Saat ini, pemakaian e-Meterai semakin meluas di berbagai kalangan masyarakat dan sektor. Salah satu contoh pemakaian e-Meterai dalam skala besar adalah untuk kebutuhan rekrutmen seleksi CPNS. Saat pendaftaran CPNS, pelamar diwajibkan mengunggah sejumlah dokumen penting yang telah dibubuhi materai sebagai bentuk legalisasi digital. Salah satu contoh dokumen dengan pembubuhan e-Meterai adalah surat pernyataan keaslian dokumen atau surat pernyataan tidak pernah terlibat tindak pidana. Pemakaian e-Meterai dalam dokumen seleksi CPNS sangat penting untuk memberikan jaminan keabsahan dokumen secara hukum. Artikel ini akan membahas berbagai contoh dokumen dengan e-Meterai yang umum digunakan dalam kehidupan sehari-hari beserta cara membubuhkan e-Meterai pada dokumen.

Seperti Apa Bentuk E-Meterai?

Sebelum memahami contoh dokumen dengan pembubuhan e-Meterai, Anda perlu mengetahui dulu seperti apa bentuk e-Meterai. Sebagai sebuah meterai digital, e-Meterai memiliki ciri khas tersendiri yang membedakannya dari meterai fisik, terutama dari segi penampilan.  E-Meterai memiliki bentuk persegi dengan dominasi warna putih dan merah muda. Pada e-Meterai, tercantum tulisan meterai elektronik, angka 10000, tulisan sepuluh ribu rupiah yang merupakan nominal bea meterai, gambar lambang negara Garuda Pancasila, hingga kode unik berupa nomor seri yang berbeda di tiap meterainya. Ciri khas ini menjadi bukti keaslian e-Meterai untuk mencegah risiko pemalsuan. 

Apa Saja Contoh Dokumen dengan e-Meterai?

Kebanyakan contoh dokumen yang dibubuhi e-Meterai adalah dokumen yang memerlukan keabsahan dan kekuatan hukum. Berikut adalah beberapa contoh dokumen dengan pembubuhan e-Meterai:

• Surat Kontrak Kerja: Kontrak kerja antara perusahaan dan calon karyawan adalah satu contoh dokumen dengan pembubuhan e-Meterai. Meskipun tidak berfungsi untuk membuktikan keabsahan kontrak, adanya e-Meterai membuat surat kontrak ini dapat digunakan sebagai alat bukti di pengadilan. Dokumen kontrak dengan e-Meterai sering diterapkan pada perusahaan yang menahan ijazah karyawan atau diberi pinjaman aset perusahaan.

• Surat Rekomendasi Karyawan: Contoh dokumen dengan e-Meterai lainnya adalah surat rekomendasi karyawan. Bagi karyawan yang sudah keluar dari sebuah perusahaan, surat rekomendasi karyawan dapat dikeluarkan oleh perusahaan lama untuk merekomendasikan karyawan tersebut ke perusahaan baru.

• Surat Kuasa: Surat kuasa adalah dokumen tertulis berisi pelimpahan wewenang seorang pemberi kuasa kepada penerima kuasa untuk melakukan sesuatu atas nama pemberi kuasa. Pembubuhan e-Meterai pada dokumen ini bertujuan untuk memberikan kekuatan hukum.

• Dokumen yang Menyatakan Jumlah Uang: Beberapa dokumen perusahaan dan transaksi bisnis, seperti misalnya digital invoice, yang mencantumkan nominal uang lebih dari Rp5 juta membutuhkan e-Meterai untuk menjamin keaslian dokumen.

• Akta Notaris: Akta yang dibuat notaris, termasuk grosse akta, membutuhkan e-Meterai untuk menegaskan keabsahan dokumen akta tersebut. Contohnya adalah akta pendirian perusahaan, akta perubahan anggaran dasar, hingga dokumen notarial lainnya.

• Surat Perjanjian Sewa-Menyewa: Dokumen perjanjian sewa, seperti sewa rumah, apartemen, atau ruko, dibubuhkan e-Meterai untuk memberikan jaminan hukum atas hak dan kewajiban masing-masing pihak selama masa sewa berlangsung.

• Dokumen Seleksi CPNS dan Rekrutmen Lainnya: Pada proses rekrutmen CPNS maupun rekrutmen perusahaan lainnya, beberapa dokumen calon karyawan diwajibkan dibubuhi e-Meterai sebagai bentuk legalisasi dan penguatan keabsahan dokumen. Contohnya adalah surat pernyataan tidak pernah dipidana atau surat pernyataan tidak menjadi anggota partai politik.

Apa Fungsi E-Meterai Pada Dokumen?

E-Meterai memiliki beberapa fungsi penting saat dibubuhkan di sebuah dokumen elektronik, yaitu:

Alat Bukti yang Sah di Pengadilan

Beberapa jenis dokumen, seperti dokumen elektronik, dapat digunakan sebagai alat bukti yang sah di pengadilan jika dibubuhkan e-Meterai. Dokumen yang telah dilengkapi e-Meterai memiliki kekuatan hukum serta memiliki nilai pembuktian yang kuat di mata hukum.

Memberikan Kekuatan Hukum

Dokumen elektronik yang dibubuhi e-Meterai dianggap sah dan memiliki nilai pembuktian setara dokumen kertas yang menggunakan meterai fisik. Hal ini membuat e-Meterai bisa digunakan pada dokumen seperti perjanjian bisnis, transaksi online, hingga kesepakatan lainnya yang dibuat secara digital.

Pemenuhan Kewajiban Bea Meterai

E-Meterai digunakan untuk membayar atau melunasi bea meterai atas dokumen tertentu, seperti misalnya surat perjanjian, akta notaris, surat berharga, dan dokumen transaksi uang dengan nominal tertentu. Bea meterai ini biasanya dibebankan kepada pihak yang membuat atau menandatangani dokumen yang membutuhkan pengesahan melalui e-Meterai.

Menghindari Risiko Pemalsuan

Meterai elektronik memiliki fitur keamanan khusus untuk membuktikan keasliannya, yaitu kode barcode unik (overt), segel khusus dari Peruri (covert), dan pembuktian forensik langsung. E-Meterai yang asli tidak hanya bertujuan memberikan kekuatan hukum dan membuktikan keabsahan dokumen, tetapi juga untuk menghindari risiko pemalsuan dan penyalahgunaan dokumen.

Bagaimana Cara Membubuhkan e-Meterai yang Benar?

Pembubuhan e-Meterai bisa dilakukan dengan mudah melalui website Peruri atau website distributor resmi e-Meterai seperti MitraComm Ekasarana. Ikuti langkah-langkah berikut ini untuk membubuhkan e-Meterai pada dokumen Anda:

1. Kunjungi https://mitracomm.e-meterai.co.id/.
2. Jika belum membuat akun, buat terlebih dahulu dengan mendaftarkan diri di tombol “Daftar” di pojok kanan atas. Pilih tipe pengguna yang sesuai, yaitu Personal untuk kebutuhan pribadi, Enterprise untuk kebutuhan bisnis dengan jumlah kuota e-Meterai lebih dari satu, serta Wholesale untuk kebutuhan reseller e-Meterai.
3. Isi data diri dan unggah dokumen yang dibutuhkan. 
4. Cek email Anda dan temukan email dari e-Meterai. Klik verifikasi akun untuk proses validasi akun.
5. Jika sudah tervalidasi, login menggunakan akun yang sudah terdaftar. 
6. Anda dapat menemukan pilihan menu “Pembelian” dan “Pembubuhan”. Jika masih belum memiliki e-Meterai, pilih opsi “Pembelian” untuk melanjutkan pembelian kuota e-Meterai. 
7. E-Meterai yang sudah dibeli dapat digunakan dengan memilih opsi “Pembubuhan”.
8. Masukkan data yang dibutuhkan sesuai kolom yang tersedia. Lalu, unggah dokumen dalam format PDF dengan ukuran maksimal 4 MB.
9. Posisikan e-Meterai yang akan dibubuhkan pada dokumen sesuai ketentuan yang berlaku. Selanjutnya, klik “Bubuhkan e-Meterai”. Contoh pembubuhan e-Meterai yang benar sebaiknya berada di samping kiri kolom tanda tangan agar tidak terkena coretan tanda tangan digital.
10. Jika baru pertama kali melakukan pembubuhan meterai elektronik, Anda akan diminta membuat PIN dengan 6-digit angka. PIN ini termasuk ke dalam proses autentikasi. Kemudian, klik “Lanjutkan” jika sudah memasukkan PIN.
11. Jika sudah melakukan pembubuhan, Anda akan melihat tampilan e-Meterai yang sudah dibubuhkan pada dokumen.
12. Dokumen yang sudah dibubuhkan akan dikirimkan secara otomatis ke email pengguna. Dokumen juga dapat langsung diunduh dengan menekan tombol “Unduh”. Jika masih belum menerima dokumen via email, Anda dapat menekan tombol “Kirim Ulang Email”.

Temukan Kemudahan Membeli E-Meterai Resmi Secara Online Hanya di MitraComm!

Saat membubuhkan e-Meterai pada dokumen, pastikan Anda membeli dan membubuhkan e-Meterai di tempat yang resmi dan terpercaya untuk memastikan keaslian e-Meterai. Untuk menjawab kebutuhan ini, MitraComm Ekasarana Channel Solution (MECS) hadir sebagai distributor resmi e-Meterai yang ditunjuk secara resmi oleh Peruri untuk memfasilitasi pembelian dan pembubuhan e-Meterai yang praktis dan aman. MitraComm melayani kebutuhan e-Meterai pada berbagai segmen, mulai dari pemungut PPN (WAPU), reseller, enterprise untuk kebutuhan e-Meterai perusahaan berjumlah lebih dari satu, hingga pengguna individual. MitraComm memastikan Anda mendapatkan e-Meterai dengan proses yang mudah, cepat, dan didukung oleh sistem yang andal. Untuk informasi lebih lanjut, hubungi kami melalui email marketing@phintraco.com atau kunjungi website https://mitracomm.e-meterai.co.id/.  Editor: Irnadia Fardila

Saat ini, e-Meterai semakin banyak digunakan sebagai alternatif untuk menggantikan peran meterai tempel dalam memberikan kekuatan hukum pada sebuah dokumen. Selain praktis, e-Meterai juga diakui secara hukum dan diatur dalam perundang-undangan yang berlaku. Akan tetapi, banyak yang masih bertanya-tanya tentang masa berlaku e-Meterai, seperti misalnya apakah e-Meterai memiliki batas waktu pembubuhan setelah dibeli atau dapat berlaku selamanya? Artikel ini akan membahas lebih lanjut tentang masa berlaku e-Meterai beserta tips pembelian dan pembubuhan yang perlu diketahui.

Berapa Lama Masa Berlaku E-Meterai?

Dilansir dari media sosial Instagram Peruri, tidak ada masa kedaluwarsa pada masa berlaku e-Meterai setelah dilakukan pembelian. Jadi, pengguna dapat membubuhkan meterai digital yang sudah dibeli kapanpun setelah pembelian. Tidak adanya masa kedaluwarsa ini juga berlaku pada e-Meterai yang sudah dibubuhkan pada dokumen elektronik. Namun, kewajiban pembayaran bea meterai terhitung 5 tahun atas dokumen yang sudah dibubuhkan e-Meterai. Terkait pengecekan masa berlaku e-Meterai, Anda dapat melakukannya dengan melihat menu “Riwayat Pembubuhan” yang ada di akun pengguna e-Meterai Anda. Pada menu tersebut, akan tercantum tanggal dan waktu Anda melakukan pembubuhan e-Meterai. Jadi, Anda dapat mengacu pada tanggal tersebut untuk mengetahui kapan pembubuhan sudah dilakukan.

Apakah E-Meterai Bisa Hangus?

Mengingat e-Meterai tidak memiliki masa kedaluwarsa, maka e-Meterai juga tidak akan hangus. Maka dari itu, Anda dapat membubuhkan e-Meterai kapanpun setelah masa pembelian.  Namun, ditemukan kasus berupa pengguna yang sudah melakukan pembayaran, tetapi kuota e-Meterai tidak kunjung bertambah. Hal ini memunculkan kekhawatiran bahwa e-Meterai yang sudah dibeli dapat hangus. Beberapa pengguna juga mengkhawatirkan jika terjadi pembubuhan e-Meterai yang gagal, maka e-Meterai akan hangus.  Jika mengalami kejadian tersebut, Anda tidak perlu khawatir, karena e-Meterai tidak akan hangus dan tetap valid untuk digunakan. Anda dapat mencoba pembubuhan di lain waktu atau menghubungi helpdesk jika diperlukan. Pembubuhan ulang untuk percobaan yang gagal bisa dilakukan dengan mengecek Riwayat Pembubuhan di situs e-Meterai.

Apakah E-Meterai Bisa Dipakai Berulang Kali?

Sayangnya, e-Meterai tidak bisa digunakan berulang kali. e-Meterai yang sudah dibeli akan tersimpan dalam akun pengguna dalam bentuk kuota. Setiap kuota e-Meterai hanya bisa digunakan untuk satu kali pemakaian pada satu dokumen saja.  Setelah dibubuhkan, e-Meterai tidak bisa diubah posisinya atau digunakan kembali untuk dokumen lainnya. Hal ini disebabkan oleh adanya fitur seperti kode barcode unik, segel khusus dari Peruri, dan pembuktian forensik langsung yang menjadi pembukti keaslian e-Meterai tersebut. Maka dari itu, dianjurkan untuk pembubuhan e-Meterai dilakukan di tahap terakhir.  Jika Anda ingin memasukkan tanda tangan basah di e-Meterai, sebaiknya dilakukan sebelum pembubuhan e-Meterai. Dokumen yang sudah ditandatangani dapat di-scan dan dibubuhkan e-Meterai.

Bagaimana Cara Membeli E-Meterai?

Pembelian e-Meterai bisa dilakukan secara online melalui website resmi Peruri atau distributor resmi seperti MitraComm Ekasarana. Untuk membeli e-Meterai asli, ikuti langkah-langkah berikut ini:

1. Kunjungi https://mitracomm.e-meterai.co.id/.
2. Jika belum membuat akun, buat terlebih dahulu dengan mendaftarkan diri di tombol “Daftar” di pojok kanan atas. Pilih tipe pengguna yang sesuai, yaitu Personal untuk kebutuhan pribadi, Enterprise untuk kebutuhan bisnis dengan jumlah kuota e-Meterai lebih dari satu, serta Wholesale untuk kebutuhan reseller e-Meterai.
3. Isi data diri dan unggah dokumen yang dibutuhkan. 
4. Masukkan kode OTP yang dikirimkan melalui email dan klik verifikasi akun untuk proses validasi akun.
5. Jika sudah tervalidasi, login menggunakan akun yang sudah terdaftar. 
6. Anda dapat menemukan pilihan menu “Pembelian” dan “Pembubuhan”. Jika masih belum memiliki e-Meterai, pilih opsi “Pembelian” untuk melanjutkan pembelian kuota e-Meterai. 
7. E-Meterai yang sudah dibeli dapat digunakan dengan memilih opsi “Pembubuhan”.

Bagaimana Cara Membubuhkan E-Meterai?

Pembubuhan e-Meterai bisa dilakukan secara digital tanpa perlu mencetak dokumen apapun. Berikut adalah beberapa langkah untuk membubuhkan e-Meterai:

1. Kunjungi https://mitracomm.e-meterai.co.id/.
2. Lakukan login dengan akun yang sudah terdaftar dan pilih opsi “Pembubuhan”.
3. Masukkan data yang dibutuhkan sesuai kolom yang tersedia. Lalu, unggah dokumen dalam format PDF dengan ukuran maksimal 4 MB.
4. Posisikan e-Meterai yang akan dibubuhkan pada dokumen sesuai ketentuan yang berlaku. Selanjutnya, klik “Bubuhkan e-Meterai”. Contoh pembubuhan e-Meterai yang benar sebaiknya berada di samping kiri kolom tanda tangan agar tidak terkena coretan tanda tangan digital.
5. Jika baru pertama kali melakukan pembubuhan meterai elektronik, Anda akan diminta membuat PIN dengan 6-digit angka. PIN ini termasuk ke dalam proses autentikasi. Kemudian, klik “Lanjutkan” jika sudah memasukkan PIN.
6. Jika sudah melakukan pembubuhan, Anda akan melihat tampilan e-Meterai yang sudah dibubuhkan pada dokumen.
7. Dokumen yang sudah dibubuhkan akan dikirimkan secara otomatis ke email pengguna. Dokumen juga dapat langsung diunduh dengan menekan tombol “Unduh”. Jika masih belum menerima dokumen via email, Anda dapat menekan tombol “Kirim Ulang Email”.

MitraComm: Distributor E-Meterai Resmi dan Terpercaya untuk Berbagai Kebutuhan E-Meterai Anda

Memahami masa berlaku e-Meterai sangat penting untuk memastikan keabsahan e-Meterai yang sudah dibubuhkan ke dokumen elektronik. Namun, hal yang tidak kalah penting adalah membeli dan membubuhkan e-Meterai di website resmi untuk menjamin keaslian e-Meterai. Sebagai distributor resmi e-Meterai yang dipercaya oleh Peruri, MitraComm Ekasarana Channel Solution (MECS) hadir sebagai solusi terintegrasi untuk memenuhi segala kebutuhan e-Meterai, mulai dari kebutuhan pribadi, personal, hingga reseller.  Sebagai mitra resmi e-Meterai, MECS tidak hanya menyediakan kemudahan dalam pembelian e-Meterai, tetapi juga mendukung proses pembubuhan secara efisien dan aman. Dengan sistem yang andal dan dukungan layanan pelanggan yang responsif, MitraComm memastikan bahwa setiap kebutuhan e-Meterai Anda terpenuhi dengan cepat dan tepat.  Untuk informasi lebih lanjut, hubungi kami melalui email marketing@phintraco.com atau kunjungi website https://mitracomm.e-meterai.co.id/ untuk mulai membeli dan membubuhkan e-Meterai secara resmi dan terpercaya. Editor: Irnadia Fardila

Setiap harinya, kita dapat tanpa sadar menghirup polusi udara, terutama saat berada di dalam ruangan tertutup seperti ruang kerja. Kualitas udara dalam ruangan yang bersih dari polusi berdampak penting terhadap kesehatan, kenyamanan, dan produktivitas karyawan. Dilansir dari data World Health Organization (WHO), sekitar 3,8 juta kematian per tahun di seluruh dunia disebabkan oleh paparan polusi udara dalam ruangan, yang sebagian besar besar berasal dari lingkungan kantor dan rumah tangga.  Kualitas udara yang buruk dapat berasal dari ventilasi yang buruk, penggunaan bahan kimia pembersih dengan senyawa berbahaya, hingga sistem HVAC (heating, ventilation, air conditioning) yang jarang dirawat. Artikel ini akan membahas lebih lanjut tentang kualitas udara dalam ruangan, sumber pencemaran udara, dampak negatif, hingga cara meningkatkan kualitas udara.

Apa Itu Kualitas Udara dalam Ruangan (KUDR)?

Kualitas udara dalam ruangan (KUDR), atau dikenal juga sebagai indoor air quality, adalah kualitas udara yang berada di dalam dan di sekitar bangunan. Hal ini akan sangat mempengaruhi kesehatan dan kenyamanan penghuni di dalam ruangan atau bangunan tersebut.  Kualitas udara dalam ruangan dipengaruhi oleh faktor seperti polutan (partikel halus, senyawa organik yang mudah menguap, jamur, dan gas) serta suhu, kelembapan, dan ventilasi. Kualitas udara dalam ruangan yang buruk dapat memicu berbagai masalah kesehatan, mulai dari masalah pernapasan, alergi, hingga penyakit jantung.  Menurut U.S Environmental Protection Agency, seseorang diperkirakan dapat menghabiskan 90% waktu mereka di dalam bangunan, baik itu rumah, ruang kerja, tempat ibadah, dan lain sebagainya. Tidak jarang bangunan mengandung konsentrasi polutan 2–5 kali, bahkan 100 kali lebih tinggi dibandingkan udara di luar. Maka dari itu, kualitas udara dalam ruangan perlu diperhatikan untuk menjaga kesehatan penghuninya.

Apa Saja Sumber Pencemaran Udara dalam Ruangan?

Pencemaran udara dalam ruangan dapat berasal dari benda-benda sekitar yang tidak kita sadari. Beberapa sumber utama pencemaran udara dalam ruangan adalah:

• Bahan bangunan atau perabotan yang mengeluarkan senyawa organik yang mudah menguap dan formaldehyde (seperti karpet, lem, cat, pengharum ruangan).
• Perlengkapan kantor seperti printer dan mesin fotokopi yang mengeluarkan ozone dan senyawa organik yang mudah menguap.
• Cairan pembersih, desinfektan, dan produk kimia lainnya.
• Sumber kontaminasi biologis seperti jamur, bakteri, virus, hingga tungau debu yang muncul akibat permukaan lembab, kebocoran, dan pembersihan yang kurang optimal.
• Ventilasi yang kurang baik membuat polutan mudah berkumpul.
• Masuknya polutan dari luar ruangan, seperti asap kendaraan atau gas buangan pabrik.
• Hama seperti tungau debu, kecoa, dan tikus memunculkan alergen dan partikel halus yang berbahaya.

Apa Dampak Negatif dari Kualitas Udara dalam Ruangan yang Buruk?

Pada konteks gedung kantor, bangunan dengan kualitas udara yang baik akan menciptakan suasana kerja yang nyaman dan produktif. Sebaliknya, kualitas udara yang buruk berisiko menimbulkan berbagai masalah serius bagi para karyawan yang bekerja di dalam gedung kantor tersebut. Beberapa dampak negatif yang dapat muncul dari kualitas udara dalam ruangan yang buruk adalah:

Masalah Kesehatan yang Serius

Udara yang dihirup akan berdampak pada kinerja tubuh secara signifikan. Maka dari itu, kualitas udara yang buruk dapat menimbulkan masalah kesehatan yang serius. Penyakit mulai dari flu, sakit tenggorokan, iritasi mata, hingga komplikasi seperti penyakit paru-paru dan jantung dapat muncul jika terus terpapar udara berkualitas buruk. Kualitas udara yang buruk juga dapat memicu kondisi sick building syndrome (SBS) yang hanya muncul saat berada di dalam bangunan, dengan gejala seperti sakit kepala, kelelahan, hingga sulit berkonsentrasi.

Produktivitas Menurun

Lingkungan kerja yang tidak sehat dapat mengakibatkan kelelahan, sulit berkonsentrasi, dan penurunan daya ingat. Tidak hanya itu, situasi ini dapat membuat karyawan lebih mudah sakit. Saat karyawan merasa tidak nyaman dan kurang sehat, produktivitas, efisiensi kerja, dan kualitas pelayanan dapat menurun signifikan. Hal ini akan berujung pada keterlambatan penyelesaian pekerjaan, meningkatnya tingkat absensi, bahkan mengecewakan harapan pelanggan.

Performa Perusahaan yang Menurun

Dampak dari kualitas udara yang buruk tidak hanya terbatas pada karyawan, tetapi juga perusahaan. Karyawan yang sakit akibat lingkungan kerja yang tidak sehat berujung mengalami penurunan performa kerja, yang nantinya akan berdampak pada penurunan performa perusahaan. Ketidakpuasan karyawan karena tidak disediakannya lingkungan kerja yang bersih memicu tingginya tingkat turnover. Hal ini akan mengakibatkan biaya yang signifikan serta reputasi negatif bagi perusahaan.

Bagaimana Standar Kualitas Udara dalam Ruangan?

Standar kualitas udara dalam ruangan diatur dalam Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 1077 Tahun 2011 tentang Pedoman Penyehatan Udara dalam Ruang Rumah. Standar tersebut meliputi parameter seperti:

• Parameter Fisik: Suhu (18–30°C), kelembapan (40–60%), pencahayaan (min. 60 lux), laju ventilasi (0,15–0,25 m/detik), PM2,5 (≤35 µg/m³ (24 jam)), PM10 ≤70 µg/m³ (24 jam)).

• Parameter Kimia: CO₂ (≤1000 ppm (8 jam)), CO (≤9 ppm (8 jam)), formaldehida (≤0,1 ppm (30 menit)), asbes (≤5 serat/ml (panjang serat 5µ)), asap rokok (≤35 µg/m³ (24 jam))

• Parameter Biologi: Jamur (0 CFU/m³), bakteri patogen (0 CFU/m³), total kuman (<700 CFU/m³).

Pengukuran kualitas udara dalam ruangan dapat menggunakan alat pengukur khusus seperti hygro-thermometer, indoor air quality meter, particulate meter, lux meter, hingga sensor berbasis IoT.

Bagaimana Cara Meningkatkan Kualitas Udara dalam Ruangan?

Beberapa langkah yang bisa diterapkan untuk menerapkan kualitas udara dalam ruangan adalah:

• Pastikan Adanya Ventilasi yang Baik: Sirkulasi udara yang optimal adalah kunci menjaga kualitas udara yang baik di dalam ruangan. Ventilasi yang baik dapat meningkatkan kualitas udara. Caranya adalah dengan menggantikan udara yang terperangkap di ruangan dengan udara dari luar yang sudah tersaring.

• Lakukan Penyaringan dan Pembersihan: Proses penyaringan udara secara rutin dapat mengurangi sumber-sumber polusi udara. Alat seperti air purifier dapat digunakan untuk menghilangkan partikel berbahaya seperti debu, alergen, dan asap rokok. Filter-filter yang ada pada sistem HVAC dan air conditioning perlu dibersihkan secara berkala untuk menghilangkan debu-debu yang terkumpul.

• Bersihkan Ruangan Secara Rutin: Pembersihan secara teratur dapat mengurangi akumulasi debu yang dapat mempengaruhi kualitas udara. Penggunaan bahan pembersih yang ramah lingkungan juga dianjurkan untuk menghindari pelepasan senyawa organik berbahaya ke udara.

Ingin Kualitas Udara Kantor Lebih Baik? Saatnya Gunakan Solusi MitraComm Sumber Sarana!

Kualitas udara dalam ruangan yang baik sangat penting untuk menjaga produktivitas dan kesehatan karyawan agar tetap prima. Ruangan yang bersih, bebas debu, dan terawat dapat meningkatkan kenyamanan saat bekerja dan mencegah penyebaran penyakit. Sebagai penyedia solusi cleaning service terpercaya di Jakarta, MitraComm Sumber Sarana (MSS) siap membantu Anda mewujudkan lingkungan kerja yang sehat dan nyaman. MitraComm Sumber Sarana dilengkapi dengan tim berpengalaman dan peralatan kebersihan canggih untuk memastikan setiap sudut ruangan bebas dari debu dan kotoran. Kami menyediakan berbagai solusi cleaning service yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda:

• General Cleaning Service: Layanan pembersihan rutin, termasuk pemeliharaan area bersama, menjaga kebersihan toilet, membuang dan mengelola sampah, dan mengelola taman dan tumbuhan.

• Special Treatment Service: Layanan pembersihan khusus untuk material atau permukaan tertentu, seperti misalnya kristalisasi lantai untuk marmer, perbaikan permukaan yang rusak, lapisan pelindung, hingga pembersihan karpet secara mendalam.

• High-Risk Cleaning Service: Layanan pembersihan untuk area-area yang berbahaya (seperti area kaca yang tinggi) menggunakan peralatan dan keahlian khusus serta dikerjakan oleh tenaga berpengalaman.

MitraComm Sumber Sarana berkomitmen menghadirkan lingkungan kerja yang bersih sebagai pondasi dari kinerja optimal dan suasana kerja yang menyenangkan. Untuk informasi lebih lanjut, hubungi kami melalui email info@mss.id.  Editor: Irnadia Fardila

Bayangkan Anda mengalami sakit flu atau tenggorokan saat berada di gedung kantor. Ketika Anda keluar dari gedung kantor dan pulang ke rumah, Anda merasakan gejala sakit tersebut sudah membaik bahkan sembuh. Namun, saat Anda kembali ke kantor, Anda merasakan gejala sakit yang sama, atau bahkan lebih buruk dari sebelumnya. Situasi seperti ini dikenal sebagai sick building syndrome (SBS). Penting bagi perusahaan untuk memahami situasi SBS ini untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan nyaman bagi karyawannya. Kenali lebih lanjut tentang apa itu sick building syndrome, gejala, penyebab, dan cara mengatasinya di sini!

Apa Itu Sick Building Syndrome (SBS)?

Menurut U.S Environmental Protection Agency (EPA), sick building syndrome (SBS) adalah sebuah kondisi di mana seseorang mengalami masalah kesehatan yang buruk saat berada di dalam sebuah bangunan dalam waktu yang lama. Gejalanya dapat berupa sakit kepala, kelelahan, iritasi mata dan hidung, sakit tenggorokan, dan lain sebagainya. SBS berkaitan erat dengan lamanya waktu yang dihabiskan di sebuah bangunan. Maka dari itu, gejala kondisi ini umumnya membaik atau menghilang setelah meninggalkan bangunan tersebut.  SBS dapat disebabkan oleh kualitas udara di dalam ruangan yang buruk, bahan bangunan dengan zat berbahaya, hingga tingkat kelembapan yang tinggi. Kondisi ini dapat menimbulkan masalah kesehatan yang serius. Sebagai contoh, karyawan yang bekerja sekitar 8 jam di gedung kantor dengan ventilasi yang buruk berisiko mengalami kondisi SBS. Jika terus dibiarkan, hal ini dapat membahayakan kesehatan karyawan.

Apa Saja Contoh Gejala Sick Building Syndrome?

Gejala sick building syndrome seringkali tidak spesifik dan bisa disebabkan oleh berbagai faktor. Namun, ciri khas dari gejala kondisi ini adalah kemunculannya yang hanya terjadi di lingkungan bangunan tertentu dan seringkali memburuk seiring berjalannya waktu. Beberapa gejala umumnya adalah:

• Sakit kepala
• Iritasi mata, hidung, atau tenggorokan
• Batuk dan bersin
• Kulit kering, iritasi, dan gatal
• Ruam kulit
• Kelelahan
• Sulit berkonsentrasi
• Mual
• Sakit otot
• Sensitif terhadap bau
• Demam
• Gejala yang lebih parah seperti jantung berdebar-debar, mimisan, hingga peningkatan serangan asma

Apa Penyebab Terjadinya Sick Building Syndrome?

Kualitas udara dalam ruangan yang buruk kerap menjadi penyebab utama terjadinya sick building syndrome. Penyebab utama lainnya termasuk:

Ventilasi yang Buruk

Ventilasi udara yang buruk dan sistem air conditioning yang rusak dapat menyebabkan terkumpulnya polutan dalam ruangan, seperti jamur, debu, dan kontaminasi bahan kimia dari produk pembersih. Hal ini dapat memicu terjadinya sick building syndrome. Ventilasi yang baik sangat penting untuk memastikan sirkulasi udara yang optimal dan mengalirkan udara bersih ke dalam ruangan.

Kontaminan Bahan Kimia dari Dalam Ruangan

Polusi udara di dalam ruangan dapat bersumber dari benda-benda di dalam gedung itu sendiri. Benda seperti lem, karpet, sofa, mesin fotokopi, pestisida, hingga bahan pembersih dapat mengeluarkan senyawa kimia berbahaya seperti formaldehida. Zat berbahaya lainnya seperti karbon monoksida dan nitrogen dioksida juga dapat berasal dari alat pemanas minyak tanah atau gas, kompor gas, dan perapian tanpa ventilasi yang baik.

Kontaminan Bahan Kimia dari Luar Ruangan

Udara luar yang memasuki bangunan dapat menjadi sumber polusi udara penyebab sick building syndrome. Sebagai contoh, polutan dari asap kendaraan bermotor hingga exhaust bangunan (seperti toilet dan dapur) dapat memasuki gedung melalui ventilasi udara, jendela, dan bukaan lainnya yang tidak bersirkulasi dengan baik.

Kontaminan Biologis

Bakteri, jamur, hingga virus adalah contoh kontaminan biologis penyebab sick building syndrome. Kontaminan ini dapat berkembang biak di genangan air yang terkumpul di saluran, humidifier, dan bak pembuangan, atau debu-debu di langit-langit ruangan, karpet, dan insulasi. Tidak jarang serangga dan kotoran burung menjadi sumber kontaminan biologis.

Apa Dampak Negatif dari Sick Building Syndrome?

Fenomena sick building syndrome adalah salah satu kondisi yang dapat ditemukan di berbagai jenis bangunan, termasuk gedung-gedung perkantoran modern. Dampak negatif dari kondisi ini dapat dirasakan secara signifikan oleh individu yang bekerja di dalam bangunan yang terpengaruh. Beberapa dampak tersebut adalah:

Memperburuk Kondisi Kesehatan

Jika dibiarkan lebih lanjut tanpa penanganan yang tepat, gejala umum sick building syndrome dapat berubah menjadi lebih buruk dan mengancam kesehatan karyawan. Gejala yang awalnya hanya terjadi saat berada di dalam ruangan, nantinya dapat menetap bahkan setelah berada di luar ruangan, sehingga mengganggu kesehatan dan kesejahteraan diri karyawan. Selain kesehatan fisik, kesehatan mental karyawan juga bisa terdampak, seperti misalnya kecemasan, depresi, dan meningkatnya rasa stres saat bekerja.

Menurunkan Produktivitas Kerja

Sakit yang semakin buruk akibat sick building syndrome akan membuat karyawan lebih sering absen. Produktivitas kerja dan kualitas pelayanan akan menurun akibat rasa lelah, sulit fokus, dan penurunan motivasi kerja. Karyawan pun akan sulit berkolaborasi satu sama lain maupun memikirkan ide-ide baru. Angka karyawan yang mengundurkan diri dapat meningkat akibat lingkungan kerja yang tidak sehat.

Risiko Masalah Hukum dan Finansial

Kegagalan mengatasi sick building syndrome berisiko menimbulkan masalah hukum dan finansial bagi perusahaan. Misal, jika perusahaan tidak mampu menyediakan lingkungan kerja yang sehat, karyawan dapat melayangkan tuntutan yang dapat merusak reputasi perusahaan. Tidak hanya itu, perusahaan juga dapat menderita kerugian finansial akibat menurunnya produktivitas dan banyaknya karyawan yang absen.

Bagaimana Cara Mengatasi Sick Building Syndrome?

Beberapa langkah yang bisa dilakukan untuk mengatasi dan mencegah sick building syndrome (SBS) di lingkungan gedung kantor Anda adalah:

• Tingkatkan Kualitas Ventilasi: Ventilasi yang buruk adalah salah satu penyebab utama SBS di tempat kerja. Maka dari itu, pastikan sistem heating, ventilation, air conditioning (HVAC) dapat memberikan sirkulasi udara yang baik untuk mengalirkan udara segar dan mengeluarkan polutan maupun kontaminan di dalam ruangan.
• Terapkan Pemeliharaan HVAC yang Baik: Pembersihan, pemeriksaan, dan pemeliharaan rutin pada komponen sistem HVAC seperti saluran, ventilasi, dan filter sangat penting untuk mencegah terkumpulnya debu atau kontaminan berbahaya lainnya. 
• Jaga Tingkat Kelembapan dalam Ruangan: Jaga tingkat kelembapan dalam ruangan antara 40-60% untuk mencegah pertumbuhan jamur dan perkembangbiakan tungau, yang mana turut berkontribusi terhadap gejala SBS. 
• Gunakan Bahan dengan Emisi Rendah: Anda dapat memilih bahan bangunan, cat, karpet, dan perabotan dengan emisi senyawa kimia berbahaya yang rendah. Hindari bahan yang mengeluarkan bahan kimia berbahaya seperti formaldehyde atau styrene.
• Lakukan Pembersihan Secara Rutin: Pembersihan secara rutin di berbagai sudut ruangan bangunan sangat penting untuk menghilangkan debu penyebab SBS, baik itu dalam bentuk general cleaning maupun daily cleaning. Pastikan setiap sudut, termasuk yang sulit diraih, dapat dibersihkan dengan baik untuk mencegah partikel kecil yang berterbangan di udara. 

Ingin Lingkungan Kantor Bersih dan Bebas Sick Building Syndrome? Serahkan Ke MitraComm Sumber Sarana!

MitraComm Sumber Sarana (MSS) hadir sebagai solusi andalan untuk menciptakan lingkungan kantor yang bersih, nyaman, dan bebas dari sick building syndrome. Sebagai penyedia cleaning service andalan di Jakarta, MSS didukung oleh tenaga profesional dan berpengalaman serta peralatan modern untuk memastikan setiap sudut kantor Anda bersih dan higienis. Layanan kami meliputi:

• General Cleaning Service: Layanan pembersihan rutin, termasuk pemeliharaan area bersama, menjaga kebersihan toilet, membuang dan mengelola sampah, dan mengelola taman dan tumbuhan.

• Special Treatment Service: Layanan pembersihan khusus untuk material atau permukaan tertentu, seperti misalnya kristalisasi lantai untuk marmer, perbaikan permukaan yang rusak, lapisan pelindung, hingga pembersihan karpet secara mendalam.

• High-Risk Cleaning Service: Layanan pembersihan untuk area-area yang berbahaya (seperti area kaca yang tinggi) menggunakan peralatan dan keahlian khusus serta dikerjakan oleh tenaga berpengalaman.

Untuk informasi lebih lanjut tentang layanan cleaning service MitraComm Sumber Sarana, hubungi kami melalui email info@mss.id.  Editor: Irnadia Fardila

Gedung kantor merupakan aset vital bagi sebuah perusahaan, di mana berbagai operasional penting dan keputusan bisnis dijalankan di bangunan tersebut. Namun, sebuah gedung kantor tidak akan bertahan lama tanpa pemeliharaan yang baik secara rutin. Pemeliharaan gedung kantor yang tepat tidak hanya memperpanjang usia bangunan, tetapi juga mencegah kerusakan besar yang dapat menghabiskan biaya tinggi. Artikel ini akan membahas tentang apa itu pemeliharaan gedung kantor, jenis-jenis pemeliharaan, manfaat pemeliharaan yang baik, hingga strategi menjalankan pemeliharaan yang efektif.

Apa Itu Pemeliharaan Bangunan Gedung Kantor?

Pemeliharaan bangunan gedung kantor atau office building maintenance merujuk pada serangkaian kegiatan pemeliharaan dan perbaikan yang dilakukan secara rutin dan terjadwal.  Beberapa bentuk kegiatan pemeliharaan gedung kantor meliputi pembersihan rutin, pengelolaan sampah, pemeliharaan dan perbaikan sistem HVAC (heating, ventilation, air conditioning), sistem listrik, serta landscaping dan pemeliharaan eksterior gedung. Tujuan utama pemeliharaan gedung kantor adalah untuk memastikan keamanan, kenyamanan, dan fungsi bangunan agar selalu layak pakai bagi para penghuninya.

Apa Saja Jenis Pemeliharaan Gedung Kantor?

Pemeliharaan gedung kantor terbagi menjadi beberapa jenis untuk menangani berbagai aspek pemeliharaan di sebuah bangunan. Beberapa jenis tersebut adalah:

Pemeliharaan Rutin (Routine Maintenance)

Kegiatan pemeliharaan rutin meliputi tindakan perawatan harian atau terjadwal pada gedung. Kegiatan ini bertujuan untuk mencegah terjadinya kerusakan sebelum bertambah buruk serta memastikan operasional dapat berjalan optimal di gedung tersebut. Contoh kegiatan dalam pemeliharaan rutin adalah pembersihan harian (daily cleaning), perbaikan kecil, pengecekan fasilitas dan sistem bangunan, dan lain sebagainya.

Pemeliharaan Preventif (Preventive Maintenance)

Kegiatan pemeliharaan preventif termasuk ke dalam kegiatan pemeliharaan rutin, yaitu untuk mencegah kerusakan, memelihara fungsi bangunan, hingga memperpanjang usia peralatan. Contoh pemeliharaan preventif dapat berupa pengecekan atap hingga inspeksi dan pemeliharaan berkala pada peralatan dan sistem seperti HVAC, listrik, lift, dan generator. 

Pemeliharaan Korektif (Corrective Maintenance)

Kegiatan pemeliharaan korektif adalah tindakan pemeliharaan yang dilakukan setelah suatu aset, mesin, atau sistem di bangunan mengalami kerusakan atau kegagalan fungsi. Maka dari itu, jenis pemeliharaan ini ditujukan untuk mengembalikan fungsi dan kondisi alat tersebut agar kembali ke kondisi semula. Kegiatan ini meliputi identifikasi, isolasi, dan perbaikan kerusakan agar alat dapat kembali berfungsi sesuai standar yang berlaku. Contoh pemeliharaan korektif adalah memperbaiki kaca pecah, kebocoran air, atau mengganti komponen listrik yang rusak. 

Pemeliharaan Darurat (Emergency Maintenance)

Jenis pemeliharaan darurat dilakukan ketika terjadi kerusakan yang tidak terduga serta dapat mengancam kesehatan, fungsi, atau keamanan gedung maupun penghuninya. Pemeliharaan darurat memerlukan tindakan secepat mungkin untuk mencegah kerusakan yang lebih parah. Contoh pemeliharaan darurat adalah perbaikan lift yang rusak dan menjebak orang di dalamnya atau mati listrik yang menghambat operasional di dalam gedung.

Apa Manfaat Pemeliharaan Gedung Kantor yang Baik?

Sebuah bangunan mirip layaknya sebuah mesin, di mana komponen di dalam bangunan dapat menurun kualitasnya seiring berjalannya waktu. Oleh karena itu, bangunan memerlukan pemeliharaan secara berkala untuk memastikan kondisinya tetap optimal. Berikut adalah manfaat yang bisa dirasakan dari pemeliharaan gedung kantor yang baik:

Memastikan Keamanan dan Keselamatan di Gedung

Salah satu manfaat utama dari pemeliharaan bangunan kantor yang baik adalah mampu menjaga keamanan dan keselamatan di bangunan tersebut. Pemeliharaan secara rutin dapat meminimalisasi potensi kerusakan pada aset, alat, atau sistem bangunan. Langkah ini sangat penting untuk menghindarkan penghuni bangunan dari kecelakaan, memastikan kepatuhan terhadap standar keamanan yang berlaku, serta menghindari kerugian akibat bangunan yang tidak aman.

Menghemat Biaya

Pemeriksaan rutin dan perbaikan tepat waktu dapat mencegah kerusakan sebelum menjadi semakin parah. Kerusakan besar yang mengharuskan pemeliharaan darurat serta penggantian aset umumnya dapat memakan biaya yang lebih besar dan tidak terduga dibandingkan pemeliharaan preventif. 

Memperpanjang Usia Aset Bangunan

Pemeliharaan dan perawatan aset dan sistem bangunan (seperti HVAC, saluran air, dan atap) dapat memperpanjang usia aset bangunan serta memperlambat kebutuhan untuk penggantian aset baru yang mahal. Perbaikan kecil dan perawatan berkelanjutan dapat menjaga integritas bangunan dan value bangunan seiring dengan berjalannya waktu.

Meningkatkan Produktivitas dan Kenyamanan

Lingkungan kantor yang aman dan nyaman adalah kunci menjaga produktivitas perusahaan. Hal ini meliputi sirkulasi udara yang baik, pencahayaan yang optimal, serta lingkungan yang rapi, bersh, dan terawat. Pemeliharaan gedung kantor secara rutin dapat mendukung terlaksananya pelayanan yang prima kepada pelanggan, sehingga dapat menjaga kepuasan pelanggan terhadap layanan yang diberikan.

Strategi dan Tips Pemeliharaan Gedung Kantor yang Efektif

Pemeliharaan bangunan kantor yang efektif memerlukan tindakan terstruktur untuk memastikan keamanan, efisiensi, serta biaya selama proses pemeliharaan berlangsung. Beberapa strategi yang bisa diterapkan adalah:

Buat Strategi Pemeliharaan yang Lengkap

Strategi pemeliharaan yang lengkap dapat berisi gambaran semua pekerjaan pemeliharaan yang perlu dilakukan, area yang perlu diperiksa, frekuensi (harian, mingguan, bulanan, tahunan), hingga orang yang bertanggung jawab. Jadwal yang sistematis memastikan tidak ada bagian yang terlewat dari pemeliharaan rutin.

Terapkan Pemeliharaan Preventif

Pemeliharaan preventif dapat mencegah terjadinya kerusakan yang tidak terduga, memperpanjang usia peralatan, serta menghemat biaya perbaikan yang besar dan tidak terduga. Dalam hal ini, perlu dilakukan pemeriksaan rutin pada bagian-bagian penting bangunan, seperti HVAC, saluran air, sistem listrik, dan sebagainya.

Utamakan Area dengan Trafik Tinggi

Beberapa area bangunan dapat memiliki trafik pergerakan yang tinggi serta rentan mengalami kerusakan. Contoh area tersebut dapat berupa lobi, koridor, ruang istirahat, pintu masuk, maupun ruangan khusus sistem bangunan. Pemeliharaan yang baik juga turut meliputi perawatan dan pembersihan agar tetap nyaman dan aman saat digunakan.

Bentuk dan Latih Tim Pemeliharaan 

Anda dapat melatih tim pemeliharaan khusus untuk mengelola pemeliharaan dan perawatan gedung dengan baik. Mereka haruslah memahami protokol keamanan bangunan serta upaya terbaik untuk menjamin pemeliharaan yang efektif. Selain membentuk tim internal, Anda juga dapat memanfaatkan tenaga kebersihan outsourcing yang berpengalaman dalam merawat berbagai jenis bangunan.

Bingung Cari Jasa Pemeliharaan Gedung Kantor Terpercaya? MitraComm Sumber Sarana Punya Solusinya!

Pemeliharaan gedung kantor tidak hanya tentang menjaga keamanan dan kenyamanan sebuah bangunan, tetapi juga menciptakan lingkungan kerja yang baik. MitraComm Sumber Sarana (MSS), sebagai bagian dari MitraComm Ekasarana, menghadirkan cleaning service solutions lengkap yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan gedung kantor Anda. MSS menawarkan tiga jenis solusi, yaitu:

• General Cleaning Service: Layanan pembersihan rutin, termasuk pemeliharaan area bersama, menjaga kebersihan toilet, membuang dan mengelola sampah, dan mengelola taman dan tumbuhan.

• Special Treatment Service: Layanan pembersihan khusus untuk material atau permukaan tertentu, seperti misalnya kristalisasi lantai untuk marmer, perbaikan permukaan yang rusak, lapisan pelindung, hingga pembersihan karpet secara mendalam.

• High-Risk Cleaning Service: Layanan pembersihan untuk area-area yang berbahaya (seperti area kaca yang tinggi) menggunakan peralatan dan keahlian khusus serta dikerjakan oleh tenaga berpengalaman.

Dengan komitmen terhadap kualitas dan kepuasan pelanggan, MSS memastikan lingkungan kerja Anda yang terawat dan bersih, sehingga Anda bisa mendapatkan lingkungan terbaik untuk bekerja optimal. Untuk informasi lebih lanjut, hubungi kami melalui email info@mss.id. 

Tahukah Anda bahwa seorang karyawan diperkirakan dapat menghabiskan 35 hingga 40 jam per minggu di tempat kerja? Lamanya waktu yang dihabiskan di tempat kerja membuat faktor lingkungan fisik kantor tidak bisa disepelekan. Lingkungan yang bersih, rapi, dan nyaman berpengaruh besar terhadap produktivitas karyawan di tempat kerja. Ruangan yang nyaman dengan pencahayaan yang baik dan ventilasi yang memadai dapat meningkatkan fokus dan semangat kerja. Manfaat menjaga hygiene atau kebersihan di tempat kerja tidak hanya berkaitan dengan produktivitas kerja, tetapi juga kesehatan diri karyawan.  Kenali lebih lanjut manfaat menjaga hygiene di tempat kerja dan strategi yang bisa dilakukan untuk menjaga tempat kerja tetap bersih dan nyaman.

Apa Saja Aspek Utama Hygiene di Tempat Kerja?

Aspek-aspek utama hygiene di tempat kerja mencakup berbagai tindakan dan kebijakan yang dilakukan untuk menjaga kebersihan, mencegah penyebaran penyakit, serta meningkatkan kesehatan karyawan selama berada di tempat kerja. Beberapa aspek utama tersebut adalah:

Kebersihan Diri Karyawan

Selama berada di kantor, karyawan harus menjaga kebersihan dirinya guna menciptakan lingkungan kerja yang sehat. Maka dari itu, karyawan diharapkan berpakaian yang rapi dan bersih, mencuci tangan secara teratur dan menyeluruh, hingga menjaga kebersihan tubuh. Sikap seperti menutup mulut dan hidung dengan tisu, sapu tangan, atau siku saat bersin atau batuk, kemudian mencuci tangan dengan baik, turut berperan dalam mencegah penyebaran penyakit.

Kebersihan Lingkungan Kantor

Menjaga hygiene di lingkungan kantor, termasuk meja kerja, ruang kerja, hingga fasilitas bersama seperti pantry dan toilet. Kebersihan yang optimal tidak hanya penting untuk menciptakan suasana yang nyaman, tetapi juga mencegah penyebaran penyakit di antara karyawan. Hal ini termasuk menjaga kualitas udara yang baik serta akses air bersih yang mudah.

Kebijakan Terkait Kebersihan Kantor

Kebijakan yang jelas tentang kebersihan kantor bertujuan untuk memberikan ekspektasi kepada karyawan tentang kebersihan pribadi hingga tanggung jawab dalam menjaga kebersihan di kantor. Perusahaan dapat melakukan pelatihan atau membuat infografis menarik seputar menjaga kebersihan kantor.

Apa Manfaat Menjaga Hygiene di Tempat Kerja?

Hygiene atau kebersihan di tempat kerja tidak dapat disepelekan karena akan berdampak langsung pada kondisi serta performa karyawan selama bekerja. Beberapa manfaat yang bisa dirasakan karyawan dan perusahaan saat menjaga hygiene di tempat kerja adalah:

Karyawan yang Lebih Sehat dan Sejahtera

Manfaat pertama dari menjaga hygiene di tempat kerja adalah karyawan menjadi lebih sehat dan sejahtera selama bekerja. Lingkungan kerja yang bersih dan higienis akan menurunkan risiko karyawan jatuh sakit. Hal ini tidak hanya meningkatkan kesejahteraan diri mereka, tetapi juga meminimalisir absen akibat sakit serta gangguan pada operasional bisnis.

Meningkatkan Produktivitas Kerja

Hygiene yang baik di tempat kerja adalah salah satu kunci meningkatkan produktivitas kerja. Banyak karyawan dapat menghabiskan sekitar 8 jam bekerja di kantor selama 5 hari seminggu. Karyawan akan merasa lebih nyaman bekerja di lingkungan yang bersih dan terawat, yang mana akan berdampak pada peningkatan fokus dan efisiensi kerja.  Hasilnya, karyawan akan lebih optimal dalam menyajikan pelayanan prima dan memenuhi harapan pelanggan.

Mencegah Kecelakaan di Tempat Kerja

Lingkungan yang bersih dapat melindungi karyawan dari potensi kecelakaan seperti terpeleset atau terjatuh yang seringkali disebabkan oleh barang berserakan atau lingkungan yang tidak aman. Tindakan kebersihan rutin dapat mengidentifikasi potensi bahaya sejak dini untuk mencegah kecelakaan di masa depan.

Menciptakan Citra Perusahaan yang Positif

Manfaat lainnya dari menjaga hygiene di tempat kerja adalah mampu menciptakan citra yang positif di mata karyawan, klien, maupun mitra bisnis. Lingkungan kerja yang higienis menunjukkan kepedulian perusahaan terhadap kesejahteraan diri karyawan. Hal ini akan berdampak pada upaya perusahaan dalam menciptakan kualitas pelayanan yang baik melalui kondisi tempat kerja yang sehat. Perusahaan juga dapat memastikan kepatuhan terhadap regulasi kesehatan dan keamanan yang berlaku.

Menghemat Biaya

Implementasi pemeliharaan hygiene yang baik dapat menghemat biaya terkait dengan penyakit dan kecelakaan, yang mana dapat berdampak pada penurunan produktivitas. Lingkungan yang bersih turut berkontribusi terhadap kondisi karyawan yang sehat dan optimal, sehingga dapat meningkatkan produktivitas kerja sehari-hari. 

Bagaimana Cara Menjaga Hygiene di Tempat Kerja?

Beberapa langkah yang bisa dilakukan untuk menjaga hygiene atau kebersihan di tempat kerja adalah:

Menjaga Kebersihan Pribadi

Sebelum menjaga hygiene di tempat kerja, karyawan perlu menjaga kebersihan pribadinya terlebih dahulu. Karyawan dianjurkan mencuci tangan secara teratur dengan air dan sabun selama 20 detik, terutama setelah menggunakan toilet, sebelum makan, dan setelah berinteraksi dengan permukaan yang mungkin terkontaminasi. Hand sanitizer juga dapat menjadi alternatif ketika sabun dan air tidak ada.

Bersihkan Ruang Kerja 

Selain menjaga kebersihan pribadi, langkah berikutnya adalah menjaga kebersihan lingkungan kerja. Ruang kerja harus dibersihkan dan dirapikan secara rutin, termasuk meja, kursi, dan peralatan yang sering digunakan. Karyawan dapat membersihkannya secara mandiri menggunakan desinfektan atau memakai jasa tenaga kebersihan. 

Sediakan Perlengkapan Kebersihan

Perusahaan dapat menyediakan perlengkapan kebersihan bersama untuk menjaga kebersihan lingkungan kerja. Perlengkapan tersebut dapat berupa antibacterial wipes, hand sanitizer, tisu, sabun, hingga desinfektan yang mudah diakses oleh karyawan. 

Tetapkan Prosedur dan Kebijakan Kebersihan

Menetapkan prosedur dan kebijakan kebersihan yang jelas sangat penting agar karyawan memahami tanggung jawab dan peran mereka dalam menjaga hygiene di tempat kerja. Hal ini dapat mencakup pedoman tentang frekuensi pembersihan ruang kantor, anjuran untuk beristirahat di rumah saat sakit, pemakaian perlengkapan kebersihan, hingga sanksi bagi yang melanggar aturan kebersihan. 

Lakukan Pembersihan dan Pemeliharaan Rutin

Selanjutnya, lakukan pembersihan dan pemeliharaan secara rutin di seluruh area kerja. Perusahaan dapat melibatkan tenaga kebersihan professional untuk melakukan pembersihan secara mendalam di berbagai titik area kantor. Dengan cara ini, perusahaan dapat memastikan seluruh area kerja tetap bersih dan higienis.

MSS: Solusi Kebersihan Lengkap Sesuai Kebutuhan Kantor Anda

Menjaga hygiene di tempat kerja bukan hanya tentang memberikan tampilan menarik, tetapi juga menciptakan lingkungan kerja yang sehat, nyaman, dan produktif. Guna menjawab kebutuhan ini, MitraComm Sumber Sarana (MSS) hadir sebagai solusi terpercaya untuk memenuhi kebutuhan kebersihan kantor Anda secara menyeluruh. Sebagai penyedia cleaning service andalan di Jakarta, MSS didukung oleh tenaga profesional dan berpengalaman serta peralatan modern untuk memastikan setiap sudut kantor Anda bersih dan higienis. MSS menawarkan tiga jenis layanan yang dapat dipilih berdasarkan kebutuhan Anda, yaitu general cleaning service, special treatment service, hingga high-risk cleaning service. Dengan komitmen terhadap kualitas dan kepuasan pelanggan, MSS memastikan lingkungan kerja Anda selalu terjaga kebersihannya untuk kenyamanan optimal selama bekerja serta menciptakan kesan profesional untuk perusahaan Anda. Untuk informasi lebih lanjut, hubungi kami melalui email info@mss.id. Editor: Irnadia Fardila

Call center bukan hanya tentang pemberian pelayanan berkualitas tinggi kepada pelanggan, tetapi juga efisiensi dan produktivitas agen customer service dalam menangani interaksi pelanggan selama jam kerja yang tersedia. Efisiensi dan produktivitas ini diukur dalam metrik occupancy rate. Metrik yang tinggi menunjukkan seberapa efektif waktu yang dihabiskan agen dalam merespon interaksi yang masuk atau melakukan pekerjaan lainnya. Namun, penting untuk menjaga angka occupancy tidak terlalu tinggi untuk mencegah kelelahan pada agen dan penurunan kualitas layanan. Menemukan keseimbangan yang ideal dalam occupancy rate menjadi tantangan penting untuk menjaga produktivitas dan kesejahteraan agen customer service. Kenali lebih lanjut tentang apa itu occupancy rate serta strategi menjaga angka metrik ini agar tetap seimbang.

Apa yang Dimaksud Occupancy Rate?

Pada konteks call center, occupancy rate adalah metrik penting yang mengukur persentase waktu yang dihabiskan agen customer service saat berinteraksi dengan pelanggan dibandingkan dengan total waktu kerja yang tersedia. Hal ini termasuk waktu yang dihabiskan untuk merespon panggilan pelanggan, pesan masuk, after-call work, maupun idle time.  Beberapa faktor dapat mempengaruhi persentase occupancy rate, seperti misalnya turun naiknya jumlah panggilan yang masuk, jumlah agen yang tersedia, level kemampuan agen, hingga average handling time (AHT). Metrik ini merupakan indikator penting untuk menilai seberapa efisien dan produktif operasional call center. 

Bagaimana Cara Menghitung Occupancy Rate?

Saat menghitung persentase occupancy rate, Anda akan memerlukan beberapa komponen seperti data total waktu yang dihabiskan agen saat berinteraksi dengan pelanggan, serta data total waktu kerja yang dimiliki agen. Adapun formula occupancy rate adalah sebagai berikut: Occupancy Rate = (Total Waktu Interaksi Agen dengan Pelanggan / Total Waktu Kerja yang Tersedia) x 100% Misal, Anda akan menghitung angka occupancy untuk periode satu minggu. Agen A dihitung telah berinteraksi dengan pelanggan selama 35 jam dalam waktu satu minggu. Di sisi lain, total waktu kerjanya selama seminggu adalah 40 jam. Maka perhitungannya adalah: Occupancy Rate = (35 jam / 40 jam) x 100% = 87,5% Dari perhitungan tersebut, maka agen A memiliki angka occupancy sebesar 87.5%, yang mana ternilai cukup tinggi. Hal ini menunjukkan tingkat efisiensi dan produktivitas agen A dalam mengelola panggilan dan interaksi dengan pelanggan.

Berapa Angka Occupancy Rate yang Ideal?

Angka occupancy rate yang ideal di call center artinya menyeimbangkan antara efisiensi operasional dengan kesejahteraan diri agen customer service. Rata-rata call center modern berusaha menargetkan angka occupancy antara 75% hingga 90%. Angka antara 85% hingga 95% seringkali termasuk sebagai efisiensi dan produktivitas optimal agen customer service.  Angka occupancy yang tinggi berkisar di atas angka 90%. Meskipun menunjukkan tingginya efektivitas operasional agen, angka ini justru menunjukkan dampak negatif. Angka lebih 90% dapat menyebabkan stress, burnout, dan penurunan kualitas pelayanan karena tidak adanya jeda yang dibutuhkan agen untuk beristirahat dari satu interaksi ke interaksi lainnya.  Sementara angka occupancy yang rendah berkisar di bawah 70%. Angka ini dapat menunjukkan inefisiensi pada operasional call center, seperti misalnya agen yang terlalu banyak dan volume panggilan yang relatif rendah. Hal ini akan berdampak pada sumber daya yang terbuang sia-sia.

Apa Pentingnya Memantau Occupancy Rate Bagi Bisnis?

Memantau occupancy rate tidak hanya penting untuk memastikan efisiensi dan produktivitas agen customer service selama bertugas, tetapi juga menjaga kesejahteraan diri agen. Beberapa alasan lainnya mengapa perusahaan perlu memantau angka occupancy agar tetap seimbang:

Optimasi Sumber Daya

Occupancy rates membantu supervisor untuk mengevaluasi seberapa efektif agen dalam menggunakan waktu mereka. Dengan memahami metrik ini, strategi seperti penyesuaian jumlah agen dengan volume panggilan dapat dilakukan. Hal ini bertujuan untuk mencegah situasi kelebihan atau kekurangan agen, yang mana akan berdampak pada terbuangnya sumber daya secara sia-sia atau kualitas layanan yang memburuk.

Pemeliharaan Kualitas Pelayanan

Meskipun angka occupancy yang tinggi menunjukkan penggunaan sumber daya yang efisien, angka yang terlalu tinggi (di atas 85%-90%) dapat berdampak pada kelelahan dan burnout yang dialami agen. Menurunnya kondisi kesehatan agen akan turut berdampak pada menurunnya kualitas pelayanan yang diberikan. Memantau angka occupancy membantu supervisor untuk menjaga keseimbangan antara produktivitas agen dengan kualitas pelayanan yang diberikan.

Manajemen Tenaga Kerja yang Efektif

Angka occupancy sangat penting dalam pengelolaan manajemen tenaga kerja yang efektif. Angka occupancy dapat membantu memprediksi volume panggilan serta penjadwalan shift kerja. Hal ini bertujuan untuk memastikan jumlah agen agar sesuai selama periode puncak atau periode lainnya. 

Bagaimana Cara Menjaga Angka Occupancy Rate yang Baik?

Guna menjaga angka occupancy rate yang baik, penting bagi perusahaan untuk menerapkan beberapa strategi yang dapat menyeimbangkan beban kerja agen serta efisiensi pelayanan pelanggan. Beberapa strategi tersebut adalah:

Seimbangkan Jumlah Agen 

Strategi pertama adalah menyeimbangkan jumlah agen yang tersedia. Anda dapat menerapkan jam shift kerja yang bervariasi untuk memastikan jumlah agen yang memadai selama periode puncak untuk mengoptimalkan produktivitas kerja. Menyeimbangkan jumlah agen juga dapat mencegah terjadinya burnout dan menjaga kualitas pelayanan yang tinggi.

Sediakan Training

Selanjutnya, berikan training berkelanjutan kepada agen untuk meningkatkan kemampuan mereka dalam melayani pelanggan maupun jenis permintaan yang berbeda-beda. Agen yang terlatih dengan baik akan mampu menyelesaikan masalah dengan lebih efisien, sehingga berdampak pada angka occupancy yang lebih baik. 

Manfaatkan Teknologi

Memakai teknologi yang tepat dapat mempersingkat operasional dan meningkatkan efisiensi call center. Sistem otomasi dapat mengurangi pekerjaan repetitif dan memudahkan agen dalam fokus mengelola interaksi dengan pelanggan. Teknologi self-service seperti FAQ, knowledge base, atau AI chatbot dapat digunakan untuk menangani permintaan sederhana, sehingga mengurangi beban kerja agen customer service.

Pantau Metrik Performa

Lakukan analisis occupancy rate secara rutin untuk mengidentifikasi pola dalam dalam naik turunnya volume panggilan yang masuk. Anda dapat menggunakan data historis untuk memprediksi volume panggilan yang masuk dengan akurat. Hal ini bertujuan untuk menyesuaikan jumlah agen berdasarkan periode puncak atau periode lambat, sehingga agen tidak merasa kewalahan atau kurang dimanfaatkan.

MitraComm: Solusi Contact Center Terpercaya untuk Pengalaman Pelanggan Mengesankan

Mengoptimalkan occupancy rate dalam call center adalah kunci untuk mencapai efisiensi dan produktivitas optimal. Dengan layanan contact center outsourcing dari MitraComm Business Process Solution (MBPS), Anda dapat memanfaatkan layanan contact center dengan tingkat keterisian tenaga kerja yang optimal tanpa mengorbankan kualitas layanan pelanggan. MBPS menawarkan solusi layanan contact center outsourcing terlengkap yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda, yaitu:

• Full Managed Service: MBPS mengelola segala kebutuhan contact center untuk Anda, mulai dari agen, tempat, teknologi, hingga managing operation. 

• Partial Managed Service: Sebagian kebutuhan contact center (agen, tempat, teknologi, atau managing operation) akan dipenuhi oleh MBPS untuk menjalankan operasional contact center Anda.

• Labour Supply: MBPS menyediakan tenaga kerja sesuai dengan kebutuhan bisnis.

MBPS telah berpengalaman lebih dari 12 tahun dalam membantu perusahaan dari berbagai sektor untuk mengelola interaksi pelanggan secara profesional dan efisien. Dengan memilih MBPS sebagai mitra contact center, Anda tidak hanya mengoptimalkan operasional customer service, tetapi juga memberikan pengalaman yang mengesankan kepada pelanggan. Untuk informasi lebih lanjut seputar layanan contact center outsourcing, hubungi kami melalui email marketing@phintraco.com.

Melayani permintaan pelanggan dengan cepat dan tepat merupakan kunci dalam menjaga kepuasan pelanggan. Namun, tidak jarang sebuah masalah dapat diselesaikan di titik pertama pelayanan. Di sinilah fungsi eskalasi tiket dalam memastikan setiap permintaan ditangani oleh pihak dengan keahlian yang lebih sesuai, sehingga penyelesaiannya dapat dilakukan dengan cepat dan akurat. Tanpa proses eskalasi yang efisien, pelanggan dapat merasa frustasi karena waktu penyelesaian yang lama atau harus mengulang penjelasan ke banyak pihak. Kenali lebih lanjut tentang arti eskalasi tiket, waktu yang tepat untuk melakukannya, serta strategi meningkatkan efisiensi proses eskalasi.

Apa yang Dimaksud dengan Eskalasi Tiket?

Eskalasi tiket atau ticket escalation merupakan proses sistematis di dalam customer service, di mana permintaan pelanggan yang sebelumnya ditangani oleh agen contact center dialihkan ke departemen lain sesuai permintaan atau permasalahan pelanggan, manajer, atau tim khusus. Eskalasi tiket terjadi ketika agen contact center yang menjadi titik kontak pertama pelanggan tidak bisa menyelesaikan permintaan yang diajukan. Proses ini sangat penting untuk menangani permintaan pelanggan yang membutuhkan keahlian tambahan, sehingga permintaan tersebut dapat terselesaikan dengan efektif dan akurat.

Seperti Apa Proses Eskalasi Tiket?

Proses eskalasi penanganan tiket bekerja dalam bentuk struktur bertingkat. Setiap permintaan pelanggan berawal dari tingkat paling bawah, kemudian naik ke tingkat berikutnya berdasarkan tingkat kesulitan permintaan, pengalaman agen contact center, atau akses informasi yang didapatkan pelanggan. Struktur eskalasi tiket terdiri atas beberapa level berikut:

• Tingkat 0 (self-service): Level ini mencakup chatbot, help centers, IVR atau sumber informasi lain yang bisa digunakan pelanggan untuk menyelesaikan masalah mereka sendiri.

• Tingkat 1: Level ini mencakup agen contact center yang dilatih untuk menangani permintaan sederhana atau yang sering diajukan pelanggan. Saat agen di tingkat 1 tidak bisa menyelesaikan permintaan tersebut, maka permintaan ini akan naik ke level yang lebih tinggi.

• Tingkat 2: Level ini berisi agen dengan keahlian teknis yang lebih tinggi untuk menangani permintaan teknis dan permasalahan pelanggan yang lebih rumit. 

• Tingkat 3: Level ini berisi agen dengan pemahaman dan keahlian teknis yang paling tinggi. Pada level ini, agen dapat berkolaborasi dengan pihak lain seperti developer dan departemen tertentu untuk menyelesaikan permintaan tersebut. 

Kapan Waktu yang Tepat untuk Melakukan Eskalasi Tiket?

Menentukan waktu yang tepat untuk eskalasi tiket sangat penting untuk memastikan permintaan pelanggan dapat diselesaikan dengan tepat waktu. Berikut adalah beberapa waktu yang tepat untuk eskalasi tiket:

Agen Tidak Memiliki Keahlian yang Dibutuhkan

Agen pertama yang menerima permintaan pelanggan dapat tidak memiliki keahlian yang dibutuhkan untuk menyelesaikan permintaan tersebut. Hal ini berdampak pada keterlambatan dalam memberikan solusi yang memuaskan. Pada situasi tertentu, level agen tidak cukup tinggi untuk menangani permintaan yang masuk. Situasi ini membuat proses eskalasi ke agen yang lebih berpengalaman atau tim khusus dibutuhkan, sehingga permintaan pelanggan dapat ditangani dengan tepat.

Permintaan yang Terlalu Kompleks

Ada kalanya pelanggan mengajukan permintaan yang terlalu kompleks untuk ditangani oleh agen di tingkat 1. Permintaan tersebut dapat memerlukan keahlian teknis yang lebih rumit serta melampaui cakupan penyelesaian masalah dasar. Guna memastikan permintaan tersebut diselesaikan dengan akurat, permintaan perlu dieskalasi ke agen yang lebih senior atau tim yang lebih ahli. 

Agen Memakan Waktu Terlalu Lama

Meskipun seorang agen memiliki keahlian dan pengalaman yang memadai, mereka masih berpeluang kesulitan dalam menyelesaikan masalah pada rentang waktu yang dibutuhkan. Penyelesaian permintaan yang terlalu lama dapat menurunkan tingkat kepuasan pelanggan. Hal ini dapat terjadi karena tingkat kesulitan permintaan hingga workload yang tinggi.

Pelanggaran SLA

Service level agreement (SLA) menentukan ekspektasi jelas tentang seberapa lama sebuah permintaan harus segera diselesaikan. Permintaan pelanggan yang belum diselesaikan dalam rentang waktu yang ditentukan merupakan bentuk pelanggaran dari SLA. Hal ini juga menjadi tanda kegagalan perusahaan dalam memenuhi komitmen kepada pelanggan. Maka dari itu, eskalasi tiket diperlukan untuk menghindari keterlambatan yang tidak diinginkan.

Bagaimana Strategi Meningkatkan Proses Eskalasi Tiket Agar Lebih Efektif?

Eskalasi tiket bukan hanya tentang mengalihkan permintaan ke pihak lain yang lebih ahli dan berpengalaman, tetapi juga memastikan permintaan pelanggan terselesaikan dengan cepat dan akurat. Berikut adalah beberapa strategi yang bisa dilakukan untuk meningkatkan alur eskalasi agar lebih efektif:

Tetapkan SLA yang Jelas

Service level agreement (SLA) berperan sebagai panduan berisi standar respons dan waktu resolusi yang diharapkan untuk berbagai jenis tiket permintaan. SLA yang jelas sangat penting untuk memastikan eskalasi tiket berlangsung sesuai dengan standar yang sudah ditetapkan. Panduan ini akan memudahkan agen dalam memprioritaskan tiket yang dieskalasi dengan tepat.

Tentukan Kriteria Eskalasi

Tetapkan kriteria khusus untuk menentukan kapan tiket harus segera dieskalasi. Kriteria ini dapat berupa faktor seperti jenis masalah, tingkat kesulitan, atau ketika masalah masih belum terselesaikan di durasi waktu tertentu. Anda juga dapat mengkategorikan tiket berdasarkan level prioritas (rendah, medium, tinggi) untuk melihat masalah apa yang perlu segera dieskalasi. Menetapkan kriteria eskalasi yang jelas akan memudahkan agen dalam menentukan waktu yang tepat untuk mengeskalasi tiket permintaan.

Buat Tingkatan Eskalasi

Buat tingkatan eskalasi terstruktur dalam proses penanganan permintaan pelanggan. Misalnya, level 1 berfokus pada penyelesaian masalah sederhana, sementara level 2 melibatkan agen yang lebih berpengalaman atau tim teknis. Struktur ini sangat penting untuk memastikan eskalasi tiket ditujukan ke pihak yang tepat.

Buat Alur Eskalasi Otomatis

Sistem ticketing otomatis akan meningkatkan efisiensi agen contact center dalam mengelola permintaan yang masuk dan melakukan eskalasi di waktu yang tepat. Sistem ini memungkinkan proses eskalasi otomatis berdasarkan kriteria yang sudah ditentukan, seperti kategori tiket atau limit waktu. Cara ini akan mempersingkat alur proses ticketing tanpa harus membebani tim agen contact center dengan pekerjaan manual dan repetitif.

Beri Pelatihan Kepada Agen

Penerapan prosedur eskalasi tiket tidak akan berjalan baik jika agen contact center tidak dilatih dengan baik. Dalam hal ini, Anda dapat memberikan pelatihan kepada agen terkait produk, pemahaman teknis yang dibutuhkan, maupun kemampuan komunikasi dan pemecahan masalah. Pelatihan ini akan membantu agen dalam menangani permintaan maupun eskalasi tiket dengan efektif dan tepat waktu.

Terapkan Komunikasi Efektif

Semua pihak yang dilibatkan dalam eskalasi tiket harus menerapkan komunikasi efektif dan terbuka. Saat melakukan eskalasi, pelanggan harus selalu dikabarkan tentang status tiket mereka untuk membantu mengelola ekspektasi dan kepercayaan mereka. Selain itu, komunikasi internal di dalam tim memastikan semua pihak memahami prosedur dan tanggung jawab dalam proses eskalasi.

Evaluasi Riwayat Eskalasi Secara Rutin

Hal yang tidak boleh dilupakan adalah mengevaluasi riwayat eskalasi secara rutin. Langkah ini bertujuan untuk mengidentifikasi adanya pola atau masalah yang terus muncul. Proses evaluasi memungkinkan tim support untuk meningkatkan kualitas proses eskalasi serta keseluruhan kualitas pelayanan dengan menangani akar masalah dari eskalasi yang terus muncul.

Tingkatkan Responsivitas dan Efisiensi Eskalasi Tiket dengan Layanan Contact Center Outsourcing dari MitraComm

Eskalasi tiket yang efektif sangat penting untuk memastikan kebutuhan pelanggan terselesaikan dengan tepat serta menjaga kepuasan pelanggan. Dengan layanan contact center outsourcing dari MitraComm Business Process Solution (MBPS), Anda dapat meningkatkan tingkat respons dan efisiensi dalam menangani setiap permintaan pelanggan. MBPS menghadirkan solusi contact center lengkap dan fleksibel serta dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda. Solusi contact center kami mencakup:

• Full Managed Service: MBPS mengelola segala kebutuhan contact center untuk Anda, mulai dari agen, tempat, teknologi, hingga managing operation. 

• Partial Managed Service: Sebagian kebutuhan contact center (agen, tempat, teknologi, atau managing operation) akan dipenuhi oleh MBPS untuk menjalankan operasional contact center Anda.

• Labour Supply: MBPS menyediakan tenaga kerja berkualitas dan terlatih sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

MBPS memiliki pengalaman lebih dari 12 tahun dalam menghadirkan pengalaman pelanggan yang mengesankan untuk perusahaan dari berbagai sektor industri. Didukung dengan tenaga profesional terlatih dan teknologi canggih, MBPS memastikan setiap tiket pelanggan Anda ditangani dengan cepat dan tepat. Percayakan kebutuhan contact center Anda kepada MBPS dan wujudkan layanan pelanggan yang efisien, responsif, dan berkualitas. Untuk informasi lebih lanjut, hubungi kami melalui email marketing@phintraco.com.  Editor: Irnadia Fardila

Bayangkan sebuah perusahaan e-commerce yang sedang mengadakan promo flash-sale besar-besaran. Dalam hitungan menit setelah promo dimulai, ribuan pelanggan serentak menghubungi contact center untuk menanyakan stok produk, kendala pembayaran, atau status pesanan mereka. Akibatnya, volume panggilan dan pesan yang masuk meningkat drastis. Fenomena ini dikenal sebagai traffic spike. Tanpa pengelolaan yang baik, traffic spike berisiko menyebabkan antrian panjang, membuat waktu tunggu yang semakin lama, hingga menurunkan kepuasan pelanggan. Kenali lebih jauh tentang apa itu traffic spike dalam contact center, penyebab, hingga cara mengatasinya dengan efektif. 

Apa Itu Traffic Spike?

Pada konteks contact atau call center, traffic spike merujuk pada lonjakan volume inbound call secara mendadak. Situasi ini seringkali disebabkan oleh faktor seperti periode musiman, gangguan layanan, kampanye marketing yang berhasil, hingga situasi-situasi lainnya yang tidak terduga. Lonjakan traffic call yang masuk dapat meningkat secara signifikan serta melebihi kapasitas normal yang biasa ditangani oleh sistem maupun agen contact center. Jika tidak ditangani dengan baik, lonjakan panggilan ini dapat menurunkan kualitas pelayanan yang diberikan. Hal ini akan berdampak pada antrian yang lebih panjang, kepuasan pelanggan yang menurun, agen contact center mengalami burnout, hingga biaya operasional yang meningkat.

Apa Penyebab Terjadinya Traffic Spike?

Traffic spike di contact center dapat disebabkan oleh berbagai situasi yang terduga maupun tidak terduga. Beberapa situasi penyebab tersebut adalah:

• Periode Musiman: Industri tertentu, seperti misalnya industri retail dan travel, dapat mengalami lonjakan yang terprediksi selama periode liburan. Periode musiman lainnya seperti periode batas waktu pendaftaran di instansi atau perusahaan dapat memicu melonjaknya panggilan yang masuk secara signifikan.

• Kampanye Marketing yang Sukses: Keberhasilan kampanye marketing atau peluncuran produk seringkali menyebabkan peningkatan permintaan dan pertanyaan dari pelanggan. Jika tidak direncanakan dengan baik, dampak kampanye marketing seperti ini dapat membuat agen contact center kewalahan.

• Gangguan Layanan: Jika perusahaan mengalami gangguan layanan atau downtime, pelanggan dapat memenuhi contact center untuk meminta bantuan. Pemadaman sistem yang tidak terduga dapat mengarah pada peningkatan volume panggilan signifikan.

• Kekurangan Agen: Angka turnover agen yang tinggi atau kurangnya jumlah agen yang tersedia dapat membuat contact center kurang siap dalam menghadapi lonjakan panggilan yang tidak terduga. 

Apa Saja Dampak Negatif yang Terjadi Saat Traffic Spike?

Penanganan lonjakan panggilan yang tidak efektif dapat menghadirkan berbagai dampak negatif yang mempengaruhi pengalaman pelanggan maupun efisiensi operasional contact center. Beberapa dampak tersebut adalah:

Pengalaman Pelanggan yang Tidak Menyenangkan

Waktu tunggu yang lama selama periode traffic spike dapat membuat pelanggan frustasi, bahkan merasa tidak puas dengan kualitas pelayanan yang diberikan. Rasa frustasi ini dapat mendorong pelanggan untuk berpindah ke kompetitor dan berhenti menggunakan produk perusahaan. 

Meningkatnya Angka Call Termination

Pelanggan yang terjebak dalam antrian panggilan yang panjang akan menjadi tidak sabar dan memilih menghentikan panggilan daripada menunggu. Meningkatnya angka call termination ini berisiko merusak angka kepuasan pelanggan dan metrik performa lainnya di contact center, seperti average response time. 

Agen Mengalami Burnout

Tingginya lonjakan panggilan yang masuk selama traffic spike berisiko membuat agen contact center kewalahan dan mengalami burnout. Agen diharuskan untuk menyeimbangkan antara kualitas layanan dengan mengelola banyaknya panggilan yang masuk. Tanpa penanganan yang efektif, agen akan kesulitan memberikan pelayanan optimal, sehingga berdampak pada ketidakpuasan pelanggan.

Penurunan Kualitas Layanan

Traffic spike dapat memicu terjadinya penurunan kualitas layanan yang diberikan agen contact center. Banyaknya jumlah panggilan yang masuk dapat menyebabkan interaksi yang terburu-buru, sehingga berisiko pada penyelesaian masalah yang kurang efektif. Agen contact center yang sudah kewalahan kesulitan menyediakan pelayanan berkualitas. Hal ini dapat memicu miskomunikasi yang membuat pelanggan semakin frustasi.

Bagaimana Strategi Menangani Traffic Spike dengan Efektif?

Traffic spike bukanlah situasi asing dalam operasional contact center. Namun, lonjakan panggilan yang melebihi operasional sehari-hari memerlukan strategi terencana dan terstruktur demi menjaga kualitas pelayanan dan kepuasan pelanggan tetap optimal. Beberapa strategi tersebut adalah:

Buat Perkiraan untuk Periode Puncak

Mengantisipasi lonjakan panggilan yang masuk sangat penting untuk menangani traffic spike secara efektif. Anda dapat menggunakan data historis dan analytical tools untuk memperkirakan periode peningkatan panggilan yang masuk, seperti misalnya masa liburan, masa setelah peluncuran produk, atau periode tidak terduga. Sistem workforce management dapat membantu pengaturan jadwal agen contact center berdasarkan volume panggilan yang terprediksi. Hal ini bertujuan untuk memastikan jumlah agen contact center yang memadai selama periode puncak.

Optimasi Jumlah Agen Contact Center

Selama situasi traffic spike, Anda dapat menerapkan pendekatan all hands on deck untuk menghadapi lonjakan panggilan yang masuk. Pendekatan ini termasuk mengatur ulang jadwal istirahat dan kegiatan lain yang tidak terlalu penting seperti training. All hands on deck juga termasuk merekrut agen musiman maupun menambah agen remote untuk memperluas kapasitas contact center tanpa harus terhambat aspek logistik.

Optimalkan Teknologi

Teknologi dapat membantu Anda dalam menghadapi traffic spike dengan efektif. Misalnya, opsi self-service seperti chatbot, virtual assistant, dan FAQ dapat diterapkan untuk menangani masalah yang umum terjadi, sehingga mengurangi beban pada agen contact center. Teknologi seperti Interactive Voice Response (IVR) dapat digunakan untuk call routing yang efektif serta penawaran opsi callback untuk mengurangi waktu tunggu.

Latih Agen untuk Skenario Traffic Spike

Agen contact center yang terlatih dengan baik akan mampu menghadapi skenario bertekanan tinggi seperti traffic spike dengan efektif. Anda dapat menerapkan training secara rutin yang berfokus dalam cara mengelola stress, menggunakan script dengan efektif, serta bagaimana menyelesaikan masalah dengan cepat. Platform e-learning dapat dimanfaatkan untuk memberikan pengembangan kemampuan secara berkelanjutan.

Hadapi Traffic Spike Tanpa Gangguan dengan Layanan Contact Center Outsourcing dari MitraComm!

Traffic spike dapat menjadi tantangan besar bagi bisnis Anda jika tidak ditangani dengan baik. Namun, dengan layanan contact center outsourcing dari MitraComm Business Process Solution (MBPS), Anda dapat menghadapi traffic spike dengan efektif dan tetap memberikan pengalaman yang berkesan bagi pelanggan Anda. Kami menawarkan solusi contact center outsourcing lengkap yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda, mulai dari pengelolaan penuh hingga penyediaan tenaga kerja yang terlatih. Layanan kami mencakup:

• Full Managed Service: MBPS mengelola segala kebutuhan contact center untuk Anda, mulai dari agen, tempat, teknologi, hingga managing operation. 

• Partial Managed Service: Sebagian kebutuhan contact center (agen, tempat, teknologi, atau managing operation) akan dipenuhi oleh MBPS untuk menjalankan operasional contact center Anda.

• Labour Supply: MBPS menyediakan tenaga kerja berkualitas dan terlatih sesuai dengan kebutuhan bisnis.

Dengan pengalaman lebih dari 12 tahun, MBPS telah membantu perusahaan dari berbagai industri dalam meningkatkan kepuasan pelanggan melalui pelayanan berkualitas. Tim kami yang profesional dilengkapi dengan sistem yang canggih siap mendukung Anda dapat menghadapi lonjakan traffic serta memastikan setiap pelanggan mendapatkan pelayanan terbaik. Percayakan kebutuhan contact center Anda kepada MBPS dan fokuslah pada pertumbuhan bisnis Anda. Untuk informasi lebih lanjut seputar layanan contact center outsourcing, hubungi kami melalui email marketing@phintraco.com.