet secara mendalam.

• High-Risk Cleaning Service: Layanan pembersihan untuk area-area yang berbahaya (seperti area kaca yang tinggi) menggunakan peralatan dan keahlian khusus serta dikerjakan oleh tenaga berpengalaman.

Bersama MSS, Anda dapat fokus menjalankan bisnis tanpa khawatir dengan pengelolaan kebersihan kantor Anda. Kami berkomitmen untuk terus meningkatkan kualitas layanan demi kepuasan pelanggan dan lingkungan kerja yang lebih baik. Untuk informasi lebih lanjut, hubungi kami melalui email info@mss.id.  Editor: Irnadia Fardila

Komplain bukanlah hal yang asing ditemukan saat menjalankan sebuah bisnis. Sebaik apapun usaha yang dilakukan sebuah bisnis, ada kalanya pelanggan merasa tidak puas dengan apa yang mereka terima. Misal, pelanggan merasa kecewa karena pesanannya tidak sesuai ekspektasi atau mengalami keterlambatan saat dikirim. Pelanggan kemudian mengajukan komplain melalui call center. Respons yang diberikan terhadap komplain akan menentukan apakah pelanggan tersebut akan tetap setia atau memilih pergi. Di sinilah pentingnya handling complaint yang tepat dan profesional.  Artikel ini akan membahas lebih lanjut tentang apa itu handling complaint hingga tips menangani komplain dengan efektif untuk diterapkan di bisnis Anda.

Apa Itu Handling Complaint?

Handling complaint atau penanganan komplain adalah cara perusahaan dalam merespon, mengelola, dan menyelesaikan keluhan atau ketidakpuasan pelanggan terhadap produk atau pelayanan perusahaan. Handling complaint merupakan proses penting dalam aktivitas customer service untuk mengatasi masalah yang dialami pelanggan serta menjaga kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan. Selain itu, meskipun bersifat negatif, komplain dapat dimanfaatkan sebagai upaya untuk menonjolkan kualitas pelayanan customer service serta meningkatkan kualitas produk dan layanan.

Apa Saja Jenis Complaint yang Diajukan Pelanggan?

Terdapat beberapa contoh komplain yang diajukan pelanggan dalam proses handling complaint, yaitu:

• Komplain Produk atau Layanan: Pelanggan merasa produk atau layanan perusahaan tidak sesuai harapan mereka, mengalami kerusakan, atau tidak berfungsi sebagaimana mestinya. 

• Komplain Waktu Tunggu: Jenis komplain ini terjadi ketika pelanggan menghubungi perusahaan melalui call center dan mengalami waktu tunggu yang lama. Komplain ini juga bisa terjadi saat pelanggan menunggu lama untuk mendapat pelayanan, seperti misalnya di restoran.

• Komplain Pengiriman: Jenis komplain ini berkaitan dengan proses pengiriman barang yang tidak sesuai ekspektasi pelanggan. Contohnya adalah pengiriman terlambat, barang rusak saat pengiriman, hingga kesalahan pengiriman.

• Komplain Terkait Karyawan Perusahaan: Jenis komplain ini muncul ketika pelanggan mengalami pengalaman negatif saat berinteraksi dengan salah satu karyawan perusahaan. Misalnya adalah perilaku tidak sopan atau tidak bisa memberikan respon solutif.

• Komplain Komunikasi: Jenis komplain ini berkaitan dengan masalah perusahaan saat berkomunikasi dengan audiensnya. Misalnya adalah informasi yang tidak konsisten atau kesulitan menghubungi agen call center melalui saluran tertentu.

Mengapa Perusahaan Memerlukan Handling Complaint yang Efektif?

Beberapa alasan mengapa perusahaan memerlukan cara handling complaint adalah:

Menjaga Kepuasan Pelanggan

Komplain dari pelanggan menunjukkan adanya ekspektasi pelanggan yang tidak terpenuhi dari produk atau layanan perusahaan. Tanpa penanganan yang baik, hal ini akan menimbulkan rasa frustasi dari pelanggan serta munculnya reputasi perusahaan yang negatif. Handling complaint yang tepat dapat mencegah situasi tersebut dan menjaga kepuasan pelanggan terhadap perusahaan.

Meningkatkan Kualitas Produk dan Pelayanan

Komplain berperan sebagai mekanisme penting untuk memperlihatkan sikap pertanggungjawaban perusahaan kepada pelanggan. Tidak hanya itu, keluhan tersebut juga dapat memperlihatkan kelemahan dalam produk atau pelayanan perusahaan. Hal ini dapat menjadi insight menarik untuk mengevaluasi serta meningkatkan kualitas produk dan pelayanan berdasarkan komplain tersebut.

Mengembalikan Reputasi Perusahaan

Keluhan yang tidak ditangani dengan baik akan berdampak signifikan terhadap citra perusahaan di mata pelanggan dan publik. Sebaliknya, handling complaint yang baik membantu terbangunnya reputasi positif yang solid. Penanganan keluhan ini juga dapat menjadi peluang untuk menunjukkan kualitas customer service yang baik, di mana hal ini bisa menjadi keunggulan kompetitif.

Proses yang Lebih Efisien

Handling complaint yang efektif memungkinkan perusahaan untuk memprioritaskan dan mengelola komplain secara sistematis. Hal ini dapat mencegah adanya masalah pelanggan yang terlewat. Menganalisis data komplain juga membantu mengenali akar permasalahan yang berulang, sehingga dapat meningkatkan efisiensi handling complaint.

Tips Handling Complaint yang Efektif dan Profesional

Handling complaint yang tepat adalah kunci menjaga kepercayaan pelanggan. Ikuti tips-tips berikut ini yang bisa Anda terapkan untuk menangani komplain dengan efektif dan lebih profesional:

Dengarkan dengan Seksama

Langkah pertama adalah mendengarkan komplain pelanggan dengan seksama tanpa menginterupsi. Hal ini dilakukan untuk memahami masalah yang dimiliki pelanggan serta mengembangkan solusi yang tepat. Sikap mendengarkan secara aktif akan membuat pelanggan Anda merasa dihargai. Anda juga dapat memperjelas komplain pelanggan untuk menghindari kesalahpahaman.

Tunjukkan Sikap Empati

Sikap empati artinya mencoba menempatkan diri Anda di posisi lawan bicara, yaitu pelanggan. Hal ini akan memudahkan Anda untuk memahami rasa frustasi dan kekecewaan yang dialami pelanggan. Empati membantu Anda menciptakan hubungan yang lebih positif serta mempermudah proses handling complaint.

Sampaikan Permintaan Maaf

Ucapkan permintaan maaf dengan tulus tanpa mencari-cari alasan, baik atas kesalahan yang pelanggan alami maupun rasa frustasi yang dirasakan pelanggan. Sikap ini menunjukkan rasa tanggung jawab perusahaan terhadap pelanggan serta membantu membangun kepercayaan pelanggan yang sempat rusak.

Kumpulkan Informasi Terkait Komplain

Selanjutnya adalah menggali informasi yang lebih dalam terkait komplain pelanggan. Gunakan pertanyaan terbuka dan probing untuk memahami gambaran besar dan akar masalah dari komplain tersebut. Dengan cara ini, Anda akan lebih mudah mengembangkan solusi yang efektif terhadap masalah pelanggan.

Berikan Solusi yang Tepat

Setelah memahami komplain, berikan solusi yang relevan dan dapat diterima oleh pelanggan. Anda dapat bekerja sama dengan pihak lain untuk memberikan solusi yang lebih akurat. Misal, jika terjadi kesalahan jumlah stok barang, Anda dapat menghubungi pihak warehouse untuk memastikan stok produk yang ada. Hal ini juga bertujuan untuk mencegah kesalahan serupa terulang lagi.

Lakukan Follow-up

Follow-up bertujuan untuk memastikan apakah pelanggan sudah puas dengan solusi yang diberikan. Dalam hal ini, Anda dapat mengirimkan survei kepuasan pelanggan untuk mengukur kualitas solusi yang ditawarkan serta kualitas pelayanan yang diberikan.

Buat Dokumentasi Komplain

Langkah yang tidak kalah penting adalah mendokumentasikan komplain yang masuk. Dalam hal ini, Anda dapat mencatat dan mengarsipkan komplain serta solusi yang diberikan. Proses dokumentasi dapat mengidentifikasi feedback untuk meningkatkan kualitas produk, layanan, dan pengalaman pelanggan secara keseluruhan. 

Percayakan Handling Complaint Anda Kepada Tim Contact Center Profesional dari MitraComm!

Salah satu upaya menjaga kepercayaan pelanggan Anda adalah melalui proses handling complaint yang tepat. Untuk menjawab kebutuhan ini, MitraComm Business Process Solution (MBPS) menghadirkan layanan contact center outsourcing untuk menghadirkan pelayanan berkualitas bagi pelanggan Anda. MBPS menyediakan agen-agen profesional dan berpengalaman untuk memastikan penyelesaian komplain yang memuaskan. Dengan pengalaman lebih dari 12 tahun, MBPS telah melayani perusahaan dari berbagai jenis industri. Terdapat beberapa jenis layanan contact center yang bisa Anda pilih sesuai kebutuhan bisnis Anda:

• Full Managed Service: MBPS mengelola segala kebutuhan contact center untuk Anda, mulai dari agen, tempat, teknologi, hingga managing operation. 
• Partial Managed Service: Sebagian kebutuhan contact center (agen, tempat, teknologi, atau managing operation) akan dipenuhi oleh MBPS untuk menjalankan operasional contact center Anda.
• Labour Supply: MBPS menyediakan tenaga kerja berkualitas dan terlatih sesuai dengan kebutuhan bisnis.

Untuk informasi lebih lanjut seputar layanan contact center outsourcing, hubungi kami melalui email marketing@phintraco.com.  Editor: Irnadia Fardila

Pernahkah Anda merasa frustasi setelah menghubungi call center karena respons yang tidak memuaskan? Misal, agen terdengar tidak fokus, kurang sopan, atau tidak bisa memberikan solusi yang jelas. Situasi ini tidak hanya mengganggu pelanggan, tetapi juga berisiko menciptakan reputasi negatif pada perusahaan. Di sinilah pentingnya proses quality monitoring dalam memantau interaksi antara agen dan pelanggan agar sesuai dengan standar pelayanan yang baik.  Melalui quality monitoring, perusahaan dapat meninjau kinerja agen, menilai kualitas interaksi, serta memastikan setiap pelanggan dilayani secara optimal. Artikel ini akan membahas lebih lanjut tentang apa itu quality monitoring, manfaatnya, hingga cara penerapan quality monitoring yang efektif untuk hasil maksimal.

Apa Itu Quality Monitoring dalam Call Center?

Quality monitoring di dalam call center adalah proses memonitor dan mengevaluasi kualitas interaksi antara agen call center dengan pelanggan. Hal ini dilakukan untuk memastikan layanan yang diberikan sudah memenuhi standar yang berlaku, mengevaluasi performa agen, hingga mengidentifikasi masalah dalam pelayanan pelanggan.  Metrik yang dinilai di dalam quality monitoring termasuk Average Handle Time (AHT), First Call Resolution (FCR), Customer Satisfaction Score (CSAT), dan Net Promoter Score (NPS). Dalam proses quality monitoring, interaksi antara agen dan pelanggan akan direkam sebagai bahan evaluasi. Teknologi seperti speech analytics system juga seringkali digunakan untuk menganalisis lebih lanjut interaksi antara agen dan pelanggan.  Melalui quality monitoring, perusahaan dapat menilai perilaku agen, kemampuan komunikasi, serta efektivitas dalam penyelesaian masalah. Dari hasil evaluasi, perusahaan dapat melihat aspek yang perlu ditingkatkan, memberikan feedback yang konstruktif, serta mengembangkan program pelatihan yang sesuai untuk agen. Performa agen yang lebih optimal dapat meningkatkan kepuasan dan loyalitas terhadap perusahaan. 

Mengapa Quality Monitoring Penting Dilakukan dalam Call Center?

Memastikan kualitas interaksi yang konsisten dan sesuai standar adalah kunci menciptakan pengalaman pelanggan yang positif. Beberapa alasan lainnya mengapa quality monitoring perlu diterapkan adalah:

Mengidentifikasi Area untuk Perbaikan

Pemantauan kualitas call center secara rutin dapat mengidentifikasi kekurangan yang perlu ditingkatkan pada agen. Misal, proses monitoring memperlihatkan kekurangan agen terkait product knowledge, kemampuan komunikasi aktif, atau kepatuhan terhadap prosedur yang ditetapkan. Selanjutnya, perusahaan dapat menyediakan pelatihan yang menargetkan kekurangan tersebut untuk meningkatkan performa agen.

Meningkatkan Pengalaman Pelanggan

Pelanggan mengharapkan pelayanan berkualitas tinggi yang konsisten terlepas dari siapa agen yang berinteraksi dengan mereka. Maka dari itu, monitoring kualitas call center dijalankan demi menjaga konsistensi dalam menghadirkan pelayanan prima. Hasilnya, pelanggan akan terus mendapatkan pelayanan yang memuaskan dan dapat diandalkan. Hal ini akan berdampak pada peningkatan kepercayaan dan loyalitas terhadap perusahaan.

Menemukan Hambatan Operasional

Proses monitoring dapat mengungkap aspek yang menghambat efisiensi operasional call center. Misal, ditemukan hambatan waktu penanganan yang terlalu lama akibat prosedur internal yang rumit atau sistem yang lambat, atau terlalu banyak panggilan yang dieskalasi akibat struktur eskalasi tiket yang kurang efektif. Quality monitoring dapat mengidentifikasi dan mengatasi masalah ini untuk meningkatkan operasional call center.

Menjaga dan Meningkatkan Reputasi Perusahaan

Salah satu upaya membangun reputasi yang kuat dan positif adalah melalui pelayanan berkualitas secara konsisten. Quality monitoring berperan penting dalam menjaga dan meningkatkan reputasi bisnis dengan memastikan agen mematuhi standar dan prosedur yang berlaku. Transparansi ini menjadi komitmen perusahaan dalam menghadirkan pengalaman terbaik bagi pelanggan.

Memastikan Kepatuhan 

Agen call center harus mematuhi berbagai peraturan dan kebijakan internal yang berlaku, khususnya yang berkaitan dengan keamanan data dan privasi pelanggan. Proses monitoring memastikan agen mengikuti peraturan tersebut, sehingga dapat mencegah risiko pelanggaran kepatuhan dan hukum. Upaya ini tidak hanya melindungi pelanggan, tetapi juga perusahaan.

Bagaimana Cara Menerapkan Quality Monitoring yang Efektif di dalam Call Center?

Guna mendapatkan hasil optimal dari quality monitoring, penerapannya harus dilakukan secara efektif dan strategis. Berikut adalah langkah yang bisa Anda terapkan untuk quality monitoring yang efektif:

Tentukan Standar Kualitas Jelas

Langkah pertama adalah menentukan standar kualitas dan tujuan dalam melakukan quality monitoring. Standar kualitas adalah komponen untuk mengukur keberhasilan atau kegagalan dari tiap interaksi pelanggan. Standar kualitas dapat menggunakan metrik seperti First Call Resolution (FCR), Customer Satisfaction Score (CSAT), Call Handling Time, dan sebagainya. Langkah ini akan memudahkan Anda dalam menentukan performa agen serta kekurangan yang perlu diperbaiki.

Kembangkan Kerangka Quality Monitoring Terstruktur

Buat kerangka quality monitoring berisi kriteria yang perlu dipenuhi di tiap interaksi agen dengan pelanggan. Anda dapat membuat format evaluasi yang menilai data kuantitatif (seperti average handle time, first call resolution, customer satisfaction score) dan data kualitatif (empati, kemampuan komunikasi, kepatuhan terhadap prosedur). 

Gunakan Kombinasi Metode Monitoring

Proses quality monitoring tidak hanya dilakukan dengan mengevaluasi rekaman panggilan, tetapi juga dapat melalui live monitoring. Cara ini bermanfaat untuk melihat performa agen secara keseluruhan. Live monitoring dapat menangkap perilaku agen yang autentik tanpa persiapan, sedangkan rekaman panggilan memungkinkan analisis yang lebih terperinci.

Bangun Feedback Loop yang Konstruktif

Hasil dari quality monitoring dapat menjadi bahan pelatihan untuk agen call center. Maka dari itu, feedback loop yang konstruktif dan dilakukan dengan tepat dapat meningkatkan performa agen secara signifikan. Anda dapat menunjukkan kelebihan dan kekurangan agen untuk melihat aspek apa yang perlu diperbaiki. Pastikan juga feedback yang diberikan bernilai dan dapat diterapkan oleh agen call center.

Pastikan Kepatuhan dan Konsistensi 

Memonitor kepatuhan terhadap regulasi dan kebijakan perusahaan merupakan aspek penting dalam quality monitoring call center, khususnya di industri yang menangani data sensitif seperti finansial dan kesehatan. Gunakan software monitoring untuk menandai pelanggaran yang mungkin terjadi, seperti misalnya pembagian data sensitif tanpa izin. Proses monitoring secara real-time juga dapat melacak dan memperbaiki masalah kepatuhan saat terjadi.

Evaluasi Standar Kualitas Secara Berkala

Seiring dengan berubahnya ekspektasi pelanggan dan prioritas bisnis, maka standar quality monitoring juga perlu ditinjau ulang secara berkala. Peninjauan ulang bertujuan untuk memastikan apakah standar kualitas yang digunakan masih relevan serta sejalan dengan tujuan bisnis yang ingin dicapai.

Tingkatkan Standar Pelayanan Anda dengan Contact Center Outsourcing dari MitraComm!

Guna meninggalkan pengalaman positif yang memuaskan bagi pelanggan, penting untuk menghadirkan pelayanan prima secara konsisten. MitraComm Business Process Solution (MBPS) hadir dengan solusi contact center outsourcing untuk menjawab kebutuhan bisnis dalam memberikan interaksi yang memuaskan. MBPS menyediakan beberapa jenis layanan contact center yang bisa dipilih berdasarkan kebutuhan bisnis Anda:

• Full Managed Service: MBPS mengelola segala kebutuhan contact center untuk Anda, mulai dari agen, tempat, teknologi, hingga managing operation. 
• Partial Managed Service: Sebagian kebutuhan contact center (agen, tempat, teknologi, atau managing operation) akan dipenuhi oleh MBPS untuk menjalankan operasional contact center Anda.
• Labour Supply: MBPS menyediakan tenaga kerja sesuai dengan kebutuhan bisnis.

Dengan pengalaman selama lebih dari 12 tahun, layanan contact center outsourcing MBPS telah melayani kebutuhan bisnis perusahaan dari berbagai jenis industri, mulai dari perbankan, asuransi, telekomunikasi, hingga e-commerce. Dengan agen yang terlatih serta sistem yang canggih, MBPS siap membantu Anda meningkatkan kepuasan serta menjalin hubungan yang lebih kuat dengan pelanggan. Untuk informasi lebih lanjut seputar layanan contact center outsourcing, hubungi kami melalui email marketing@phintraco.com.  Editor: Irnadia Fardila

Kualitas layanan di dalam call center merupakan faktor utama dalam menentukan kepuasan pelanggan. Salah satu cara untuk memastikan kualitas optimal dan konsisten adalah melalui penilaian QA score. Penilaian ini adalah indikator kinerja untuk melihat seberapa baik agen call center dalam menjalankan tugasnya, mulai dari cara berkomunikasi, pemahaman terhadap produk atau layanan, hingga kepatuhan terhadap standar perusahaan.  Penilaian yang sistematis memungkinkan perusahaan untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan tim call center serta merancang strategi perbaikan yang tepat. Artikel ini akan membahas lebih lanjut tentang apa itu QA score, cara menghitung, serta tips meningkatkan angka QA score.

Apa Itu QA Score dalam Call Center?

QA (quality assurance) score atau skor QA di dalam call center adalah sistem penilaian kuantitatif yang dipakai untuk mengevaluasi kualitas dan efektivitas customer service yang ditangani oleh agen call center. Sistem ini menilai beberapa aspek, termasuk kualitas komunikasi, kepatuhan terhadap prosedur, hingga kemampuan menyelesaikan masalah. Total nilai dalam QA score berkisar dari 0–100, di mana semakin tinggi nilainya, maka semakin baik pula performa agen tersebut. Skor QA biasanya dihitung dengan proses evaluasi standar menggunakan QA scorecard berisi kriteria dan standar spesifik yang perlu dipenuhi agen call center. Adanya skor QA sangat penting untuk menilai kinerja agen secara objektif dan konsisten, mengidentifikasi aspek yang perlu ditingkatkan, hingga memberikan feedback konstruktif terhadap kinerja agen. 

Apa Saja Komponen dalam QA Score?

Beberapa komponen yang termasuk ke dalam QA scorecard meliputi:

• Call Handling: Mengevaluasi seberapa baik agen menangani panggilan dari awal hingga akhir. Hal ini termasuk sapaan, call control, mengikuti urutan yang benar untuk identifikasi dan penyelesaian masalah, hingga penutupan panggilan yang baik. 

• Kemampuan Komunikasi: Komponen ini melihat kemampuan komunikasi agen saat menangani panggilan pelanggan. Kemampuan ini meliputi akurasi, kejelasan bicara, nada bicara, empati, kesabaran, profesionalisme, hingga kemampuan mendengarkan aktif.

• Kepatuhan Terhadap Prosedur: Kemampuan ini mengukur apakah agen mengikuti prosedur dan kebijakan yang sudah ditetapkan. Hal ini termasuk pernyataan yang wajib disampaikan hingga cara menangani informasi sensitif.

• Penyelesaian Masalah: Komponen ini melihat kemampuan agen dalam memahami masalah pelanggan, memberikan solusi yang lengkap dan akurat, serta meminimalisir transfer panggilan ke agen lain.

• Verifikasi dan Follow-up: Mengecek apakah agen sudah mengkonfirmasi semua detail penting sebelum panggilan ditutup serta menjelaskan dengan jelas tindakan yang perlu dilakukan selanjutnya.

• Metrik Performa Agen: Metrik kuantitatif seperti Average Handle Time (AHT), First-Call Resolution (FCR), Average Speed of Answer (ASA), Customer Satisfaction Score (CSAT), Net Promoter Score (NPS), dan Customer Effort Score (CES) memberikan insight berbasis data untuk melihat efektivitas agen dan pengalaman pelanggan.

• Product Knowledge: Mengevaluasi apakah agen menunjukkan pemahaman yang baik terkait produk atau layanan perusahaan yang ditanyakan pelanggan.

Bagaimana Cara Menghitung QA Score?

Perhitungan QA score menggunakan QA scorecard berisi daftar kriteria performa yang perlu dinilai dari agen call center. Kriteria ini umumnya meliputi komponen seperti call handling, kemampuan komunikasi, kepatuhan, penyelesaian masalah, dan lain sebagainya.  Setiap kriteria di dalam QA scorecard harus memiliki skala rating yang jelas dan bobot berdasarkan tingkat kepentingan kriteria tersebut. Sebagai contoh, komponen call handling memiliki bobot 85%, sedangkan kepatuhan memiliki bobot 15%. QA score dihitung berdasarkan sampel panggilan di periode waktu tertentu, seperti misalnya per bulan. Untuk menghitung QA score, formula yang umum digunakan adalah:

QA Score = ((Total Poin di Tiap Kriteria x Bobot) / (Maksimum Poin x Bobot)) x 100%

Dari perhitungan formula ini, semakin besar angka yang dihasilkan, maka semakin bagus pula nilai performa agen call center.

Apa Fungsi QA Score dalam Call Center?

QA score merupakan bagian dari upaya quality assurance dalam call center, yaitu untuk memastikan pelayanan kepada pelanggan memenuhi standar kualitas dan harapan pelanggan. Penilaian performa agen melalui QA score dapat mengukur seberapa baik agen dalam mematuhi prosedur dan standar yang berlaku saat melayani pelanggan. Hal ini bertujuan untuk memastikan pelanggan mendapatkan pengalaman berkualitas tinggi dan konsisten di setiap interaksi dengan agen call center. Selain itu, QA score juga dapat memperlihatkan letak kekuatan dan kelemahan agen call center saat menangani panggilan atau menyelesaikan masalah. Agen bisa mendapatkan feedback konstruktif untuk meningkatkan aspek-aspek yang dinilai kurang pada penilaian QA score. Tidak hanya itu, QA score juga memberikan insight penting untuk meningkatkan operasional call center secara keseluruhan. Dengan demikian, pelayanan yang diberikan kepada pelanggan dapat mencapai standar yang tinggi, sehingga dapat menjaga tingkat kepuasan pelanggan yang tinggi.

Bagaimana Cara Meningkatkan QA Score?

Beberapa langkah yang bisa ditempuh untuk meningkatkan QA score adalah:

Buat Strategi QA yang Jelas

Langkah pertama adalah membuat strategi QA yang jelas untuk tim call center. Artinya, tentukan ekspektasi kualitas pelayanan yang Anda harapkan pada tim call center serta cara mengukurnya. Misal, Anda bisa memakai metrik seperti customer satisfaction score (CSAT) atau average handling time (AHT) untuk mengukur standar kualitas yang perlu dicapai.

Pantau Semua Channel Customer Support

Pada upaya meningkatkan QA score, Anda perlu memantau semua channel yang digunakan pelanggan untuk berinteraksi dengan call center. Hal ini termasuk telepon, email, live chat, media sosial, dan sebagainya. Pemantauan ini bertujuan untuk memberikan gambaran menyeluruh terhadap performa agen serta pengalaman pelanggan.

Gunakan Sistem Otomatisasi

Sistem otomatisasi dalam call center sangat penting untuk mempersingkat alur kerja dan meningkatkan efisiensi kerja. Otomatisasi dapat mengurangi upaya manual serta memberikan gambaran langsung tentang track record performa agen dalam menangani panggilan yang masuk.

Berikan Pelatihan dan Evaluasi Kepada Agen

Program pelatihan seperti kemampuan komunikasi atau update produk perusahaan dapat meningkatkan kemampuan agen call center dalam memberikan pelayanan yang optimal. Agen yang terlatih dengan baik akan lebih percaya diri dan efektif dalam menangani interaksi dengan pelanggan.

Terapkan Audit Secara Rutin

Audit secara rutin bertujuan untuk mengevaluasi ulang standar yang berlaku, mengidentifikasi masalah yang kerap kali terjadi, serta meningkatkan proses di dalam call center. Hal ini dapat membantu menjaga kualitas pelayanan tetap optimal serta beradaptasi dengan harapan pelanggan yang kian berubah.

MitraComm: Mitra Andalan untuk Hadirkan Pelayanan Pelanggan Berkualitas

Skor QA merupakan tolok ukur penting dalam menilai kualitas layanan call center agar sesuai dengan standar yang diharapkan. Untuk menjawab kebutuhan ini, MitraComm Business Process Solution (MBPS) hadir dengan layanan contact center outsourcing yang tidak hanya efisien, tetapi juga berfokus pada peningkatan kualitas secara berkelanjutan. Layanan contact center yang fleksibel dan terintegrasi dari MBPS membantu perusahaan Anda dalam menyajikan pengalaman berkualitas untuk pelanggan. Kami menawarkan beberapa jenis layanan yang bisa Anda pilih sesuai kebutuhan bisnis Anda:

• Full Managed Service: MBPS mengelola segala kebutuhan contact center untuk Anda, mulai dari agen, tempat, teknologi, hingga managing operation. 

• Partial Managed Service: Sebagian kebutuhan contact center (agen, tempat, teknologi, atau managing operation) akan dipenuhi oleh MBPS untuk menjalankan operasional contact center Anda.

• Labour Supply: MBPS menyediakan tenaga kerja berkualitas dan terlatih sesuai dengan kebutuhan bisnis.

Dengan pengalaman lebih dari 12 tahun serta tim profesional, MBPS telah membantu perusahaan dari berbagai industri dalam meningkatkan kepuasan pelanggan melalui pelayanan berkualitas. Untuk informasi lebih lanjut seputar layanan contact center outsourcing, hubungi kami melalui email marketing@phintraco.com.  Editor: Irnadia Fardila