Komplain bukanlah hal yang asing ditemukan saat menjalankan sebuah bisnis. Sebaik apapun usaha yang dilakukan sebuah bisnis, ada kalanya pelanggan merasa tidak puas dengan apa yang mereka terima. Misal, pelanggan merasa kecewa karena pesanannya tidak sesuai ekspektasi atau mengalami keterlambatan saat dikirim. Pelanggan kemudian mengajukan komplain melalui call center. Respons yang diberikan terhadap komplain akan menentukan apakah pelanggan tersebut akan tetap setia atau memilih pergi. Di sinilah pentingnya handling complaint yang tepat dan profesional.  Artikel ini akan membahas lebih lanjut tentang apa itu handling complaint hingga tips menangani komplain dengan efektif untuk diterapkan di bisnis Anda.

Apa Itu Handling Complaint?

Handling complaint atau penanganan komplain adalah cara perusahaan dalam merespon, mengelola, dan menyelesaikan keluhan atau ketidakpuasan pelanggan terhadap produk atau pelayanan perusahaan. Handling complaint merupakan proses penting dalam aktivitas customer service untuk mengatasi masalah yang dialami pelanggan serta menjaga kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan. Selain itu, meskipun bersifat negatif, komplain dapat dimanfaatkan sebagai upaya untuk menonjolkan kualitas pelayanan customer service serta meningkatkan kualitas produk dan layanan.

Apa Saja Jenis Complaint yang Diajukan Pelanggan?

Terdapat beberapa contoh komplain yang diajukan pelanggan dalam proses handling complaint, yaitu:

• Komplain Produk atau Layanan: Pelanggan merasa produk atau layanan perusahaan tidak sesuai harapan mereka, mengalami kerusakan, atau tidak berfungsi sebagaimana mestinya. 

• Komplain Waktu Tunggu: Jenis komplain ini terjadi ketika pelanggan menghubungi perusahaan melalui call center dan mengalami waktu tunggu yang lama. Komplain ini juga bisa terjadi saat pelanggan menunggu lama untuk mendapat pelayanan, seperti misalnya di restoran.

• Komplain Pengiriman: Jenis komplain ini berkaitan dengan proses pengiriman barang yang tidak sesuai ekspektasi pelanggan. Contohnya adalah pengiriman terlambat, barang rusak saat pengiriman, hingga kesalahan pengiriman.

• Komplain Terkait Karyawan Perusahaan: Jenis komplain ini muncul ketika pelanggan mengalami pengalaman negatif saat berinteraksi dengan salah satu karyawan perusahaan. Misalnya adalah perilaku tidak sopan atau tidak bisa memberikan respon solutif.

• Komplain Komunikasi: Jenis komplain ini berkaitan dengan masalah perusahaan saat berkomunikasi dengan audiensnya. Misalnya adalah informasi yang tidak konsisten atau kesulitan menghubungi agen call center melalui saluran tertentu.

Mengapa Perusahaan Memerlukan Handling Complaint yang Efektif?

Beberapa alasan mengapa perusahaan memerlukan cara handling complaint adalah:

Menjaga Kepuasan Pelanggan

Komplain dari pelanggan menunjukkan adanya ekspektasi pelanggan yang tidak terpenuhi dari produk atau layanan perusahaan. Tanpa penanganan yang baik, hal ini akan menimbulkan rasa frustasi dari pelanggan serta munculnya reputasi perusahaan yang negatif. Handling complaint yang tepat dapat mencegah situasi tersebut dan menjaga kepuasan pelanggan terhadap perusahaan.

Meningkatkan Kualitas Produk dan Pelayanan

Komplain berperan sebagai mekanisme penting untuk memperlihatkan sikap pertanggungjawaban perusahaan kepada pelanggan. Tidak hanya itu, keluhan tersebut juga dapat memperlihatkan kelemahan dalam produk atau pelayanan perusahaan. Hal ini dapat menjadi insight menarik untuk mengevaluasi serta meningkatkan kualitas produk dan pelayanan berdasarkan komplain tersebut.

Mengembalikan Reputasi Perusahaan

Keluhan yang tidak ditangani dengan baik akan berdampak signifikan terhadap citra perusahaan di mata pelanggan dan publik. Sebaliknya, handling complaint yang baik membantu terbangunnya reputasi positif yang solid. Penanganan keluhan ini juga dapat menjadi peluang untuk menunjukkan kualitas customer service yang baik, di mana hal ini bisa menjadi keunggulan kompetitif.

Proses yang Lebih Efisien

Handling complaint yang efektif memungkinkan perusahaan untuk memprioritaskan dan mengelola komplain secara sistematis. Hal ini dapat mencegah adanya masalah pelanggan yang terlewat. Menganalisis data komplain juga membantu mengenali akar permasalahan yang berulang, sehingga dapat meningkatkan efisiensi handling complaint.

Tips Handling Complaint yang Efektif dan Profesional

Handling complaint yang tepat adalah kunci menjaga kepercayaan pelanggan. Ikuti tips-tips berikut ini yang bisa Anda terapkan untuk menangani komplain dengan efektif dan lebih profesional:

Dengarkan dengan Seksama

Langkah pertama adalah mendengarkan komplain pelanggan dengan seksama tanpa menginterupsi. Hal ini dilakukan untuk memahami masalah yang dimiliki pelanggan serta mengembangkan solusi yang tepat. Sikap mendengarkan secara aktif akan membuat pelanggan Anda merasa dihargai. Anda juga dapat memperjelas komplain pelanggan untuk menghindari kesalahpahaman.

Tunjukkan Sikap Empati

Sikap empati artinya mencoba menempatkan diri Anda di posisi lawan bicara, yaitu pelanggan. Hal ini akan memudahkan Anda untuk memahami rasa frustasi dan kekecewaan yang dialami pelanggan. Empati membantu Anda menciptakan hubungan yang lebih positif serta mempermudah proses handling complaint.

Sampaikan Permintaan Maaf

Ucapkan permintaan maaf dengan tulus tanpa mencari-cari alasan, baik atas kesalahan yang pelanggan alami maupun rasa frustasi yang dirasakan pelanggan. Sikap ini menunjukkan rasa tanggung jawab perusahaan terhadap pelanggan serta membantu membangun kepercayaan pelanggan yang sempat rusak.

Kumpulkan Informasi Terkait Komplain

Selanjutnya adalah menggali informasi yang lebih dalam terkait komplain pelanggan. Gunakan pertanyaan terbuka dan probing untuk memahami gambaran besar dan akar masalah dari komplain tersebut. Dengan cara ini, Anda akan lebih mudah mengembangkan solusi yang efektif terhadap masalah pelanggan.

Berikan Solusi yang Tepat

Setelah memahami komplain, berikan solusi yang relevan dan dapat diterima oleh pelanggan. Anda dapat bekerja sama dengan pihak lain untuk memberikan solusi yang lebih akurat. Misal, jika terjadi kesalahan jumlah stok barang, Anda dapat menghubungi pihak warehouse untuk memastikan stok produk yang ada. Hal ini juga bertujuan untuk mencegah kesalahan serupa terulang lagi.

Lakukan Follow-up

Follow-up bertujuan untuk memastikan apakah pelanggan sudah puas dengan solusi yang diberikan. Dalam hal ini, Anda dapat mengirimkan survei kepuasan pelanggan untuk mengukur kualitas solusi yang ditawarkan serta kualitas pelayanan yang diberikan.

Buat Dokumentasi Komplain

Langkah yang tidak kalah penting adalah mendokumentasikan komplain yang masuk. Dalam hal ini, Anda dapat mencatat dan mengarsipkan komplain serta solusi yang diberikan. Proses dokumentasi dapat mengidentifikasi feedback untuk meningkatkan kualitas produk, layanan, dan pengalaman pelanggan secara keseluruhan. 

Percayakan Handling Complaint Anda Kepada Tim Contact Center Profesional dari MitraComm!

Salah satu upaya menjaga kepercayaan pelanggan Anda adalah melalui proses handling complaint yang tepat. Untuk menjawab kebutuhan ini, MitraComm Business Process Solution (MBPS) menghadirkan layanan contact center outsourcing untuk menghadirkan pelayanan berkualitas bagi pelanggan Anda. MBPS menyediakan agen-agen profesional dan berpengalaman untuk memastikan penyelesaian komplain yang memuaskan. Dengan pengalaman lebih dari 12 tahun, MBPS telah melayani perusahaan dari berbagai jenis industri. Terdapat beberapa jenis layanan contact center yang bisa Anda pilih sesuai kebutuhan bisnis Anda:

• Full Managed Service: MBPS mengelola segala kebutuhan contact center untuk Anda, mulai dari agen, tempat, teknologi, hingga managing operation. 
• Partial Managed Service: Sebagian kebutuhan contact center (agen, tempat, teknologi, atau managing operation) akan dipenuhi oleh MBPS untuk menjalankan operasional contact center Anda.
• Labour Supply: MBPS menyediakan tenaga kerja berkualitas dan terlatih sesuai dengan kebutuhan bisnis.

Untuk informasi lebih lanjut seputar layanan contact center outsourcing, hubungi kami melalui email marketing@phintraco.com.  Editor: Irnadia Fardila

Pernahkah Anda merasa frustasi setelah menghubungi call center karena respons yang tidak memuaskan? Misal, agen terdengar tidak fokus, kurang sopan, atau tidak bisa memberikan solusi yang jelas. Situasi ini tidak hanya mengganggu pelanggan, tetapi juga berisiko menciptakan reputasi negatif pada perusahaan. Di sinilah pentingnya proses quality monitoring dalam memantau interaksi antara agen dan pelanggan agar sesuai dengan standar pelayanan yang baik.  Melalui quality monitoring, perusahaan dapat meninjau kinerja agen, menilai kualitas interaksi, serta memastikan setiap pelanggan dilayani secara optimal. Artikel ini akan membahas lebih lanjut tentang apa itu quality monitoring, manfaatnya, hingga cara penerapan quality monitoring yang efektif untuk hasil maksimal.

Apa Itu Quality Monitoring dalam Call Center?

Quality monitoring di dalam call center adalah proses memonitor dan mengevaluasi kualitas interaksi antara agen call center dengan pelanggan. Hal ini dilakukan untuk memastikan layanan yang diberikan sudah memenuhi standar yang berlaku, mengevaluasi performa agen, hingga mengidentifikasi masalah dalam pelayanan pelanggan.  Metrik yang dinilai di dalam quality monitoring termasuk Average Handle Time (AHT), First Call Resolution (FCR), Customer Satisfaction Score (CSAT), dan Net Promoter Score (NPS). Dalam proses quality monitoring, interaksi antara agen dan pelanggan akan direkam sebagai bahan evaluasi. Teknologi seperti speech analytics system juga seringkali digunakan untuk menganalisis lebih lanjut interaksi antara agen dan pelanggan.  Melalui quality monitoring, perusahaan dapat menilai perilaku agen, kemampuan komunikasi, serta efektivitas dalam penyelesaian masalah. Dari hasil evaluasi, perusahaan dapat melihat aspek yang perlu ditingkatkan, memberikan feedback yang konstruktif, serta mengembangkan program pelatihan yang sesuai untuk agen. Performa agen yang lebih optimal dapat meningkatkan kepuasan dan loyalitas terhadap perusahaan. 

Mengapa Quality Monitoring Penting Dilakukan dalam Call Center?

Memastikan kualitas interaksi yang konsisten dan sesuai standar adalah kunci menciptakan pengalaman pelanggan yang positif. Beberapa alasan lainnya mengapa quality monitoring perlu diterapkan adalah:

Mengidentifikasi Area untuk Perbaikan

Pemantauan kualitas call center secara rutin dapat mengidentifikasi kekurangan yang perlu ditingkatkan pada agen. Misal, proses monitoring memperlihatkan kekurangan agen terkait product knowledge, kemampuan komunikasi aktif, atau kepatuhan terhadap prosedur yang ditetapkan. Selanjutnya, perusahaan dapat menyediakan pelatihan yang menargetkan kekurangan tersebut untuk meningkatkan performa agen.

Meningkatkan Pengalaman Pelanggan

Pelanggan mengharapkan pelayanan berkualitas tinggi yang konsisten terlepas dari siapa agen yang berinteraksi dengan mereka. Maka dari itu, monitoring kualitas call center dijalankan demi menjaga konsistensi dalam menghadirkan pelayanan prima. Hasilnya, pelanggan akan terus mendapatkan pelayanan yang memuaskan dan dapat diandalkan. Hal ini akan berdampak pada peningkatan kepercayaan dan loyalitas terhadap perusahaan.

Menemukan Hambatan Operasional

Proses monitoring dapat mengungkap aspek yang menghambat efisiensi operasional call center. Misal, ditemukan hambatan waktu penanganan yang terlalu lama akibat prosedur internal yang rumit atau sistem yang lambat, atau terlalu banyak panggilan yang dieskalasi akibat struktur eskalasi tiket yang kurang efektif. Quality monitoring dapat mengidentifikasi dan mengatasi masalah ini untuk meningkatkan operasional call center.

Menjaga dan Meningkatkan Reputasi Perusahaan

Salah satu upaya membangun reputasi yang kuat dan positif adalah melalui pelayanan berkualitas secara konsisten. Quality monitoring berperan penting dalam menjaga dan meningkatkan reputasi bisnis dengan memastikan agen mematuhi standar dan prosedur yang berlaku. Transparansi ini menjadi komitmen perusahaan dalam menghadirkan pengalaman terbaik bagi pelanggan.

Memastikan Kepatuhan 

Agen call center harus mematuhi berbagai peraturan dan kebijakan internal yang berlaku, khususnya yang berkaitan dengan keamanan data dan privasi pelanggan. Proses monitoring memastikan agen mengikuti peraturan tersebut, sehingga dapat mencegah risiko pelanggaran kepatuhan dan hukum. Upaya ini tidak hanya melindungi pelanggan, tetapi juga perusahaan.

Bagaimana Cara Menerapkan Quality Monitoring yang Efektif di dalam Call Center?

Guna mendapatkan hasil optimal dari quality monitoring, penerapannya harus dilakukan secara efektif dan strategis. Berikut adalah langkah yang bisa Anda terapkan untuk quality monitoring yang efektif:

Tentukan Standar Kualitas Jelas

Langkah pertama adalah menentukan standar kualitas dan tujuan dalam melakukan quality monitoring. Standar kualitas adalah komponen untuk mengukur keberhasilan atau kegagalan dari tiap interaksi pelanggan. Standar kualitas dapat menggunakan metrik seperti First Call Resolution (FCR), Customer Satisfaction Score (CSAT), Call Handling Time, dan sebagainya. Langkah ini akan memudahkan Anda dalam menentukan performa agen serta kekurangan yang perlu diperbaiki.

Kembangkan Kerangka Quality Monitoring Terstruktur

Buat kerangka quality monitoring berisi kriteria yang perlu dipenuhi di tiap interaksi agen dengan pelanggan. Anda dapat membuat format evaluasi yang menilai data kuantitatif (seperti average handle time, first call resolution, customer satisfaction score) dan data kualitatif (empati, kemampuan komunikasi, kepatuhan terhadap prosedur). 

Gunakan Kombinasi Metode Monitoring

Proses quality monitoring tidak hanya dilakukan dengan mengevaluasi rekaman panggilan, tetapi juga dapat melalui live monitoring. Cara ini bermanfaat untuk melihat performa agen secara keseluruhan. Live monitoring dapat menangkap perilaku agen yang autentik tanpa persiapan, sedangkan rekaman panggilan memungkinkan analisis yang lebih terperinci.

Bangun Feedback Loop yang Konstruktif

Hasil dari quality monitoring dapat menjadi bahan pelatihan untuk agen call center. Maka dari itu, feedback loop yang konstruktif dan dilakukan dengan tepat dapat meningkatkan performa agen secara signifikan. Anda dapat menunjukkan kelebihan dan kekurangan agen untuk melihat aspek apa yang perlu diperbaiki. Pastikan juga feedback yang diberikan bernilai dan dapat diterapkan oleh agen call center.

Pastikan Kepatuhan dan Konsistensi 

Memonitor kepatuhan terhadap regulasi dan kebijakan perusahaan merupakan aspek penting dalam quality monitoring call center, khususnya di industri yang menangani data sensitif seperti finansial dan kesehatan. Gunakan software monitoring untuk menandai pelanggaran yang mungkin terjadi, seperti misalnya pembagian data sensitif tanpa izin. Proses monitoring secara real-time juga dapat melacak dan memperbaiki masalah kepatuhan saat terjadi.

Evaluasi Standar Kualitas Secara Berkala

Seiring dengan berubahnya ekspektasi pelanggan dan prioritas bisnis, maka standar quality monitoring juga perlu ditinjau ulang secara berkala. Peninjauan ulang bertujuan untuk memastikan apakah standar kualitas yang digunakan masih relevan serta sejalan dengan tujuan bisnis yang ingin dicapai.

Tingkatkan Standar Pelayanan Anda dengan Contact Center Outsourcing dari MitraComm!

Guna meninggalkan pengalaman positif yang memuaskan bagi pelanggan, penting untuk menghadirkan pelayanan prima secara konsisten. MitraComm Business Process Solution (MBPS) hadir dengan solusi contact center outsourcing untuk menjawab kebutuhan bisnis dalam memberikan interaksi yang memuaskan. MBPS menyediakan beberapa jenis layanan contact center yang bisa dipilih berdasarkan kebutuhan bisnis Anda:

• Full Managed Service: MBPS mengelola segala kebutuhan contact center untuk Anda, mulai dari agen, tempat, teknologi, hingga managing operation. 
• Partial Managed Service: Sebagian kebutuhan contact center (agen, tempat, teknologi, atau managing operation) akan dipenuhi oleh MBPS untuk menjalankan operasional contact center Anda.
• Labour Supply: MBPS menyediakan tenaga kerja sesuai dengan kebutuhan bisnis.

Dengan pengalaman selama lebih dari 12 tahun, layanan contact center outsourcing MBPS telah melayani kebutuhan bisnis perusahaan dari berbagai jenis industri, mulai dari perbankan, asuransi, telekomunikasi, hingga e-commerce. Dengan agen yang terlatih serta sistem yang canggih, MBPS siap membantu Anda meningkatkan kepuasan serta menjalin hubungan yang lebih kuat dengan pelanggan. Untuk informasi lebih lanjut seputar layanan contact center outsourcing, hubungi kami melalui email marketing@phintraco.com.  Editor: Irnadia Fardila

Kualitas layanan di dalam call center merupakan faktor utama dalam menentukan kepuasan pelanggan. Salah satu cara untuk memastikan kualitas optimal dan konsisten adalah melalui penilaian QA score. Penilaian ini adalah indikator kinerja untuk melihat seberapa baik agen call center dalam menjalankan tugasnya, mulai dari cara berkomunikasi, pemahaman terhadap produk atau layanan, hingga kepatuhan terhadap standar perusahaan.  Penilaian yang sistematis memungkinkan perusahaan untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan tim call center serta merancang strategi perbaikan yang tepat. Artikel ini akan membahas lebih lanjut tentang apa itu QA score, cara menghitung, serta tips meningkatkan angka QA score.

Apa Itu QA Score dalam Call Center?

QA (quality assurance) score atau skor QA di dalam call center adalah sistem penilaian kuantitatif yang dipakai untuk mengevaluasi kualitas dan efektivitas customer service yang ditangani oleh agen call center. Sistem ini menilai beberapa aspek, termasuk kualitas komunikasi, kepatuhan terhadap prosedur, hingga kemampuan menyelesaikan masalah. Total nilai dalam QA score berkisar dari 0–100, di mana semakin tinggi nilainya, maka semakin baik pula performa agen tersebut. Skor QA biasanya dihitung dengan proses evaluasi standar menggunakan QA scorecard berisi kriteria dan standar spesifik yang perlu dipenuhi agen call center. Adanya skor QA sangat penting untuk menilai kinerja agen secara objektif dan konsisten, mengidentifikasi aspek yang perlu ditingkatkan, hingga memberikan feedback konstruktif terhadap kinerja agen. 

Apa Saja Komponen dalam QA Score?

Beberapa komponen yang termasuk ke dalam QA scorecard meliputi:

• Call Handling: Mengevaluasi seberapa baik agen menangani panggilan dari awal hingga akhir. Hal ini termasuk sapaan, call control, mengikuti urutan yang benar untuk identifikasi dan penyelesaian masalah, hingga penutupan panggilan yang baik. 

• Kemampuan Komunikasi: Komponen ini melihat kemampuan komunikasi agen saat menangani panggilan pelanggan. Kemampuan ini meliputi akurasi, kejelasan bicara, nada bicara, empati, kesabaran, profesionalisme, hingga kemampuan mendengarkan aktif.

• Kepatuhan Terhadap Prosedur: Kemampuan ini mengukur apakah agen mengikuti prosedur dan kebijakan yang sudah ditetapkan. Hal ini termasuk pernyataan yang wajib disampaikan hingga cara menangani informasi sensitif.

• Penyelesaian Masalah: Komponen ini melihat kemampuan agen dalam memahami masalah pelanggan, memberikan solusi yang lengkap dan akurat, serta meminimalisir transfer panggilan ke agen lain.

• Verifikasi dan Follow-up: Mengecek apakah agen sudah mengkonfirmasi semua detail penting sebelum panggilan ditutup serta menjelaskan dengan jelas tindakan yang perlu dilakukan selanjutnya.

• Metrik Performa Agen: Metrik kuantitatif seperti Average Handle Time (AHT), First-Call Resolution (FCR), Average Speed of Answer (ASA), Customer Satisfaction Score (CSAT), Net Promoter Score (NPS), dan Customer Effort Score (CES) memberikan insight berbasis data untuk melihat efektivitas agen dan pengalaman pelanggan.

• Product Knowledge: Mengevaluasi apakah agen menunjukkan pemahaman yang baik terkait produk atau layanan perusahaan yang ditanyakan pelanggan.

Bagaimana Cara Menghitung QA Score?

Perhitungan QA score menggunakan QA scorecard berisi daftar kriteria performa yang perlu dinilai dari agen call center. Kriteria ini umumnya meliputi komponen seperti call handling, kemampuan komunikasi, kepatuhan, penyelesaian masalah, dan lain sebagainya.  Setiap kriteria di dalam QA scorecard harus memiliki skala rating yang jelas dan bobot berdasarkan tingkat kepentingan kriteria tersebut. Sebagai contoh, komponen call handling memiliki bobot 85%, sedangkan kepatuhan memiliki bobot 15%. QA score dihitung berdasarkan sampel panggilan di periode waktu tertentu, seperti misalnya per bulan. Untuk menghitung QA score, formula yang umum digunakan adalah:

QA Score = ((Total Poin di Tiap Kriteria x Bobot) / (Maksimum Poin x Bobot)) x 100%

Dari perhitungan formula ini, semakin besar angka yang dihasilkan, maka semakin bagus pula nilai performa agen call center.

Apa Fungsi QA Score dalam Call Center?

QA score merupakan bagian dari upaya quality assurance dalam call center, yaitu untuk memastikan pelayanan kepada pelanggan memenuhi standar kualitas dan harapan pelanggan. Penilaian performa agen melalui QA score dapat mengukur seberapa baik agen dalam mematuhi prosedur dan standar yang berlaku saat melayani pelanggan. Hal ini bertujuan untuk memastikan pelanggan mendapatkan pengalaman berkualitas tinggi dan konsisten di setiap interaksi dengan agen call center. Selain itu, QA score juga dapat memperlihatkan letak kekuatan dan kelemahan agen call center saat menangani panggilan atau menyelesaikan masalah. Agen bisa mendapatkan feedback konstruktif untuk meningkatkan aspek-aspek yang dinilai kurang pada penilaian QA score. Tidak hanya itu, QA score juga memberikan insight penting untuk meningkatkan operasional call center secara keseluruhan. Dengan demikian, pelayanan yang diberikan kepada pelanggan dapat mencapai standar yang tinggi, sehingga dapat menjaga tingkat kepuasan pelanggan yang tinggi.

Bagaimana Cara Meningkatkan QA Score?

Beberapa langkah yang bisa ditempuh untuk meningkatkan QA score adalah:

Buat Strategi QA yang Jelas

Langkah pertama adalah membuat strategi QA yang jelas untuk tim call center. Artinya, tentukan ekspektasi kualitas pelayanan yang Anda harapkan pada tim call center serta cara mengukurnya. Misal, Anda bisa memakai metrik seperti customer satisfaction score (CSAT) atau average handling time (AHT) untuk mengukur standar kualitas yang perlu dicapai.

Pantau Semua Channel Customer Support

Pada upaya meningkatkan QA score, Anda perlu memantau semua channel yang digunakan pelanggan untuk berinteraksi dengan call center. Hal ini termasuk telepon, email, live chat, media sosial, dan sebagainya. Pemantauan ini bertujuan untuk memberikan gambaran menyeluruh terhadap performa agen serta pengalaman pelanggan.

Gunakan Sistem Otomatisasi

Sistem otomatisasi dalam call center sangat penting untuk mempersingkat alur kerja dan meningkatkan efisiensi kerja. Otomatisasi dapat mengurangi upaya manual serta memberikan gambaran langsung tentang track record performa agen dalam menangani panggilan yang masuk.

Berikan Pelatihan dan Evaluasi Kepada Agen

Program pelatihan seperti kemampuan komunikasi atau update produk perusahaan dapat meningkatkan kemampuan agen call center dalam memberikan pelayanan yang optimal. Agen yang terlatih dengan baik akan lebih percaya diri dan efektif dalam menangani interaksi dengan pelanggan.

Terapkan Audit Secara Rutin

Audit secara rutin bertujuan untuk mengevaluasi ulang standar yang berlaku, mengidentifikasi masalah yang kerap kali terjadi, serta meningkatkan proses di dalam call center. Hal ini dapat membantu menjaga kualitas pelayanan tetap optimal serta beradaptasi dengan harapan pelanggan yang kian berubah.

MitraComm: Mitra Andalan untuk Hadirkan Pelayanan Pelanggan Berkualitas

Skor QA merupakan tolok ukur penting dalam menilai kualitas layanan call center agar sesuai dengan standar yang diharapkan. Untuk menjawab kebutuhan ini, MitraComm Business Process Solution (MBPS) hadir dengan layanan contact center outsourcing yang tidak hanya efisien, tetapi juga berfokus pada peningkatan kualitas secara berkelanjutan. Layanan contact center yang fleksibel dan terintegrasi dari MBPS membantu perusahaan Anda dalam menyajikan pengalaman berkualitas untuk pelanggan. Kami menawarkan beberapa jenis layanan yang bisa Anda pilih sesuai kebutuhan bisnis Anda:

• Full Managed Service: MBPS mengelola segala kebutuhan contact center untuk Anda, mulai dari agen, tempat, teknologi, hingga managing operation. 

• Partial Managed Service: Sebagian kebutuhan contact center (agen, tempat, teknologi, atau managing operation) akan dipenuhi oleh MBPS untuk menjalankan operasional contact center Anda.

• Labour Supply: MBPS menyediakan tenaga kerja berkualitas dan terlatih sesuai dengan kebutuhan bisnis.

Dengan pengalaman lebih dari 12 tahun serta tim profesional, MBPS telah membantu perusahaan dari berbagai industri dalam meningkatkan kepuasan pelanggan melalui pelayanan berkualitas. Untuk informasi lebih lanjut seputar layanan contact center outsourcing, hubungi kami melalui email marketing@phintraco.com.  Editor: Irnadia Fardila

Saat ini, pemakaian e-Meterai semakin meluas di berbagai kalangan masyarakat dan sektor. Salah satu contoh pemakaian e-Meterai dalam skala besar adalah untuk kebutuhan rekrutmen seleksi CPNS. Saat pendaftaran CPNS, pelamar diwajibkan mengunggah sejumlah dokumen penting yang telah dibubuhi materai sebagai bentuk legalisasi digital. Salah satu contoh dokumen dengan pembubuhan e-Meterai adalah surat pernyataan keaslian dokumen atau surat pernyataan tidak pernah terlibat tindak pidana. Pemakaian e-Meterai dalam dokumen seleksi CPNS sangat penting untuk memberikan jaminan keabsahan dokumen secara hukum. Artikel ini akan membahas berbagai contoh dokumen dengan e-Meterai yang umum digunakan dalam kehidupan sehari-hari beserta cara membubuhkan e-Meterai pada dokumen.

Seperti Apa Bentuk E-Meterai?

Sebelum memahami contoh dokumen dengan pembubuhan e-Meterai, Anda perlu mengetahui dulu seperti apa bentuk e-Meterai. Sebagai sebuah meterai digital, e-Meterai memiliki ciri khas tersendiri yang membedakannya dari meterai fisik, terutama dari segi penampilan.  E-Meterai memiliki bentuk persegi dengan dominasi warna putih dan merah muda. Pada e-Meterai, tercantum tulisan meterai elektronik, angka 10000, tulisan sepuluh ribu rupiah yang merupakan nominal bea meterai, gambar lambang negara Garuda Pancasila, hingga kode unik berupa nomor seri yang berbeda di tiap meterainya. Ciri khas ini menjadi bukti keaslian e-Meterai untuk mencegah risiko pemalsuan. 

Apa Saja Contoh Dokumen dengan e-Meterai?

Kebanyakan contoh dokumen yang dibubuhi e-Meterai adalah dokumen yang memerlukan keabsahan dan kekuatan hukum. Berikut adalah beberapa contoh dokumen dengan pembubuhan e-Meterai:

• Surat Kontrak Kerja: Kontrak kerja antara perusahaan dan calon karyawan adalah satu contoh dokumen dengan pembubuhan e-Meterai. Meskipun tidak berfungsi untuk membuktikan keabsahan kontrak, adanya e-Meterai membuat surat kontrak ini dapat digunakan sebagai alat bukti di pengadilan. Dokumen kontrak dengan e-Meterai sering diterapkan pada perusahaan yang menahan ijazah karyawan atau diberi pinjaman aset perusahaan.

• Surat Rekomendasi Karyawan: Contoh dokumen dengan e-Meterai lainnya adalah surat rekomendasi karyawan. Bagi karyawan yang sudah keluar dari sebuah perusahaan, surat rekomendasi karyawan dapat dikeluarkan oleh perusahaan lama untuk merekomendasikan karyawan tersebut ke perusahaan baru.

• Surat Kuasa: Surat kuasa adalah dokumen tertulis berisi pelimpahan wewenang seorang pemberi kuasa kepada penerima kuasa untuk melakukan sesuatu atas nama pemberi kuasa. Pembubuhan e-Meterai pada dokumen ini bertujuan untuk memberikan kekuatan hukum.

• Dokumen yang Menyatakan Jumlah Uang: Beberapa dokumen perusahaan dan transaksi bisnis, seperti misalnya digital invoice, yang mencantumkan nominal uang lebih dari Rp5 juta membutuhkan e-Meterai untuk menjamin keaslian dokumen.

• Akta Notaris: Akta yang dibuat notaris, termasuk grosse akta, membutuhkan e-Meterai untuk menegaskan keabsahan dokumen akta tersebut. Contohnya adalah akta pendirian perusahaan, akta perubahan anggaran dasar, hingga dokumen notarial lainnya.

• Surat Perjanjian Sewa-Menyewa: Dokumen perjanjian sewa, seperti sewa rumah, apartemen, atau ruko, dibubuhkan e-Meterai untuk memberikan jaminan hukum atas hak dan kewajiban masing-masing pihak selama masa sewa berlangsung.

• Dokumen Seleksi CPNS dan Rekrutmen Lainnya: Pada proses rekrutmen CPNS maupun rekrutmen perusahaan lainnya, beberapa dokumen calon karyawan diwajibkan dibubuhi e-Meterai sebagai bentuk legalisasi dan penguatan keabsahan dokumen. Contohnya adalah surat pernyataan tidak pernah dipidana atau surat pernyataan tidak menjadi anggota partai politik.

Apa Fungsi E-Meterai Pada Dokumen?

E-Meterai memiliki beberapa fungsi penting saat dibubuhkan di sebuah dokumen elektronik, yaitu:

Alat Bukti yang Sah di Pengadilan

Beberapa jenis dokumen, seperti dokumen elektronik, dapat digunakan sebagai alat bukti yang sah di pengadilan jika dibubuhkan e-Meterai. Dokumen yang telah dilengkapi e-Meterai memiliki kekuatan hukum serta memiliki nilai pembuktian yang kuat di mata hukum.

Memberikan Kekuatan Hukum

Dokumen elektronik yang dibubuhi e-Meterai dianggap sah dan memiliki nilai pembuktian setara dokumen kertas yang menggunakan meterai fisik. Hal ini membuat e-Meterai bisa digunakan pada dokumen seperti perjanjian bisnis, transaksi online, hingga kesepakatan lainnya yang dibuat secara digital.

Pemenuhan Kewajiban Bea Meterai

E-Meterai digunakan untuk membayar atau melunasi bea meterai atas dokumen tertentu, seperti misalnya surat perjanjian, akta notaris, surat berharga, dan dokumen transaksi uang dengan nominal tertentu. Bea meterai ini biasanya dibebankan kepada pihak yang membuat atau menandatangani dokumen yang membutuhkan pengesahan melalui e-Meterai.

Menghindari Risiko Pemalsuan

Meterai elektronik memiliki fitur keamanan khusus untuk membuktikan keasliannya, yaitu kode barcode unik (overt), segel khusus dari Peruri (covert), dan pembuktian forensik langsung. E-Meterai yang asli tidak hanya bertujuan memberikan kekuatan hukum dan membuktikan keabsahan dokumen, tetapi juga untuk menghindari risiko pemalsuan dan penyalahgunaan dokumen.

Bagaimana Cara Membubuhkan e-Meterai yang Benar?

Pembubuhan e-Meterai bisa dilakukan dengan mudah melalui website Peruri atau website distributor resmi e-Meterai seperti MitraComm Ekasarana. Ikuti langkah-langkah berikut ini untuk membubuhkan e-Meterai pada dokumen Anda:

1. Kunjungi https://mitracomm.e-meterai.co.id/.
2. Jika belum membuat akun, buat terlebih dahulu dengan mendaftarkan diri di tombol “Daftar” di pojok kanan atas. Pilih tipe pengguna yang sesuai, yaitu Personal untuk kebutuhan pribadi, Enterprise untuk kebutuhan bisnis dengan jumlah kuota e-Meterai lebih dari satu, serta Wholesale untuk kebutuhan reseller e-Meterai.
3. Isi data diri dan unggah dokumen yang dibutuhkan. 
4. Cek email Anda dan temukan email dari e-Meterai. Klik verifikasi akun untuk proses validasi akun.
5. Jika sudah tervalidasi, login menggunakan akun yang sudah terdaftar. 
6. Anda dapat menemukan pilihan menu “Pembelian” dan “Pembubuhan”. Jika masih belum memiliki e-Meterai, pilih opsi “Pembelian” untuk melanjutkan pembelian kuota e-Meterai. 
7. E-Meterai yang sudah dibeli dapat digunakan dengan memilih opsi “Pembubuhan”.
8. Masukkan data yang dibutuhkan sesuai kolom yang tersedia. Lalu, unggah dokumen dalam format PDF dengan ukuran maksimal 4 MB.
9. Posisikan e-Meterai yang akan dibubuhkan pada dokumen sesuai ketentuan yang berlaku. Selanjutnya, klik “Bubuhkan e-Meterai”. Contoh pembubuhan e-Meterai yang benar sebaiknya berada di samping kiri kolom tanda tangan agar tidak terkena coretan tanda tangan digital.
10. Jika baru pertama kali melakukan pembubuhan meterai elektronik, Anda akan diminta membuat PIN dengan 6-digit angka. PIN ini termasuk ke dalam proses autentikasi. Kemudian, klik “Lanjutkan” jika sudah memasukkan PIN.
11. Jika sudah melakukan pembubuhan, Anda akan melihat tampilan e-Meterai yang sudah dibubuhkan pada dokumen.
12. Dokumen yang sudah dibubuhkan akan dikirimkan secara otomatis ke email pengguna. Dokumen juga dapat langsung diunduh dengan menekan tombol “Unduh”. Jika masih belum menerima dokumen via email, Anda dapat menekan tombol “Kirim Ulang Email”.

Temukan Kemudahan Membeli E-Meterai Resmi Secara Online Hanya di MitraComm!

Saat membubuhkan e-Meterai pada dokumen, pastikan Anda membeli dan membubuhkan e-Meterai di tempat yang resmi dan terpercaya untuk memastikan keaslian e-Meterai. Untuk menjawab kebutuhan ini, MitraComm Ekasarana Channel Solution (MECS) hadir sebagai distributor resmi e-Meterai yang ditunjuk secara resmi oleh Peruri untuk memfasilitasi pembelian dan pembubuhan e-Meterai yang praktis dan aman. MitraComm melayani kebutuhan e-Meterai pada berbagai segmen, mulai dari pemungut PPN (WAPU), reseller, enterprise untuk kebutuhan e-Meterai perusahaan berjumlah lebih dari satu, hingga pengguna individual. MitraComm memastikan Anda mendapatkan e-Meterai dengan proses yang mudah, cepat, dan didukung oleh sistem yang andal. Untuk informasi lebih lanjut, hubungi kami melalui email marketing@phintraco.com atau kunjungi website https://mitracomm.e-meterai.co.id/.  Editor: Irnadia Fardila

Saat ini, e-Meterai semakin banyak digunakan sebagai alternatif untuk menggantikan peran meterai tempel dalam memberikan kekuatan hukum pada sebuah dokumen. Selain praktis, e-Meterai juga diakui secara hukum dan diatur dalam perundang-undangan yang berlaku. Akan tetapi, banyak yang masih bertanya-tanya tentang masa berlaku e-Meterai, seperti misalnya apakah e-Meterai memiliki batas waktu pembubuhan setelah dibeli atau dapat berlaku selamanya? Artikel ini akan membahas lebih lanjut tentang masa berlaku e-Meterai beserta tips pembelian dan pembubuhan yang perlu diketahui.

Berapa Lama Masa Berlaku E-Meterai?

Dilansir dari media sosial Instagram Peruri, tidak ada masa kedaluwarsa pada masa berlaku e-Meterai setelah dilakukan pembelian. Jadi, pengguna dapat membubuhkan meterai digital yang sudah dibeli kapanpun setelah pembelian. Tidak adanya masa kedaluwarsa ini juga berlaku pada e-Meterai yang sudah dibubuhkan pada dokumen elektronik. Namun, kewajiban pembayaran bea meterai terhitung 5 tahun atas dokumen yang sudah dibubuhkan e-Meterai. Terkait pengecekan masa berlaku e-Meterai, Anda dapat melakukannya dengan melihat menu “Riwayat Pembubuhan” yang ada di akun pengguna e-Meterai Anda. Pada menu tersebut, akan tercantum tanggal dan waktu Anda melakukan pembubuhan e-Meterai. Jadi, Anda dapat mengacu pada tanggal tersebut untuk mengetahui kapan pembubuhan sudah dilakukan.

Apakah E-Meterai Bisa Hangus?

Mengingat e-Meterai tidak memiliki masa kedaluwarsa, maka e-Meterai juga tidak akan hangus. Maka dari itu, Anda dapat membubuhkan e-Meterai kapanpun setelah masa pembelian.  Namun, ditemukan kasus berupa pengguna yang sudah melakukan pembayaran, tetapi kuota e-Meterai tidak kunjung bertambah. Hal ini memunculkan kekhawatiran bahwa e-Meterai yang sudah dibeli dapat hangus. Beberapa pengguna juga mengkhawatirkan jika terjadi pembubuhan e-Meterai yang gagal, maka e-Meterai akan hangus.  Jika mengalami kejadian tersebut, Anda tidak perlu khawatir, karena e-Meterai tidak akan hangus dan tetap valid untuk digunakan. Anda dapat mencoba pembubuhan di lain waktu atau menghubungi helpdesk jika diperlukan. Pembubuhan ulang untuk percobaan yang gagal bisa dilakukan dengan mengecek Riwayat Pembubuhan di situs e-Meterai.

Apakah E-Meterai Bisa Dipakai Berulang Kali?

Sayangnya, e-Meterai tidak bisa digunakan berulang kali. e-Meterai yang sudah dibeli akan tersimpan dalam akun pengguna dalam bentuk kuota. Setiap kuota e-Meterai hanya bisa digunakan untuk satu kali pemakaian pada satu dokumen saja.  Setelah dibubuhkan, e-Meterai tidak bisa diubah posisinya atau digunakan kembali untuk dokumen lainnya. Hal ini disebabkan oleh adanya fitur seperti kode barcode unik, segel khusus dari Peruri, dan pembuktian forensik langsung yang menjadi pembukti keaslian e-Meterai tersebut. Maka dari itu, dianjurkan untuk pembubuhan e-Meterai dilakukan di tahap terakhir.  Jika Anda ingin memasukkan tanda tangan basah di e-Meterai, sebaiknya dilakukan sebelum pembubuhan e-Meterai. Dokumen yang sudah ditandatangani dapat di-scan dan dibubuhkan e-Meterai.

Bagaimana Cara Membeli E-Meterai?

Pembelian e-Meterai bisa dilakukan secara online melalui website resmi Peruri atau distributor resmi seperti MitraComm Ekasarana. Untuk membeli e-Meterai asli, ikuti langkah-langkah berikut ini:

1. Kunjungi https://mitracomm.e-meterai.co.id/.
2. Jika belum membuat akun, buat terlebih dahulu dengan mendaftarkan diri di tombol “Daftar” di pojok kanan atas. Pilih tipe pengguna yang sesuai, yaitu Personal untuk kebutuhan pribadi, Enterprise untuk kebutuhan bisnis dengan jumlah kuota e-Meterai lebih dari satu, serta Wholesale untuk kebutuhan reseller e-Meterai.
3. Isi data diri dan unggah dokumen yang dibutuhkan. 
4. Masukkan kode OTP yang dikirimkan melalui email dan klik verifikasi akun untuk proses validasi akun.
5. Jika sudah tervalidasi, login menggunakan akun yang sudah terdaftar. 
6. Anda dapat menemukan pilihan menu “Pembelian” dan “Pembubuhan”. Jika masih belum memiliki e-Meterai, pilih opsi “Pembelian” untuk melanjutkan pembelian kuota e-Meterai. 
7. E-Meterai yang sudah dibeli dapat digunakan dengan memilih opsi “Pembubuhan”.

Bagaimana Cara Membubuhkan E-Meterai?

Pembubuhan e-Meterai bisa dilakukan secara digital tanpa perlu mencetak dokumen apapun. Berikut adalah beberapa langkah untuk membubuhkan e-Meterai:

1. Kunjungi https://mitracomm.e-meterai.co.id/.
2. Lakukan login dengan akun yang sudah terdaftar dan pilih opsi “Pembubuhan”.
3. Masukkan data yang dibutuhkan sesuai kolom yang tersedia. Lalu, unggah dokumen dalam format PDF dengan ukuran maksimal 4 MB.
4. Posisikan e-Meterai yang akan dibubuhkan pada dokumen sesuai ketentuan yang berlaku. Selanjutnya, klik “Bubuhkan e-Meterai”. Contoh pembubuhan e-Meterai yang benar sebaiknya berada di samping kiri kolom tanda tangan agar tidak terkena coretan tanda tangan digital.
5. Jika baru pertama kali melakukan pembubuhan meterai elektronik, Anda akan diminta membuat PIN dengan 6-digit angka. PIN ini termasuk ke dalam proses autentikasi. Kemudian, klik “Lanjutkan” jika sudah memasukkan PIN.
6. Jika sudah melakukan pembubuhan, Anda akan melihat tampilan e-Meterai yang sudah dibubuhkan pada dokumen.
7. Dokumen yang sudah dibubuhkan akan dikirimkan secara otomatis ke email pengguna. Dokumen juga dapat langsung diunduh dengan menekan tombol “Unduh”. Jika masih belum menerima dokumen via email, Anda dapat menekan tombol “Kirim Ulang Email”.

MitraComm: Distributor E-Meterai Resmi dan Terpercaya untuk Berbagai Kebutuhan E-Meterai Anda

Memahami masa berlaku e-Meterai sangat penting untuk memastikan keabsahan e-Meterai yang sudah dibubuhkan ke dokumen elektronik. Namun, hal yang tidak kalah penting adalah membeli dan membubuhkan e-Meterai di website resmi untuk menjamin keaslian e-Meterai. Sebagai distributor resmi e-Meterai yang dipercaya oleh Peruri, MitraComm Ekasarana Channel Solution (MECS) hadir sebagai solusi terintegrasi untuk memenuhi segala kebutuhan e-Meterai, mulai dari kebutuhan pribadi, personal, hingga reseller.  Sebagai mitra resmi e-Meterai, MECS tidak hanya menyediakan kemudahan dalam pembelian e-Meterai, tetapi juga mendukung proses pembubuhan secara efisien dan aman. Dengan sistem yang andal dan dukungan layanan pelanggan yang responsif, MitraComm memastikan bahwa setiap kebutuhan e-Meterai Anda terpenuhi dengan cepat dan tepat.  Untuk informasi lebih lanjut, hubungi kami melalui email marketing@phintraco.com atau kunjungi website https://mitracomm.e-meterai.co.id/ untuk mulai membeli dan membubuhkan e-Meterai secara resmi dan terpercaya. Editor: Irnadia Fardila

Setiap harinya, kita dapat tanpa sadar menghirup polusi udara, terutama saat berada di dalam ruangan tertutup seperti ruang kerja. Kualitas udara dalam ruangan yang bersih dari polusi berdampak penting terhadap kesehatan, kenyamanan, dan produktivitas karyawan. Dilansir dari data World Health Organization (WHO), sekitar 3,8 juta kematian per tahun di seluruh dunia disebabkan oleh paparan polusi udara dalam ruangan, yang sebagian besar besar berasal dari lingkungan kantor dan rumah tangga.  Kualitas udara yang buruk dapat berasal dari ventilasi yang buruk, penggunaan bahan kimia pembersih dengan senyawa berbahaya, hingga sistem HVAC (heating, ventilation, air conditioning) yang jarang dirawat. Artikel ini akan membahas lebih lanjut tentang kualitas udara dalam ruangan, sumber pencemaran udara, dampak negatif, hingga cara meningkatkan kualitas udara.

Apa Itu Kualitas Udara dalam Ruangan (KUDR)?

Kualitas udara dalam ruangan (KUDR), atau dikenal juga sebagai indoor air quality, adalah kualitas udara yang berada di dalam dan di sekitar bangunan. Hal ini akan sangat mempengaruhi kesehatan dan kenyamanan penghuni di dalam ruangan atau bangunan tersebut.  Kualitas udara dalam ruangan dipengaruhi oleh faktor seperti polutan (partikel halus, senyawa organik yang mudah menguap, jamur, dan gas) serta suhu, kelembapan, dan ventilasi. Kualitas udara dalam ruangan yang buruk dapat memicu berbagai masalah kesehatan, mulai dari masalah pernapasan, alergi, hingga penyakit jantung.  Menurut U.S Environmental Protection Agency, seseorang diperkirakan dapat menghabiskan 90% waktu mereka di dalam bangunan, baik itu rumah, ruang kerja, tempat ibadah, dan lain sebagainya. Tidak jarang bangunan mengandung konsentrasi polutan 2–5 kali, bahkan 100 kali lebih tinggi dibandingkan udara di luar. Maka dari itu, kualitas udara dalam ruangan perlu diperhatikan untuk menjaga kesehatan penghuninya.

Apa Saja Sumber Pencemaran Udara dalam Ruangan?

Pencemaran udara dalam ruangan dapat berasal dari benda-benda sekitar yang tidak kita sadari. Beberapa sumber utama pencemaran udara dalam ruangan adalah:

• Bahan bangunan atau perabotan yang mengeluarkan senyawa organik yang mudah menguap dan formaldehyde (seperti karpet, lem, cat, pengharum ruangan).
• Perlengkapan kantor seperti printer dan mesin fotokopi yang mengeluarkan ozone dan senyawa organik yang mudah menguap.
• Cairan pembersih, desinfektan, dan produk kimia lainnya.
• Sumber kontaminasi biologis seperti jamur, bakteri, virus, hingga tungau debu yang muncul akibat permukaan lembab, kebocoran, dan pembersihan yang kurang optimal.
• Ventilasi yang kurang baik membuat polutan mudah berkumpul.
• Masuknya polutan dari luar ruangan, seperti asap kendaraan atau gas buangan pabrik.
• Hama seperti tungau debu, kecoa, dan tikus memunculkan alergen dan partikel halus yang berbahaya.

Apa Dampak Negatif dari Kualitas Udara dalam Ruangan yang Buruk?

Pada konteks gedung kantor, bangunan dengan kualitas udara yang baik akan menciptakan suasana kerja yang nyaman dan produktif. Sebaliknya, kualitas udara yang buruk berisiko menimbulkan berbagai masalah serius bagi para karyawan yang bekerja di dalam gedung kantor tersebut. Beberapa dampak negatif yang dapat muncul dari kualitas udara dalam ruangan yang buruk adalah:

Masalah Kesehatan yang Serius

Udara yang dihirup akan berdampak pada kinerja tubuh secara signifikan. Maka dari itu, kualitas udara yang buruk dapat menimbulkan masalah kesehatan yang serius. Penyakit mulai dari flu, sakit tenggorokan, iritasi mata, hingga komplikasi seperti penyakit paru-paru dan jantung dapat muncul jika terus terpapar udara berkualitas buruk. Kualitas udara yang buruk juga dapat memicu kondisi sick building syndrome (SBS) yang hanya muncul saat berada di dalam bangunan, dengan gejala seperti sakit kepala, kelelahan, hingga sulit berkonsentrasi.

Produktivitas Menurun

Lingkungan kerja yang tidak sehat dapat mengakibatkan kelelahan, sulit berkonsentrasi, dan penurunan daya ingat. Tidak hanya itu, situasi ini dapat membuat karyawan lebih mudah sakit. Saat karyawan merasa tidak nyaman dan kurang sehat, produktivitas, efisiensi kerja, dan kualitas pelayanan dapat menurun signifikan. Hal ini akan berujung pada keterlambatan penyelesaian pekerjaan, meningkatnya tingkat absensi, bahkan mengecewakan harapan pelanggan.

Performa Perusahaan yang Menurun

Dampak dari kualitas udara yang buruk tidak hanya terbatas pada karyawan, tetapi juga perusahaan. Karyawan yang sakit akibat lingkungan kerja yang tidak sehat berujung mengalami penurunan performa kerja, yang nantinya akan berdampak pada penurunan performa perusahaan. Ketidakpuasan karyawan karena tidak disediakannya lingkungan kerja yang bersih memicu tingginya tingkat turnover. Hal ini akan mengakibatkan biaya yang signifikan serta reputasi negatif bagi perusahaan.

Bagaimana Standar Kualitas Udara dalam Ruangan?

Standar kualitas udara dalam ruangan diatur dalam Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 1077 Tahun 2011 tentang Pedoman Penyehatan Udara dalam Ruang Rumah. Standar tersebut meliputi parameter seperti:

• Parameter Fisik: Suhu (18–30°C), kelembapan (40–60%), pencahayaan (min. 60 lux), laju ventilasi (0,15–0,25 m/detik), PM2,5 (≤35 µg/m³ (24 jam)), PM10 ≤70 µg/m³ (24 jam)).

• Parameter Kimia: CO₂ (≤1000 ppm (8 jam)), CO (≤9 ppm (8 jam)), formaldehida (≤0,1 ppm (30 menit)), asbes (≤5 serat/ml (panjang serat 5µ)), asap rokok (≤35 µg/m³ (24 jam))

• Parameter Biologi: Jamur (0 CFU/m³), bakteri patogen (0 CFU/m³), total kuman (<700 CFU/m³).

Pengukuran kualitas udara dalam ruangan dapat menggunakan alat pengukur khusus seperti hygro-thermometer, indoor air quality meter, particulate meter, lux meter, hingga sensor berbasis IoT.

Bagaimana Cara Meningkatkan Kualitas Udara dalam Ruangan?

Beberapa langkah yang bisa diterapkan untuk menerapkan kualitas udara dalam ruangan adalah:

• Pastikan Adanya Ventilasi yang Baik: Sirkulasi udara yang optimal adalah kunci menjaga kualitas udara yang baik di dalam ruangan. Ventilasi yang baik dapat meningkatkan kualitas udara. Caranya adalah dengan menggantikan udara yang terperangkap di ruangan dengan udara dari luar yang sudah tersaring.

• Lakukan Penyaringan dan Pembersihan: Proses penyaringan udara secara rutin dapat mengurangi sumber-sumber polusi udara. Alat seperti air purifier dapat digunakan untuk menghilangkan partikel berbahaya seperti debu, alergen, dan asap rokok. Filter-filter yang ada pada sistem HVAC dan air conditioning perlu dibersihkan secara berkala untuk menghilangkan debu-debu yang terkumpul.

• Bersihkan Ruangan Secara Rutin: Pembersihan secara teratur dapat mengurangi akumulasi debu yang dapat mempengaruhi kualitas udara. Penggunaan bahan pembersih yang ramah lingkungan juga dianjurkan untuk menghindari pelepasan senyawa organik berbahaya ke udara.

Ingin Kualitas Udara Kantor Lebih Baik? Saatnya Gunakan Solusi MitraComm Sumber Sarana!

Kualitas udara dalam ruangan yang baik sangat penting untuk menjaga produktivitas dan kesehatan karyawan agar tetap prima. Ruangan yang bersih, bebas debu, dan terawat dapat meningkatkan kenyamanan saat bekerja dan mencegah penyebaran penyakit. Sebagai penyedia solusi cleaning service terpercaya di Jakarta, MitraComm Sumber Sarana (MSS) siap membantu Anda mewujudkan lingkungan kerja yang sehat dan nyaman. MitraComm Sumber Sarana dilengkapi dengan tim berpengalaman dan peralatan kebersihan canggih untuk memastikan setiap sudut ruangan bebas dari debu dan kotoran. Kami menyediakan berbagai solusi cleaning service yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda:

• General Cleaning Service: Layanan pembersihan rutin, termasuk pemeliharaan area bersama, menjaga kebersihan toilet, membuang dan mengelola sampah, dan mengelola taman dan tumbuhan.

• Special Treatment Service: Layanan pembersihan khusus untuk material atau permukaan tertentu, seperti misalnya kristalisasi lantai untuk marmer, perbaikan permukaan yang rusak, lapisan pelindung, hingga pembersihan karpet secara mendalam.

• High-Risk Cleaning Service: Layanan pembersihan untuk area-area yang berbahaya (seperti area kaca yang tinggi) menggunakan peralatan dan keahlian khusus serta dikerjakan oleh tenaga berpengalaman.

MitraComm Sumber Sarana berkomitmen menghadirkan lingkungan kerja yang bersih sebagai pondasi dari kinerja optimal dan suasana kerja yang menyenangkan. Untuk informasi lebih lanjut, hubungi kami melalui email info@mss.id.  Editor: Irnadia Fardila

Bayangkan Anda mengalami sakit flu atau tenggorokan saat berada di gedung kantor. Ketika Anda keluar dari gedung kantor dan pulang ke rumah, Anda merasakan gejala sakit tersebut sudah membaik bahkan sembuh. Namun, saat Anda kembali ke kantor, Anda merasakan gejala sakit yang sama, atau bahkan lebih buruk dari sebelumnya. Situasi seperti ini dikenal sebagai sick building syndrome (SBS). Penting bagi perusahaan untuk memahami situasi SBS ini untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan nyaman bagi karyawannya. Kenali lebih lanjut tentang apa itu sick building syndrome, gejala, penyebab, dan cara mengatasinya di sini!

Apa Itu Sick Building Syndrome (SBS)?

Menurut U.S Environmental Protection Agency (EPA), sick building syndrome (SBS) adalah sebuah kondisi di mana seseorang mengalami masalah kesehatan yang buruk saat berada di dalam sebuah bangunan dalam waktu yang lama. Gejalanya dapat berupa sakit kepala, kelelahan, iritasi mata dan hidung, sakit tenggorokan, dan lain sebagainya. SBS berkaitan erat dengan lamanya waktu yang dihabiskan di sebuah bangunan. Maka dari itu, gejala kondisi ini umumnya membaik atau menghilang setelah meninggalkan bangunan tersebut.  SBS dapat disebabkan oleh kualitas udara di dalam ruangan yang buruk, bahan bangunan dengan zat berbahaya, hingga tingkat kelembapan yang tinggi. Kondisi ini dapat menimbulkan masalah kesehatan yang serius. Sebagai contoh, karyawan yang bekerja sekitar 8 jam di gedung kantor dengan ventilasi yang buruk berisiko mengalami kondisi SBS. Jika terus dibiarkan, hal ini dapat membahayakan kesehatan karyawan.

Apa Saja Contoh Gejala Sick Building Syndrome?

Gejala sick building syndrome seringkali tidak spesifik dan bisa disebabkan oleh berbagai faktor. Namun, ciri khas dari gejala kondisi ini adalah kemunculannya yang hanya terjadi di lingkungan bangunan tertentu dan seringkali memburuk seiring berjalannya waktu. Beberapa gejala umumnya adalah:

• Sakit kepala
• Iritasi mata, hidung, atau tenggorokan
• Batuk dan bersin
• Kulit kering, iritasi, dan gatal
• Ruam kulit
• Kelelahan
• Sulit berkonsentrasi
• Mual
• Sakit otot
• Sensitif terhadap bau
• Demam
• Gejala yang lebih parah seperti jantung berdebar-debar, mimisan, hingga peningkatan serangan asma

Apa Penyebab Terjadinya Sick Building Syndrome?

Kualitas udara dalam ruangan yang buruk kerap menjadi penyebab utama terjadinya sick building syndrome. Penyebab utama lainnya termasuk:

Ventilasi yang Buruk

Ventilasi udara yang buruk dan sistem air conditioning yang rusak dapat menyebabkan terkumpulnya polutan dalam ruangan, seperti jamur, debu, dan kontaminasi bahan kimia dari produk pembersih. Hal ini dapat memicu terjadinya sick building syndrome. Ventilasi yang baik sangat penting untuk memastikan sirkulasi udara yang optimal dan mengalirkan udara bersih ke dalam ruangan.

Kontaminan Bahan Kimia dari Dalam Ruangan

Polusi udara di dalam ruangan dapat bersumber dari benda-benda di dalam gedung itu sendiri. Benda seperti lem, karpet, sofa, mesin fotokopi, pestisida, hingga bahan pembersih dapat mengeluarkan senyawa kimia berbahaya seperti formaldehida. Zat berbahaya lainnya seperti karbon monoksida dan nitrogen dioksida juga dapat berasal dari alat pemanas minyak tanah atau gas, kompor gas, dan perapian tanpa ventilasi yang baik.

Kontaminan Bahan Kimia dari Luar Ruangan

Udara luar yang memasuki bangunan dapat menjadi sumber polusi udara penyebab sick building syndrome. Sebagai contoh, polutan dari asap kendaraan bermotor hingga exhaust bangunan (seperti toilet dan dapur) dapat memasuki gedung melalui ventilasi udara, jendela, dan bukaan lainnya yang tidak bersirkulasi dengan baik.

Kontaminan Biologis

Bakteri, jamur, hingga virus adalah contoh kontaminan biologis penyebab sick building syndrome. Kontaminan ini dapat berkembang biak di genangan air yang terkumpul di saluran, humidifier, dan bak pembuangan, atau debu-debu di langit-langit ruangan, karpet, dan insulasi. Tidak jarang serangga dan kotoran burung menjadi sumber kontaminan biologis.

Apa Dampak Negatif dari Sick Building Syndrome?

Fenomena sick building syndrome adalah salah satu kondisi yang dapat ditemukan di berbagai jenis bangunan, termasuk gedung-gedung perkantoran modern. Dampak negatif dari kondisi ini dapat dirasakan secara signifikan oleh individu yang bekerja di dalam bangunan yang terpengaruh. Beberapa dampak tersebut adalah:

Memperburuk Kondisi Kesehatan

Jika dibiarkan lebih lanjut tanpa penanganan yang tepat, gejala umum sick building syndrome dapat berubah menjadi lebih buruk dan mengancam kesehatan karyawan. Gejala yang awalnya hanya terjadi saat berada di dalam ruangan, nantinya dapat menetap bahkan setelah berada di luar ruangan, sehingga mengganggu kesehatan dan kesejahteraan diri karyawan. Selain kesehatan fisik, kesehatan mental karyawan juga bisa terdampak, seperti misalnya kecemasan, depresi, dan meningkatnya rasa stres saat bekerja.

Menurunkan Produktivitas Kerja

Sakit yang semakin buruk akibat sick building syndrome akan membuat karyawan lebih sering absen. Produktivitas kerja dan kualitas pelayanan akan menurun akibat rasa lelah, sulit fokus, dan penurunan motivasi kerja. Karyawan pun akan sulit berkolaborasi satu sama lain maupun memikirkan ide-ide baru. Angka karyawan yang mengundurkan diri dapat meningkat akibat lingkungan kerja yang tidak sehat.

Risiko Masalah Hukum dan Finansial

Kegagalan mengatasi sick building syndrome berisiko menimbulkan masalah hukum dan finansial bagi perusahaan. Misal, jika perusahaan tidak mampu menyediakan lingkungan kerja yang sehat, karyawan dapat melayangkan tuntutan yang dapat merusak reputasi perusahaan. Tidak hanya itu, perusahaan juga dapat menderita kerugian finansial akibat menurunnya produktivitas dan banyaknya karyawan yang absen.

Bagaimana Cara Mengatasi Sick Building Syndrome?

Beberapa langkah yang bisa dilakukan untuk mengatasi dan mencegah sick building syndrome (SBS) di lingkungan gedung kantor Anda adalah:

• Tingkatkan Kualitas Ventilasi: Ventilasi yang buruk adalah salah satu penyebab utama SBS di tempat kerja. Maka dari itu, pastikan sistem heating, ventilation, air conditioning (HVAC) dapat memberikan sirkulasi udara yang baik untuk mengalirkan udara segar dan mengeluarkan polutan maupun kontaminan di dalam ruangan.
• Terapkan Pemeliharaan HVAC yang Baik: Pembersihan, pemeriksaan, dan pemeliharaan rutin pada komponen sistem HVAC seperti saluran, ventilasi, dan filter sangat penting untuk mencegah terkumpulnya debu atau kontaminan berbahaya lainnya. 
• Jaga Tingkat Kelembapan dalam Ruangan: Jaga tingkat kelembapan dalam ruangan antara 40-60% untuk mencegah pertumbuhan jamur dan perkembangbiakan tungau, yang mana turut berkontribusi terhadap gejala SBS. 
• Gunakan Bahan dengan Emisi Rendah: Anda dapat memilih bahan bangunan, cat, karpet, dan perabotan dengan emisi senyawa kimia berbahaya yang rendah. Hindari bahan yang mengeluarkan bahan kimia berbahaya seperti formaldehyde atau styrene.
• Lakukan Pembersihan Secara Rutin: Pembersihan secara rutin di berbagai sudut ruangan bangunan sangat penting untuk menghilangkan debu penyebab SBS, baik itu dalam bentuk general cleaning maupun daily cleaning. Pastikan setiap sudut, termasuk yang sulit diraih, dapat dibersihkan dengan baik untuk mencegah partikel kecil yang berterbangan di udara. 

Ingin Lingkungan Kantor Bersih dan Bebas Sick Building Syndrome? Serahkan Ke MitraComm Sumber Sarana!

MitraComm Sumber Sarana (MSS) hadir sebagai solusi andalan untuk menciptakan lingkungan kantor yang bersih, nyaman, dan bebas dari sick building syndrome. Sebagai penyedia cleaning service andalan di Jakarta, MSS didukung oleh tenaga profesional dan berpengalaman serta peralatan modern untuk memastikan setiap sudut kantor Anda bersih dan higienis. Layanan kami meliputi:

• General Cleaning Service: Layanan pembersihan rutin, termasuk pemeliharaan area bersama, menjaga kebersihan toilet, membuang dan mengelola sampah, dan mengelola taman dan tumbuhan.

• Special Treatment Service: Layanan pembersihan khusus untuk material atau permukaan tertentu, seperti misalnya kristalisasi lantai untuk marmer, perbaikan permukaan yang rusak, lapisan pelindung, hingga pembersihan karpet secara mendalam.

• High-Risk Cleaning Service: Layanan pembersihan untuk area-area yang berbahaya (seperti area kaca yang tinggi) menggunakan peralatan dan keahlian khusus serta dikerjakan oleh tenaga berpengalaman.

Untuk informasi lebih lanjut tentang layanan cleaning service MitraComm Sumber Sarana, hubungi kami melalui email info@mss.id.  Editor: Irnadia Fardila

Gedung kantor merupakan aset vital bagi sebuah perusahaan, di mana berbagai operasional penting dan keputusan bisnis dijalankan di bangunan tersebut. Namun, sebuah gedung kantor tidak akan bertahan lama tanpa pemeliharaan yang baik secara rutin. Pemeliharaan gedung kantor yang tepat tidak hanya memperpanjang usia bangunan, tetapi juga mencegah kerusakan besar yang dapat menghabiskan biaya tinggi. Artikel ini akan membahas tentang apa itu pemeliharaan gedung kantor, jenis-jenis pemeliharaan, manfaat pemeliharaan yang baik, hingga strategi menjalankan pemeliharaan yang efektif.

Apa Itu Pemeliharaan Bangunan Gedung Kantor?

Pemeliharaan bangunan gedung kantor atau office building maintenance merujuk pada serangkaian kegiatan pemeliharaan dan perbaikan yang dilakukan secara rutin dan terjadwal.  Beberapa bentuk kegiatan pemeliharaan gedung kantor meliputi pembersihan rutin, pengelolaan sampah, pemeliharaan dan perbaikan sistem HVAC (heating, ventilation, air conditioning), sistem listrik, serta landscaping dan pemeliharaan eksterior gedung. Tujuan utama pemeliharaan gedung kantor adalah untuk memastikan keamanan, kenyamanan, dan fungsi bangunan agar selalu layak pakai bagi para penghuninya.

Apa Saja Jenis Pemeliharaan Gedung Kantor?

Pemeliharaan gedung kantor terbagi menjadi beberapa jenis untuk menangani berbagai aspek pemeliharaan di sebuah bangunan. Beberapa jenis tersebut adalah:

Pemeliharaan Rutin (Routine Maintenance)

Kegiatan pemeliharaan rutin meliputi tindakan perawatan harian atau terjadwal pada gedung. Kegiatan ini bertujuan untuk mencegah terjadinya kerusakan sebelum bertambah buruk serta memastikan operasional dapat berjalan optimal di gedung tersebut. Contoh kegiatan dalam pemeliharaan rutin adalah pembersihan harian (daily cleaning), perbaikan kecil, pengecekan fasilitas dan sistem bangunan, dan lain sebagainya.

Pemeliharaan Preventif (Preventive Maintenance)

Kegiatan pemeliharaan preventif termasuk ke dalam kegiatan pemeliharaan rutin, yaitu untuk mencegah kerusakan, memelihara fungsi bangunan, hingga memperpanjang usia peralatan. Contoh pemeliharaan preventif dapat berupa pengecekan atap hingga inspeksi dan pemeliharaan berkala pada peralatan dan sistem seperti HVAC, listrik, lift, dan generator. 

Pemeliharaan Korektif (Corrective Maintenance)

Kegiatan pemeliharaan korektif adalah tindakan pemeliharaan yang dilakukan setelah suatu aset, mesin, atau sistem di bangunan mengalami kerusakan atau kegagalan fungsi. Maka dari itu, jenis pemeliharaan ini ditujukan untuk mengembalikan fungsi dan kondisi alat tersebut agar kembali ke kondisi semula. Kegiatan ini meliputi identifikasi, isolasi, dan perbaikan kerusakan agar alat dapat kembali berfungsi sesuai standar yang berlaku. Contoh pemeliharaan korektif adalah memperbaiki kaca pecah, kebocoran air, atau mengganti komponen listrik yang rusak. 

Pemeliharaan Darurat (Emergency Maintenance)

Jenis pemeliharaan darurat dilakukan ketika terjadi kerusakan yang tidak terduga serta dapat mengancam kesehatan, fungsi, atau keamanan gedung maupun penghuninya. Pemeliharaan darurat memerlukan tindakan secepat mungkin untuk mencegah kerusakan yang lebih parah. Contoh pemeliharaan darurat adalah perbaikan lift yang rusak dan menjebak orang di dalamnya atau mati listrik yang menghambat operasional di dalam gedung.

Apa Manfaat Pemeliharaan Gedung Kantor yang Baik?

Sebuah bangunan mirip layaknya sebuah mesin, di mana komponen di dalam bangunan dapat menurun kualitasnya seiring berjalannya waktu. Oleh karena itu, bangunan memerlukan pemeliharaan secara berkala untuk memastikan kondisinya tetap optimal. Berikut adalah manfaat yang bisa dirasakan dari pemeliharaan gedung kantor yang baik:

Memastikan Keamanan dan Keselamatan di Gedung

Salah satu manfaat utama dari pemeliharaan bangunan kantor yang baik adalah mampu menjaga keamanan dan keselamatan di bangunan tersebut. Pemeliharaan secara rutin dapat meminimalisasi potensi kerusakan pada aset, alat, atau sistem bangunan. Langkah ini sangat penting untuk menghindarkan penghuni bangunan dari kecelakaan, memastikan kepatuhan terhadap standar keamanan yang berlaku, serta menghindari kerugian akibat bangunan yang tidak aman.

Menghemat Biaya

Pemeriksaan rutin dan perbaikan tepat waktu dapat mencegah kerusakan sebelum menjadi semakin parah. Kerusakan besar yang mengharuskan pemeliharaan darurat serta penggantian aset umumnya dapat memakan biaya yang lebih besar dan tidak terduga dibandingkan pemeliharaan preventif. 

Memperpanjang Usia Aset Bangunan

Pemeliharaan dan perawatan aset dan sistem bangunan (seperti HVAC, saluran air, dan atap) dapat memperpanjang usia aset bangunan serta memperlambat kebutuhan untuk penggantian aset baru yang mahal. Perbaikan kecil dan perawatan berkelanjutan dapat menjaga integritas bangunan dan value bangunan seiring dengan berjalannya waktu.

Meningkatkan Produktivitas dan Kenyamanan

Lingkungan kantor yang aman dan nyaman adalah kunci menjaga produktivitas perusahaan. Hal ini meliputi sirkulasi udara yang baik, pencahayaan yang optimal, serta lingkungan yang rapi, bersh, dan terawat. Pemeliharaan gedung kantor secara rutin dapat mendukung terlaksananya pelayanan yang prima kepada pelanggan, sehingga dapat menjaga kepuasan pelanggan terhadap layanan yang diberikan.

Strategi dan Tips Pemeliharaan Gedung Kantor yang Efektif

Pemeliharaan bangunan kantor yang efektif memerlukan tindakan terstruktur untuk memastikan keamanan, efisiensi, serta biaya selama proses pemeliharaan berlangsung. Beberapa strategi yang bisa diterapkan adalah:

Buat Strategi Pemeliharaan yang Lengkap

Strategi pemeliharaan yang lengkap dapat berisi gambaran semua pekerjaan pemeliharaan yang perlu dilakukan, area yang perlu diperiksa, frekuensi (harian, mingguan, bulanan, tahunan), hingga orang yang bertanggung jawab. Jadwal yang sistematis memastikan tidak ada bagian yang terlewat dari pemeliharaan rutin.

Terapkan Pemeliharaan Preventif

Pemeliharaan preventif dapat mencegah terjadinya kerusakan yang tidak terduga, memperpanjang usia peralatan, serta menghemat biaya perbaikan yang besar dan tidak terduga. Dalam hal ini, perlu dilakukan pemeriksaan rutin pada bagian-bagian penting bangunan, seperti HVAC, saluran air, sistem listrik, dan sebagainya.

Utamakan Area dengan Trafik Tinggi

Beberapa area bangunan dapat memiliki trafik pergerakan yang tinggi serta rentan mengalami kerusakan. Contoh area tersebut dapat berupa lobi, koridor, ruang istirahat, pintu masuk, maupun ruangan khusus sistem bangunan. Pemeliharaan yang baik juga turut meliputi perawatan dan pembersihan agar tetap nyaman dan aman saat digunakan.

Bentuk dan Latih Tim Pemeliharaan 

Anda dapat melatih tim pemeliharaan khusus untuk mengelola pemeliharaan dan perawatan gedung dengan baik. Mereka haruslah memahami protokol keamanan bangunan serta upaya terbaik untuk menjamin pemeliharaan yang efektif. Selain membentuk tim internal, Anda juga dapat memanfaatkan tenaga kebersihan outsourcing yang berpengalaman dalam merawat berbagai jenis bangunan.

Bingung Cari Jasa Pemeliharaan Gedung Kantor Terpercaya? MitraComm Sumber Sarana Punya Solusinya!

Pemeliharaan gedung kantor tidak hanya tentang menjaga keamanan dan kenyamanan sebuah bangunan, tetapi juga menciptakan lingkungan kerja yang baik. MitraComm Sumber Sarana (MSS), sebagai bagian dari MitraComm Ekasarana, menghadirkan cleaning service solutions lengkap yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan gedung kantor Anda. MSS menawarkan tiga jenis solusi, yaitu:

• General Cleaning Service: Layanan pembersihan rutin, termasuk pemeliharaan area bersama, menjaga kebersihan toilet, membuang dan mengelola sampah, dan mengelola taman dan tumbuhan.

• Special Treatment Service: Layanan pembersihan khusus untuk material atau permukaan tertentu, seperti misalnya kristalisasi lantai untuk marmer, perbaikan permukaan yang rusak, lapisan pelindung, hingga pembersihan karpet secara mendalam.

• High-Risk Cleaning Service: Layanan pembersihan untuk area-area yang berbahaya (seperti area kaca yang tinggi) menggunakan peralatan dan keahlian khusus serta dikerjakan oleh tenaga berpengalaman.

Dengan komitmen terhadap kualitas dan kepuasan pelanggan, MSS memastikan lingkungan kerja Anda yang terawat dan bersih, sehingga Anda bisa mendapatkan lingkungan terbaik untuk bekerja optimal. Untuk informasi lebih lanjut, hubungi kami melalui email info@mss.id. 

Tahukah Anda bahwa seorang karyawan diperkirakan dapat menghabiskan 35 hingga 40 jam per minggu di tempat kerja? Lamanya waktu yang dihabiskan di tempat kerja membuat faktor lingkungan fisik kantor tidak bisa disepelekan. Lingkungan yang bersih, rapi, dan nyaman berpengaruh besar terhadap produktivitas karyawan di tempat kerja. Ruangan yang nyaman dengan pencahayaan yang baik dan ventilasi yang memadai dapat meningkatkan fokus dan semangat kerja. Manfaat menjaga hygiene atau kebersihan di tempat kerja tidak hanya berkaitan dengan produktivitas kerja, tetapi juga kesehatan diri karyawan.  Kenali lebih lanjut manfaat menjaga hygiene di tempat kerja dan strategi yang bisa dilakukan untuk menjaga tempat kerja tetap bersih dan nyaman.

Apa Saja Aspek Utama Hygiene di Tempat Kerja?

Aspek-aspek utama hygiene di tempat kerja mencakup berbagai tindakan dan kebijakan yang dilakukan untuk menjaga kebersihan, mencegah penyebaran penyakit, serta meningkatkan kesehatan karyawan selama berada di tempat kerja. Beberapa aspek utama tersebut adalah:

Kebersihan Diri Karyawan

Selama berada di kantor, karyawan harus menjaga kebersihan dirinya guna menciptakan lingkungan kerja yang sehat. Maka dari itu, karyawan diharapkan berpakaian yang rapi dan bersih, mencuci tangan secara teratur dan menyeluruh, hingga menjaga kebersihan tubuh. Sikap seperti menutup mulut dan hidung dengan tisu, sapu tangan, atau siku saat bersin atau batuk, kemudian mencuci tangan dengan baik, turut berperan dalam mencegah penyebaran penyakit.

Kebersihan Lingkungan Kantor

Menjaga hygiene di lingkungan kantor, termasuk meja kerja, ruang kerja, hingga fasilitas bersama seperti pantry dan toilet. Kebersihan yang optimal tidak hanya penting untuk menciptakan suasana yang nyaman, tetapi juga mencegah penyebaran penyakit di antara karyawan. Hal ini termasuk menjaga kualitas udara yang baik serta akses air bersih yang mudah.

Kebijakan Terkait Kebersihan Kantor

Kebijakan yang jelas tentang kebersihan kantor bertujuan untuk memberikan ekspektasi kepada karyawan tentang kebersihan pribadi hingga tanggung jawab dalam menjaga kebersihan di kantor. Perusahaan dapat melakukan pelatihan atau membuat infografis menarik seputar menjaga kebersihan kantor.

Apa Manfaat Menjaga Hygiene di Tempat Kerja?

Hygiene atau kebersihan di tempat kerja tidak dapat disepelekan karena akan berdampak langsung pada kondisi serta performa karyawan selama bekerja. Beberapa manfaat yang bisa dirasakan karyawan dan perusahaan saat menjaga hygiene di tempat kerja adalah:

Karyawan yang Lebih Sehat dan Sejahtera

Manfaat pertama dari menjaga hygiene di tempat kerja adalah karyawan menjadi lebih sehat dan sejahtera selama bekerja. Lingkungan kerja yang bersih dan higienis akan menurunkan risiko karyawan jatuh sakit. Hal ini tidak hanya meningkatkan kesejahteraan diri mereka, tetapi juga meminimalisir absen akibat sakit serta gangguan pada operasional bisnis.

Meningkatkan Produktivitas Kerja

Hygiene yang baik di tempat kerja adalah salah satu kunci meningkatkan produktivitas kerja. Banyak karyawan dapat menghabiskan sekitar 8 jam bekerja di kantor selama 5 hari seminggu. Karyawan akan merasa lebih nyaman bekerja di lingkungan yang bersih dan terawat, yang mana akan berdampak pada peningkatan fokus dan efisiensi kerja.  Hasilnya, karyawan akan lebih optimal dalam menyajikan pelayanan prima dan memenuhi harapan pelanggan.

Mencegah Kecelakaan di Tempat Kerja

Lingkungan yang bersih dapat melindungi karyawan dari potensi kecelakaan seperti terpeleset atau terjatuh yang seringkali disebabkan oleh barang berserakan atau lingkungan yang tidak aman. Tindakan kebersihan rutin dapat mengidentifikasi potensi bahaya sejak dini untuk mencegah kecelakaan di masa depan.

Menciptakan Citra Perusahaan yang Positif

Manfaat lainnya dari menjaga hygiene di tempat kerja adalah mampu menciptakan citra yang positif di mata karyawan, klien, maupun mitra bisnis. Lingkungan kerja yang higienis menunjukkan kepedulian perusahaan terhadap kesejahteraan diri karyawan. Hal ini akan berdampak pada upaya perusahaan dalam menciptakan kualitas pelayanan yang baik melalui kondisi tempat kerja yang sehat. Perusahaan juga dapat memastikan kepatuhan terhadap regulasi kesehatan dan keamanan yang berlaku.

Menghemat Biaya

Implementasi pemeliharaan hygiene yang baik dapat menghemat biaya terkait dengan penyakit dan kecelakaan, yang mana dapat berdampak pada penurunan produktivitas. Lingkungan yang bersih turut berkontribusi terhadap kondisi karyawan yang sehat dan optimal, sehingga dapat meningkatkan produktivitas kerja sehari-hari. 

Bagaimana Cara Menjaga Hygiene di Tempat Kerja?

Beberapa langkah yang bisa dilakukan untuk menjaga hygiene atau kebersihan di tempat kerja adalah:

Menjaga Kebersihan Pribadi

Sebelum menjaga hygiene di tempat kerja, karyawan perlu menjaga kebersihan pribadinya terlebih dahulu. Karyawan dianjurkan mencuci tangan secara teratur dengan air dan sabun selama 20 detik, terutama setelah menggunakan toilet, sebelum makan, dan setelah berinteraksi dengan permukaan yang mungkin terkontaminasi. Hand sanitizer juga dapat menjadi alternatif ketika sabun dan air tidak ada.

Bersihkan Ruang Kerja 

Selain menjaga kebersihan pribadi, langkah berikutnya adalah menjaga kebersihan lingkungan kerja. Ruang kerja harus dibersihkan dan dirapikan secara rutin, termasuk meja, kursi, dan peralatan yang sering digunakan. Karyawan dapat membersihkannya secara mandiri menggunakan desinfektan atau memakai jasa tenaga kebersihan. 

Sediakan Perlengkapan Kebersihan

Perusahaan dapat menyediakan perlengkapan kebersihan bersama untuk menjaga kebersihan lingkungan kerja. Perlengkapan tersebut dapat berupa antibacterial wipes, hand sanitizer, tisu, sabun, hingga desinfektan yang mudah diakses oleh karyawan. 

Tetapkan Prosedur dan Kebijakan Kebersihan

Menetapkan prosedur dan kebijakan kebersihan yang jelas sangat penting agar karyawan memahami tanggung jawab dan peran mereka dalam menjaga hygiene di tempat kerja. Hal ini dapat mencakup pedoman tentang frekuensi pembersihan ruang kantor, anjuran untuk beristirahat di rumah saat sakit, pemakaian perlengkapan kebersihan, hingga sanksi bagi yang melanggar aturan kebersihan. 

Lakukan Pembersihan dan Pemeliharaan Rutin

Selanjutnya, lakukan pembersihan dan pemeliharaan secara rutin di seluruh area kerja. Perusahaan dapat melibatkan tenaga kebersihan professional untuk melakukan pembersihan secara mendalam di berbagai titik area kantor. Dengan cara ini, perusahaan dapat memastikan seluruh area kerja tetap bersih dan higienis.

MSS: Solusi Kebersihan Lengkap Sesuai Kebutuhan Kantor Anda

Menjaga hygiene di tempat kerja bukan hanya tentang memberikan tampilan menarik, tetapi juga menciptakan lingkungan kerja yang sehat, nyaman, dan produktif. Guna menjawab kebutuhan ini, MitraComm Sumber Sarana (MSS) hadir sebagai solusi terpercaya untuk memenuhi kebutuhan kebersihan kantor Anda secara menyeluruh. Sebagai penyedia cleaning service andalan di Jakarta, MSS didukung oleh tenaga profesional dan berpengalaman serta peralatan modern untuk memastikan setiap sudut kantor Anda bersih dan higienis. MSS menawarkan tiga jenis layanan yang dapat dipilih berdasarkan kebutuhan Anda, yaitu general cleaning service, special treatment service, hingga high-risk cleaning service. Dengan komitmen terhadap kualitas dan kepuasan pelanggan, MSS memastikan lingkungan kerja Anda selalu terjaga kebersihannya untuk kenyamanan optimal selama bekerja serta menciptakan kesan profesional untuk perusahaan Anda. Untuk informasi lebih lanjut, hubungi kami melalui email info@mss.id. Editor: Irnadia Fardila