Blog

Latest Blog from Mitracomm

Automatic Call Distribution: Meningkatkan Efisiensi Contact Center

  • 16 September 2024

  •   Muftia Parasati
  •   Blog

Pernahkah Anda menghubungi layanan call center suatu perusahaan dan harus menunggu sebentar hingga dihubungkan dengan agen call center? Situasi ini adalah hal yang sering ditemui dalam pelayanan pelanggan. Sebuah perusahaan dapat menerima banyak panggilan masuk setiap harinya. Tanpa sistem yang efisien, perusahaan akan sulit menangani semua panggilan dengan cepat dan tepat. Di sinilah peran penting Automatic Call Distribution (ACD) dalam mengelola panggilan masuk secara efektif. Automatic Call Distribution memanfaatkan software untuk mengelola dan mengarahkan panggilan masuk ke agen-agen call center yang tersedia secara otomatis. Hal ini tidak hanya berguna untuk mengurangi waktu tunggu pelanggan, tetapi juga meningkatkan produktivitas agen contact center. Kenali lebih jauh tentang apa itu sistem ACD serta keuntungan memakai sistem ini.

Apa Itu Automatic Call Distribution (ACD)?

Automatic Call Distribution system (ACD) adalah sistem yang menerima telepon masuk dan mendistribusikannya secara otomatis ke agen call center atau departemen tertentu berdasarkan kriteria yang sudah ditetapkan, seperti menurut kebutuhan penelpon, skill set agen, dan sebagainya. Misal, seorang pelanggan menelpon call center bank untuk mendapat layanan dalam bahasa Indonesia terkait layanan kartu kredit.  Melalui sistem ACD, panggilan masuk dari pelanggan dapat diarahkan berdasarkan ketersediaan agen. Proses transfer panggilan ke agen call center juga dilakukan secara otomatis. Hal ini berguna untuk mengurangi waktu tunggu selama queuing, sehingga pelanggan bisa segera mendapatkan layanan yang dibutuhkan. 

Bagaimana Cara Kerja Automatic Call Distribution?

Automatic Call Distribution software didesain untuk mengelola dan mendistribusikan panggilan masuk secara efisien ke agen call center yang tersedia. Cara kerja Automatic Call Distribution dalam menangani panggilan masuk mencakup langkah-langkah berikut, yaitu:

Identifikasi Panggilan Masuk

Sistem ACD akan menerima panggilan yang masuk. Selanjutnya, sistem akan mengidentifikasi penelpon menggunakan data seperti nomor telepon dan detail akun. Saat menelpon, pelanggan dapat mendengar menu self-service berupa Interactive Voice Response (IVR) untuk mengumpulkan detail kebutuhan melalui input pelanggan.

Call Queuing

Jika tidak ada agen yang tersedia, panggilan pelanggan akan ditempatkan dalam queuing atau antrian. Sistem ACD menentukan urutan antrian berdasarkan faktor seperti waktu tunggu dan jenis permintaan pelayanan. 

Call Routing

Proses terakhir adalah call routing, yaitu sistem yang secara otomatis menghubungkan panggilan masuk ke agen call center atau departemen tertentu berdasarkan kriteria input dari pelanggan. Call routing dalam sistem ACD juga dapat menghubungkan pelanggan ke agen manapun yang tersedia untuk mengurangi waktu tunggu.

Apa Bedanya Automatic Call Distribution dengan Interactive Voice Response (IVR)?

Automatic Call Distribution dan Interactive Voice Response (IVR) sama-sama merupakan komponen penting dalam operasional contact center modern. Namun, keduanya memiliki fungsi berbeda dalam meningkatkan pengalaman pelanggan saat berinteraksi dengan agen contact center. Sistem Automatic Call Distribution (ACD) bertujuan untuk mengarahkan panggilan masuk secara otomatis ke agen contact center tertentu berdasarkan kriteria yang sudah ditetapkan, seperti misalnya ketersediaan agen atau kemampuan agen. ACD juga dapat digunakan untuk menghubungkan panggilan berdasarkan input pengguna dari sistem Interactive Voice Response (IVR). Sementara Interactive Voice Response (IVR) adalah sistem otomatis yang menjawab panggilan masuk dan menyediakan menu self-service melalui instruksi suara yang sudah direkam sebelumnya. Sistem ini memungkinkan pelanggan untuk memilih menu melalui input suara atau keypad, sehingga nantinya pelanggan akan diarahkan ke agen contact center yang sesuai dengan kebutuhan mereka. 

Apa Saja Keuntungan Memakai Automatic Call Distribution?

Pengelolaan contact center dengan memanfaatkan Automatic Call Distribution (ACD) membuat agen lebih responsif dan tanggap dalam menghadapi panggilan pelanggan. Meskipun sedang terjadi lonjakan panggilan masuk, pelanggan tidak perlu khawatir tidak mendapatkan layanan dari agen contact center dengan cepat. Keuntungan lainnya dari pemakaian sistem ACD adalah:

Mengurangi Waktu Tunggu Pelanggan

Waktu tunggu yang terlalu lama hanya akan membuat pelanggan merasa frustasi karena tidak kunjung mendapatkan bantuan yang diperlukan. Di sinilah peran Automatic Call Distribution dalam mengidentifikasi dan menghubungkan panggilan masuk secara otomatis ke agen call center yang tersedia, sehingga pelanggan tidak menghabiskan banyak waktu untuk menunggu. 

Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Penanganan panggilan masuk yang efisien dengan Automatic Call Distribution berdampak penting dalam meningkatkan kepuasan pelanggan secara signifikan. Panggilan masuk akan diarahkan ke agen contact center yang tepat sesuai dengan input pelanggan, seperti ketersediaan agen, kemampuan agen, maupun prioritas panggilan. Dengan demikian, pelanggan dapat terhubung dengan agen yang bisa memenuhi kebutuhan mereka secara efektif. 

Efisiensi Penanganan Panggilan yang Lebih Tinggi

Automatic Call Distribution meningkatkan efisiensi penanganan panggilan dengan secara otomatis mengarahkan panggilan masuk ke agen yang sesuai berdasarkan kriteria yang sudah ditentukan. Proses transfer panggilan tidak dilakukan secara manual, sehingga panggilan masuk bisa langsung ditangani oleh agen call center dengan kemampuan yang tepat. Sistem ACD juga memprioritaskan panggilan berdasarkan urgensi, sehingga masalah penting bisa segera ditangani.

Beban Kerja Agen yang Lebih Seimbang

Sistem distribusi panggilan yang merata melalui ACD membantu menyeimbangkan beban kerja di antara agen call center. Dengan demikian, tidak ada agen yang kewalahan akibat terlalu banyak panggilan ataupun agen yang tidak menangani panggilan apapun. Produktivitas agen call center pun bisa dioptimalkan sambil mencegah terjadinya burnout.

Percayakan Pelayanan Pelanggan Anda dengan Agen Contact Center Berkualitas dari MitraComm!

Pelayanan pelanggan yang responsif dan sigap merupakan kunci untuk memberikan pengalaman pelanggan terbaik saat berinteraksi dengan perusahaan. MitraComm Business Process Services (MBPS) dengan layanan contact center outsourcing menyediakan agen-agen contact center profesional dan berpengalaman untuk pengalaman pelanggan yang berkualitas di tiap interaksi.  Kami menawarkan layanan contact center outsourcing lengkap yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda, mulai dari Full Managed Services, Partial Managed Services, dan Labour Supply. Dengan memilih MBPS sebagai mitra contact center outsourcing, Anda tidak hanya mampu meningkatkan kepuasan pelanggan, tetapi juga mencapai tujuan bisnis.  Jadi, tunggu apalagi? Segera hubungi kami melalui email marketing@phintraco.com untuk informasi lebih lanjut seputar layanan contact center outsourcing MitraComm. Editor: Cardila Ladini
Read More

Queuing: Solusi Pelayanan Pelanggan yang Lebih Cepat

  • 09 September 2024

  •   Muftia Parasati
  •   Blog

Bayangkan saat Anda menghubungi contact center untuk mendapatkan bantuan terkait produk atau layanan yang digunakan. Anda mungkin perlu menunggu beberapa waktu sebelum terhubung dengan agen contact center. Proses ini dinamakan sebagai queuing atau antrian. Kehadiran antrian panggilan ini seringkali tidak bisa dihindari, terutama pada jam-jam sibuk atau saat terjadi lonjakan permintaan layanan.  Pengelolaan antrian panggilan yang efektif sangat penting untuk menjaga kepuasan pelanggan.  Dengan sistem yang baik, waktu tunggu pelanggan dapat dikurangi, serta setiap pelanggan dapat ditangani dengan cepat dan efisien. Penanganan pelanggan yang responsif akan meningkatkan reputasi perusahaan di mata pelanggan maupun publik. Kenali lebih lanjut tentang apa itu queuing serta perannya dalam contact center.

Apa Itu Queuing?

Queuing system artinya proses sistematis dengan menempatkan inbound calls dari pelanggan ke dalam queuing line virtual. Hal ini terjadi khususnya jika panggilan yang masuk melebihi jumlah agen contact center yang tersedia. Sistem ini mirip seperti menunggu di antrian, di mana pelanggan akan menunggu sebelum mendapat gilirannya.  Situasi lainnya yang memerlukan queuing adalah ketika pelanggan perlu dialihkan ke departemen atau agen tertentu. Dengan adanya sistem ini, pengelolaan panggilan yang masuk menjadi lebih efektif. Pelanggan pun tidak perlu menunggu terlalu lama sebelum diambil alih oleh agen contact center. 

Bagaimana Cara Kerja Queuing?

Queuing beroperasi berdasarkan langkah-langkah berikut:

Menerima Panggilan

Cara kerja queuing dimulai ketika terdapat panggilan atau permintaan pelanggan yang masuk, sedangkan semua agen contact center sedang menangani panggilan pelanggan lain. Panggilan atau permintaan dari pelanggan tersebut akan ditempatkan dalam queuing line dan menunggu adanya agen contact center yang tersedia. 

Mendengar Rekaman Pesan Selama Queuing

Saat pelanggan melakukan panggilan, mereka akan mendengar rekaman pesan yang disebut greetings. Rekaman ini meliputi informasi untuk membantu pelanggan, seperti menekan nomor untuk menuju ke agen tertentu, preferensi bahasa, maupun informasi jam kerja.

Automatic Call Distribution (ACD)

Automatic Call Distribution (ACD) adalah sistem telepon yang menerima setiap panggilan masuk dari pelanggan dan mendistribusikannya secara otomatis kepada agen contact center yang tersedia. ACD mengikuti aturan call routing untuk menghubungkan pelanggan dengan agen contact center melalui metode First In First Out (FIFO). Artinya, pelanggan di antrian pertama menjadi penelpon pertama yang diarahkan ke agen contact center.

Apa Penyebab Terjadinya Queuing Delay yang Lama?

Queuing delay merujuk pada queuing time yang dihabiskan pelanggan di dalam antrian sebelum akhirnya terhubung ke agen contact center yang tersedia. Tanpa pengelolaan panggilan yang baik, pelanggan akan menunggu semakin lama. Hal ini berisiko menurunkan kepuasan pelanggan hingga merusak reputasi perusahaan akibat penanganan yang lambat. Beberapa penyebab terjadinya queuing delay yang lama adalah:

Kurangnya Agen Contact Center

Salah satu penyebab utama dari lamanya waktu tunggu pelanggan adalah kurangnya agen contact center. Hal ini dapat terjadi jika muncul peningkatan panggilan masuk yang drastis secara tiba-tiba, sedangkan agen yang tersedia tidak mencukupi. 

Jumlah Panggilan yang Tinggi

Peningkatan jumlah panggilan dapat terjadi pada waktu-waktu tertentu, seperti misalnya saat musim liburan, mass problem atau peluncuran produk tertentu. Tanpa pengelolaan yang tepat, banyaknya panggilan ini dapat membuat agen contact center kewalahan. Hasilnya, pelanggan akan menunggu lebih lama sebelum ditangani oleh agen contact center.

Waktu Penanganan yang Lama

Average handling time (AHT) merujuk pada lama waktu yang dibutuhkan untuk menangani panggilan atau melayani pelanggan. AHT yang tinggi menandakan agen contact center membutuhkan waktu lama untuk menyelesaikan panggilan pelanggan. Hal ini dapat terjadi jika agen contact center menemui masalah yang kompleks, prosedur menyelesaikan permasalahan yang kompleks, atau agen contact center yang kurang terlatih.

Mengapa Queuing Penting dalam Contact Center?

Queuing memainkan peran penting dalam contact center. Sistem ini tidak hanya mengatur urutan pelanggan yang ingin mendapatkan pelayanan, tetapi juga berfungsi meningkatkan efisiensi dan kepuasan pelanggan. Beberapa alasan mengapa queuing diperlukan dalam contact center adalah:

Meningkatkan Kualitas Pengalaman Pelanggan

Saat semua agen contact center disibukkan dengan panggilan atau permintaan pelanggan masing-masing, pelanggan diharuskan untuk menunggu hingga gilirannya tiba. Di sinilah peran penting queuing untuk memastikan pelanggan akan dilayani secara adil dan sesuai urutan. Pengelolaan queuing yang efektif juga dapat mengurangi waktu tunggu pelanggan. Hal ini akan berdampak pada meningkatnya kepuasan serta kualitas pengalaman pelanggan.

Mengoptimalkan Produktivitas Agen Contact Center

Sistem queuing memasangkan antrian panggilan yang masuk dengan agen yang tersedia secara efisien. Hal ini berguna untuk mengoptimalkan produktivitas agen serta distribusi beban kerja yang lebih efektif. Pelanggan tidak hanya puas dengan waktu respon yang cepat tanpa harus menunggu lama, serta agen contact center dapat menanggapi panggilan pelanggan dengan baik.

Call Routing yang Lebih Baik

Call routing adalah sistem di mana panggilan masuk ditempatkan dalam queuing dan diarahkan ke agen tertentu berdasarkan kriteria yang sudah ditetapkan. Pengelolaan queuing yang baik memastikan setiap pelanggan didistribusikan ke agen yang tepat sesuai dengan kebutuhan pelanggan. 

Mengurangi Call Abandon Rate

Call Abandon Rate adalah jumlah panggilan masuk yang ditutup pelanggan sebelum sempat ditangani oleh agen contact center. Angka call abandon rate yang tinggi menunjukkan ketidakpuasan pelanggan, seperti misalnya disebabkan oleh waktu tunggu yang lama. Queuing memastikan pelanggan untuk selalu terhubung dengan menyediakan pesan dipersonalisasi, musik, atau informasi tentang waktu tunggu mereka.

Temukan Layanan Pelanggan yang Cepat dan Tepat dengan Agen Contact Center Berpengalaman dari MitraComm!

Melayani pelanggan secara efektif melalui pengelolaan queuing menjadi faktor penting dalam mencapai kesuksesan bisnis serta memberikan pelayanan yang memuaskan. Sebagai penyedia layanan contact center outsourcing terdepan di Indonesia, MitraComm Business Process Services (MBPS) memahami pentingnya pengelolaan queuing yang efektif. Dengan agen contact center terlatih dan berpengalaman dari MitraComm, pelanggan Anda akan merasakan pengalaman yang konsisten dan berkualitas tinggi di setiap interaksinya. MitraComm menyediakan beberapa jenis contact center outsourcing yang bisa dipilih sesuai kebutuhan bisnis Anda, yaitu Partial Managed Services, Full Managed Services, dan Labour Supply.  Jadi, tunggu apalagi? Hubungi kami melalui email marketing@phintraco.com untuk informasi lebih lanjut seputar layanan contact center outsourcing. Editor: Cardila Ladini
Read More

Probing: Cara Efektif dalam Memahami Kebutuhan Pelanggan

  • 02 September 2024

  •   Muftia Parasati
  •   Blog

Salah satu kunci dalam mewujudkan pengalaman pelanggan yang memuaskan adalah kemampuan untuk memahami permasalahan dan kebutuhan pelanggan secara mendalam. Di sinilah peran penting probing untuk menggali informasi terkait masalah atau kebutuhan pelanggan. Probing sering digunakan oleh agen contact center saat melakukan pelayanan pelanggan, yaitu dengan memberikan pertanyaan mendalam dan terbuka untuk mendapatkan informasi yang lebih lengkap dan akurat dari pelanggan. Strategi probing yang efektif dapat membantu agen contact center untuk memahami perspektif pelanggan serta memberikan solusi yang sesuai. Hal ini meliputi beberapa aspek, seperti pemilihan pertanyaan yang tepat hingga kemampuan mendengarkan secara aktif. Teknik probing yang tepat dapat meningkatkan kualitas layanan, kepuasan pelanggan, hingga loyalitas pelanggan. Kenali lebih lanjut tentang apa itu probing serta cara menerapkannya dengan efektif untuk pengalaman pelanggan yang optimal.

Apa yang Dimaksud dengan Probing?

Probing adalah teknik mengajukan pertanyaan secara mendetail atau mendalam kepada lawan bicara untuk menggali lebih banyak informasi. Dalam konteks customer service, probing dilakukan antara agen contact center dengan pelanggan, terutama jika pelanggan menghubungi customer service seputar masalah yang sedang dihadapi.  Agen contact center umumnya mengajukan pertanyaan yang bersifat terbuka untuk memahami lebih jauh tentang suatu topik atau situasi. Probing questions atau pertanyaan probing dirancang agar lawan bicara memberikan jawaban yang lebih rinci. Hal ini juga membantu agen contact center dalam mengklarifikasi aspek-aspek yang awalnya terlihat kompleks atau kurang jelas. 

Apa Tujuan Dilakukannya Probing?

Pada lingkup contact center, probing questions adalah aspek krusial dalam interaksi pelayanan pelanggan. Pertanyaan terbuka yang diajukan agen contact center berguna untuk mengumpulkan informasi sebanyak-banyaknya terkait suatu topik atau permasalahan yang sedang dihadapi. Misal, seorang pelanggan menghubungi agen contact center terkait masalah pada produk atau layanan yang sedang digunakan. Dengan menggali lebih dalam terkait masalah yang sedang dihadapi, agen contact center dapat memberikan solusi yang lebih dipersonalisasi untuk pelanggan. Tidak hanya itu, probing juga berperan penting dalam membangun kepercayaan pelanggan. Menggali informasi melalui pertanyaan probing menunjukkan kepedulian dalam menemukan solusi terbaik yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Risiko seperti kesalahpahaman juga bisa dihindari dengan mengklarifikasi poin-poin masalah yang sedang dialami. Hasilnya, pelanggan akan mendapatkan pengalaman memuaskan selama berinteraksi dengan agen contact center. Percakapan antara pelanggan dan agen contact center menjadi lebih berkualitas demi membangun hubungan yang lebih baik dengan pelanggan.

Kapan Probing Dilakukan?

Probing dilakukan dalam berbagai situasi yang memerlukan penggalian informasi mendalam. Beberapa situasi yang membutuhkan teknik probing adalah:
  • Informasi Kurang Jelas: Jika Anda merasa informasi yang disampaikan kurang jelas, pertanyaan probing dapat membantu mengklarifikasi maksud dari informasi tersebut. Misal, jika pelanggan menyampaikan bahwa “produk saya rusak,” maka Anda dapat menanyakan “Apakah Anda bisa menjelaskan masalah yang sedang dialami?”
  • Mengidentifikasi Akar Permasalahan: Seringkali masalah yang disampaikan pelanggan hanyalah bagian dari masalah yang lebih serius. Pertanyaan probing akan membantu Anda mengidentifikasi akar permasalahan dan menyediakan solusi yang lebih efektif.
  • Mengukur Kepuasan Pelanggan: Pertanyaan probing dapat membantu Anda mengukur tingkat kepuasan pelanggan. Misal, Anda dapat menanyakan “Apakah ada hal lain yang bisa kami bantu?” kepada pelanggan.
  • Proses Telesales: Telesales adalah tindakan melakukan panggilan dari perusahaan kepada pelanggan untuk kegiatan bisnis tertentu. Probing dalam proses telesales digunakan untuk memahami kebutuhan pelanggan serta mengulik ketertarikan atau hambatan pelanggan saat membeli produk yang ditawarkan.

Seperti Apa Contoh Pertanyaan Probing?

Pertanyaan dalam teknik probing haruslah berupa pertanyaan yang mendorong pelanggan untuk memberikan lebih banyak informasi. Jadi, pertanyaan tersebut tidak bisa hanya diakhiri dengan jawaban “Ya” atau “Tidak”. Beberapa contoh probing questions yang bisa diajukan kepada pelanggan adalah:
  • Kapan situasi ini pertama kali terjadi?
  • Bisakah Anda menjelaskan masalah yang sedang dialami saat memakai produk kami?
  • Apakah Anda bisa memberitahu pesan error apa yang Anda lihat?
  • Sudahkah Anda melakukan sesuatu untuk menyelesaikan masalah ini?
  • Apakah Anda bisa mendeskripsikan situasi sebelum masalah ini muncul?
  • Saya ingin mengkonfirmasi apakah masalah mulai muncul setelah Anda melakukan update software?
  • Apakah masalah ini pertama kali terjadi atau pernah terjadi sebelumnya?
  • Apa yang terjadi setelah Anda melakukan langkah ini?
  • Apakah Anda pernah menggunakan produk aplikasi sejenis sebelumnya?

Bagaimana Cara Melakukan Probing yang Efektif?

Berikut ini adalah beberapa teknik yang bisa diterapkan untuk melakukan probing yang efektif, yaitu:

Kombinasikan Pertanyaan Terbuka dan Tertutup

Meskipun dianjurkan untuk mengajukan pertanyaan terbuka selama proses probing, mengajukan pertanyaan tertutup dengan jawaban “Ya” atau “Tidak” juga diperlukan saat berinteraksi dengan pelanggan. Kombinasi kedua jenis pertanyaan ini akan membuat interaksi dengan pelanggan menjadi lebih dinamis dan memuaskan.  Pertanyaan terbuka mendorong pelanggan untuk lebih aktif berbicara dan memberikan lebih banyak informasi yang diperlukan. Misalnya adalah “Bisakah Anda menjelaskan masalah yang sedang dialami saat ini?”. Sementara pertanyaan tertutup bisa digunakan untuk mengkonfirmasi informasi atau pernyataan pelanggan. Misalnya adalah “Apakah benar ini adalah alamat rumah Anda?”.

Hindari Leading Questions

Leading questions adalah jenis pertanyaan yang mendorong lawan bicara untuk menjawab sesuai keinginan penanya. Mengajukan pertanyaan ini dapat membuat jawaban pelanggan menjadi bias dan sulit memberikan jawaban jujur. Maka dari itu, penting untuk bersikap objektif dan menggunakan pertanyaan terbuka agar pelanggan lebih leluasa saat menyampaikan masalah atau kebutuhannya.

Terapkan Proses Mendengarkan Secara Aktif

Mendengarkan secara aktif artinya meletakkan seluruh perhatian pada ucapan pelanggan, memahami kebutuhan mereka, dan menunjukan empati kepada pelanggan. Artinya, Anda tidak hanya menunggu giliran untuk berbicara, tetapi memperhatikan detail informasi yang disampaikan pelanggan.  Sikap mendengarkan secara aktif meliputi rangkuman pembicaraan yang disampaikan pelanggan, menanyakan pertanyaan terbuka untuk menggali lebih banyak informasi, hingga berempati dengan situasi yang dialami pelanggan. Hal ini penting untuk memahami perspektif pelanggan serta menawarkan solusi yang lebih sesuai dengan kebutuhan mereka. 

Hindari Interupsi

Tidak ada yang ingin diinterupsi saat sedang berbicara. Jika pelanggan diinterupsi saat menyampaikan masalahnya, pelanggan akan merasa tidak dihargai dan tidak mau melanjutkan percakapan. Proses probing dapat memakan waktu yang tidak sedikit. Jadi, pastikan pelanggan memiliki cukup waktu untuk menyampaikan jawaban mereka sepenuhnya.  Interupsi juga mencakup hal-hal yang mengganggu konsentrasi Anda saat berbicara dengan pelanggan. Jadi, pastikan semua bentuk interupsi seperti handphone atau benda lainnya disingkirkan saat berbicara dengan pelanggan.

MitraComm: Partner Terpercaya untuk Wujudkan Pelayanan Pelanggan Berkualitas

MitraComm Business Process Services (MBPS) merupakan mitra andalan untuk mewujudkan pengalaman yang berkualitas bagi pelanggan Anda. Dengan tim agen contact center profesional dan berpengalaman, kami berkomitmen untuk memberikan pengalaman pelanggan yang konsisten dan memuaskan. Salah satu caranya adalah melakukan probing secara efektif, sehingga Anda dapat memahami kebutuhan dan preferensi secara mendalam.  Kami menawarkan 3 jenis contact center outsourcing yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda, yaitu Partial Managed Services, Full Managed Services, dan Labour Supply. Dengan memilih MitraComm sebagai partner outsourcing Anda, manfaat yang dirasakan dapat berupa peningkatan kepuasan pelanggan hingga efisiensi operasional yang lebih baik lagi. Tunggu apalagi? Segera hubungi kami melalui email marketing@phintraco.com untuk informasi lebih lanjut seputar layanan contact center outsourcing. Editor: Cardila Ladini
Read More

Pastikan Dokumen Elektronik Anda Sah dengan e-Meterai

  • 27 August 2024

  •   Muftia Parasati
  •   Blog

Seiring dengan berjalannya waktu, dokumen konvensional dalam bentuk kertas mulai dianggap kurang efisien, baik dari segi penyimpanan hingga pengelolaan. Maka dari itu, inovasi berupa dokumen elektronik hadir untuk menjawab permasalah tersebut. Jenis dokumen digital ini menawarkan efisiensi, kemudahan akses, penyimpanan yang tidak memakan tempat, hingga pengiriman secara real-time.  Berbagai jenis dokumen penting sudah dapat disimpan dan diakses secara digital, seperti misalnya KTP, Kartu Keluarga, Paspor, hingga dokumen bisnis seperti surat perjanjian, kontrak, hingga laporan keuangan. Namun, seringkali muncul pertanyaan seputar legalitas dokumen elektronik dibandingkan dengan dokumen konvensional. Salah satu solusi untuk meningkatkan keabsahan dokumen digital adalah menggunakan e-Meterai.  Kenali lebih lanjut tentang apa itu dokumen elektronik, keuntungan memakai jenis dokumen ini, serta peran e-Meterai dalam memastikan legalitas dokumen elektronik.

Apa yang Dimaksud dengan Dokumen Elektronik?

Dokumen elektronik adalah versi digital dari dokumen fisik yang sering dijumpai di kehidupan sehari-hari. Tidak seperti dokumen fisik berbentuk kertas, jenis dokumen ini hanya tersedia dalam format elektronik serta bisa diakses, dikelola, maupun dikirimkan secara digital.  Dokumen digital ini tidak lagi memerlukan media cetak seperti kertas, melainkan membutuhkan perangkat seperti komputer, tablet, hingga handphone untuk mengakses dokumen tersebut. Beberapa karakteristik utama dari jenis dokumen ini adalah format digital, mudah diubah dan dicari, serta lebih aman dengan fitur keamanan seperti enkripsi.

Apa Saja yang Termasuk dalam Dokumen Elektronik?

Pada dasarnya, dokumen yang termasuk dokumen elektronik dapat dibuat, dikirimkan, dilihat, atau disimpan dalam format digital. Semua dokumen yang bisa diakses melalui perangkat elektronik bisa dianggap sebagai dokumen elektronik. Beberapa contoh dokumen elektronik adalah:
  • Dokumen pribadi seperti e-KTP, Kartu Keluarga, NPWP, BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, dan lain sebagainya
  • Dokumen bisnis seperti laporan keuangan, kontrak kerja, proposal bisnis, invoice, tagihan, hingga katalog
  • E-book atau buku digital yang diakses dan dibaca secara elektronik
  • Dokumen hukum seperti surat izin perusahaan, akta pendirian perusahaan, hak cipta, dan lain-lain
  • Surat elektronik atau email yang dikirimkan melalui jaringan internet

Apa Saja Keuntungan Memakai Dokumen Elektronik?

Penggunaan dokumen digital menawarkan berbagai keuntungan bagi individu maupun perusahaan. Beberapa kelebihan berikut ini membuat dokumen digital semakin populer digunakan:

Penyimpanan yang Mudah

Dokumen digital dapat disimpan secara digital di perangkat seperti komputer, tablet, atau smartphone ataupun di penyimpanan cloud. Jadi, Anda tidak perlu lagi menyimpan dokumen di lemari penyimpanan yang memakan banyak ruang. Penyimpanan secara digital juga memudahkan pencarian dokumen menggunakan fitur pencari yang lebih cepat dan efektif.

Lebih Aman

Dokumen fisik rentan mengalami kerusakan, seperti robek, basah, bahkan tercecer dan hilang. Dokumen yang tersimpan dalam format digital dapat terhindar dari risiko tersebut serta dapat disimpan dalam waktu yang lama. Fitur enkripsi pada dokumen digital juga berguna untuk melindungi informasi sensitif dari orang-orang yang tidak berwenang.

Mudah Dibagikan

Dokumen digital lebih mudah dibagikan secara langsung melalui email atau platform online lainnya. Hal ini juga mendukung kolaborasi secara real-time dengan rekan kerja. Hasilnya, produktivitas dan kerja sama tim yang meningkat karena kontribusi langsung dari tiap orang.

Lebih Hemat Biaya

Keuntungan lainnya dari pemakaian dokumen digital adalah biaya yang lebih hemat. Perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya untuk lemari arsip, printer, kertas, hingga tinta untuk mencetak dokumen. Di sisi lain, dokumen ini dapat disimpan secara digital di hard drive, penyimpanan cloud, dan server yang jauh lebih efisien dari segi tempat dan biaya.

 Apakah Dokumen Elektronik Dapat Menjadi Alat Bukti yang Sah?

Terlepas dari dokumen elektronik yang hanya tersedia secara digital, jenis dokumen ini tetap bisa digunakan untuk keperluan persidangan sebagai alat bukti yang sah. Menurut Undang-Undang No. 1 Tahun 2024 tentang Perubahan Kedua atas Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008, informasi elektronik dan/atau dokumen elektronik beserta hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah.  Jenis dokumen digital ini menjadi perluasan alat bukti sesuai dengan Hukum Acara yang berlaku di Indonesia. Perluasan yang dimaksud adalah menambah jenis alat bukti yang diatur dalam Hukum Acara Pidana (KUHAP) atau memperluas cakupan dari alat bukti yang telah diatur dalam KUHAP. Guna mendukung keabsahan dokumen digital, meterai digital atau e-Meterai digunakan untuk memberikan kekuatan hukum yang sama seperti dokumen konvensional. e-Meterai juga dapat mencegah risiko pemalsuan dokumen digital karena adanya 3 fitur keamanan tambahan, yaitu kode barcode unik (overt), segel khusus dari Peruri (covert), serta pembuktian forensik langsung. Akan tetapi, penting untuk membeli e-Meterai di distributor resmi dan terpercaya untuk menjamin keaslian meterai digital.

Jangan Sampai Dokumen Penting Anda Tidak Sah Secara Hukum! Dapatkan E-Meterai dari MitraComm Sekarang Juga!

Salah satu cara untuk memberikan kekuatan hukum pada dokumen elektronik adalah dengan memakai e-Meterai. Sebagai pengganti meterai fisik yang sudah digunakan selama bertahun-tahun, e-Meterai memastikan dokumen digital Anda memiliki kekuatan hukum yang sama dengan dokumen fisik yang ditempelkan meterai fisik.  Akan tetapi, Anda tidak bisa membeli e-Meterai sembarangan. Memilih penyedia e-Meterai terpercaya sangat penting untuk menghindari risiko pemalsuan e-Meterai. Di sinilah peran MitraComm Ekasarana sebagai mitra resmi dan terpercaya yang menyediakan e-Meterai berkualitas dengan keamanan terjamin. E-Meterai dari MitraComm akan membuat dokumen elektronik Anda sah di mata hukum serta terhindar dari risiko penyalahgunaan. MitraComm juga menawarkan layanan pembelian dan pembubuhan e-Meterai yang mudah dan praktis, sehingga Anda bisa mendapatkan meterai yang dibutuhkan dengan cepat dan efisien. Untuk informasi lebih lanjut, hubungi kami melalui email marketing@phintraco.com atau kunjungi website https://mitracomm.e-meterai.co.id/ untuk mulai membeli dan membubuhkan e-Meterai secara resmi dan terpercaya. Editor: Cardila Ladini
Read More

Pentingnya Collecting Agent untuk Kelola Tagihan yang Efektif

  • 20 August 2024

  •   Muftia Parasati
  •   Blog

Salah satu upaya untuk mendukung dan menunjang pertumbuhan bisnis adalah pengelolaan pembayaran yang efektif. Berurusan dengan berbagai jenis metode pembayaran, bank, pelanggan yang tersebar di berbagai tempat, serta melakukan rekonsiliasi data ke bank, dapat menghabiskan waktu, biaya, dan sumber daya yang tidak sedikit. Untuk mengatasi tantangan ini, layanan collecting agent muncul sebagai solusi efektif untuk pengelolaan pembayaran atau tagihan perusahaan. Collecting agent (CA), atau dikenal juga sebagai loket pembayaran, adalah pihak yang bertanggung jawab menerima dan mengumpulkan pembayaran milik biller dari pelanggan. Biller sendiri merujuk pada perusahaan yang memiliki tagihan rutin bulanan kepada pelanggannya. Kehadiran collecting agent atau loket pembayaran sangat penting untuk memastikan penagihan ke pelanggan selalu tepat waktu serta dapat dikelola dengan baik. Biller aggregator turut berperan sebagai collecting agent untuk mengelola berbagai tagihan dari metode atau channel pembayaran yang berbeda-beda. Kenali lebih lanjut tentang kegunaan collecting agent atau loket pembayaran untuk bisnis serta bagaimana biller aggregator sebagai collecting agent membuat penagihan menjadi lebih efisien.

Apa Pentingnya Collecting Agent untuk Bisnis?

Bagi perusahaan yang memiliki tagihan rutin bulanan kepada pelanggannya, menggunakan collecting agent atau loket pembayaran sangat penting untuk memastikan semua tagihan dibayarkan sesuai tenggat waktunya. Hal ini bertujuan untuk mencegah terjadinya penumpukan tagihan yang dapat memicu terjadinya kerugian pada kondisi keuangan perusahaan. Collecting agent bisa menerima pembayaran tagihan dari berbagai sistem pembayaran, seperti channel bank, payment point, kantor pos, maupun jaringan minimarket. Dalam prosesnya, biller atau perusahaan pemilik tagihan melakukan rekonsiliasi data dan dana ke collecting agent yang menerima pembayaran tagihan dari pelanggan. Rekonsiliasi atau tindakan verifikasi ini bertujuan untuk memastikan tagihan berhasil dibayarkan. Kehadiran collecting agent atau loket pembayaran juga berperan vital terhadap arus kas perusahaan. Dengan memastikan tagihan sudah dibayarkan, arus kas perusahaan pun dapat tetap stabil serta terhindar dari risiko kerugian. Arus kas yang sehat sangat penting untuk membiayai operasional bisnis sehari-hari, investasi, maupun pengembangan bisnis. Akan tetapi, proses pengelolaan tagihan dapat menjadi tidak efektif jika biller perlu melakukan verifikasi terpisah ke tiap collecting agent yang menerima metode pembayaran tertentu. Hal ini akan memakan waktu dan tenaga yang tidak sedikit. Solusi untuk masalah ini adalah memanfaatkan biller aggregator yang turut berperan sebagai collecting agent yang mengumpulkan tagihan dari berbagai sumber di platform terpusat.

Bagaimana Biller Aggregator Membuat Penagihan Menjadi Lebih Efisien?

Layaknya collecting agent, biller aggregator berperan sebagai perantara antara perusahaan pemilik tagihan dengan pelanggan. Biller aggregator memungkinkan pengelolaan tagihan dari berbagai layanan penyedia pembayaran dalam satu platform terpadu. Hal ini dapat menyederhanakan proses pengelolaan penagihan tanpa harus mengakses portal pembayaran yang berbeda-beda.  Kehadiran biller aggregator juga memudahkan perusahaan pemilik tagihan untuk mendapatkan informasi pembayaran secara real-time. Informasi tagihan secara terpusat memberikan gambaran yang lebih jelas tentang total tagihan yang harus dibayarkan pelanggan serta jatuh temponya. Jenis tagihan yang dikelola juga beragam, mulai dari tagihan utilitas seperti listrik, air, telepon, internet, TV kabel, hingga asuransi. Tidak hanya itu, efisiensi penagihan turut meningkat karena biller aggregator menawarkan opsi pembayaran yang luas untuk pelanggan, seperti misalnya kartu kredit, debit, e-wallet, dan sebagainya. Pelanggan pun dapat memilih metode pembayaran sesuai preferensi. Sementara itu, perusahaan pemilik tagihan dapat mengumpulkan pembayaran tagihan dari berbagai metode pembayaran dalam satu tempat terpusat dengan mudah.

Nikmati Kemudahan Pengelolaan Tagihan dengan Solusi Biller Aggregator MitraComm

Pengelolaan tagihan yang kompleks seringkali menjadi tantangan bagi banyak perusahaan. Guna mengelola pembayaran tagihan dari berbagai jenis metode atau saluran, penting untuk memiliki sistem untuk meningkatkan efisiensi operasional. Di sinilah peran MitraComm Ekasarana Channel Solution (MECS) dengan layanan biller aggregator untuk menjawab kebutuhan pengelolaan transaksi yang efektif. Sebagai salah satu penyedia biller aggregator terbaik di Indonesia, MitraComm membantu Anda dalam mengumpulkan, memproses, dan mengelola tagihan dari berbagai sumber ke dalam satu platform terintegrasi. Beberapa manfaat yang bisa Anda rasakan dari biller aggregator MitraComm adalah:
  • Efisiensi Optimal: Sistem biller aggregator MitraComm membuat proses rekonsiliasi dan pembayaran dari pelanggan menjadi otomatis. Jadi, Anda dapat menghemat waktu, biaya, dan tenaga dalam mengelola tagihan.
  • Koneksi Luas: MitraComm terhubung dengan lebih dari 500 biller, 40 bank, 20 mitra PPOB, serta empat e-commerce ternama. Pelanggan dapat memilih metode pembayaran sesuai preferensi mereka.
  • Integrasi yang Mudah: Platform biller aggregator dapat diintegrasikan ke sistem Anda dengan mudah. Jadi, Anda dapat menerima pembayaran tagihan dengan mudah.
  • Fitur Keamanan yang Tinggi: Biller aggregator MitraComm dilengkapi dengan fitur keamanan yang tinggi untuk melindungi data sensitif pelanggan maupun transaksi pembayaran Anda.
  • Pelayanan Pelanggan Optimal: Jika Anda mengalami kendala atau memiliki pertanyaan seputar biller aggregator, MitraComm menyediakan tim customer support profesional untuk memastikan kelancaran selama memakai layanan kami.
Jadi tunggu apa lagi? Optimalkan pengelolaan tagihan bisnis Anda sekarang dengan solusi biller aggregator dari MitraComm. Untuk informasi lebih lanjut seputar biller aggregator, hubungi kami melalui email marketing@phintraco.com. Editor: Cardila Ladini
Read More

Permudah Proses Merchant Payment dengan Biller Aggregator

  • 13 August 2024

  •   Muftia Parasati
  •   Blog

Guna mendukung kemudahan dalam transaksi bisnis, banyak bisnis mulai beralih ke pembayaran elektronik untuk transaksi pembayaran yang lebih mudah, cepat, dan aman. Baik pelanggan maupun pebisnis atau merchant mulai beralih ke merchant payment untuk transaksi efisien berbasis elektronik. Merchant payment services adalah salah satu inovasi dalam sistem pembayaran modern. Metode pembayaran yang biasa digunakan dalam merchant payment system dapat berupa kartu kredit, debit, e-wallet, dan alat pembayaran lainnya yang berbasis elektronik. Akan tetapi, tidak jarang merchant menerima transaksi pembayaran dari rekening bank yang berbeda-beda.  Daripada harus membuka banyak akun bank berbeda, biller aggregator dapat menjadi solusi terbaik untuk memproses berbagai jenis pembayaran melalui satu tempat terpusat. Simak selengkapnya tentang cara biller aggregator mempermudah pembayaran merchant untuk transaksi sehari-hari!

Bagaimana Biller Aggregator Membantu Merchant dalam Proses Transaksi Pembayaran Mereka?

Biller aggregator berperan sebagai perantara antara merchant dengan berbagai penyedia layanan pembayaran. Beberapa manfaat yang bisa dirasakan merchant saat memakai biller aggregator adalah:

Pengelolaan Pembayaran di Satu Platform

Sebagai perantara, biller aggregator memudahkan merchant dalam menerima berbagai metode pembayaran melalui satu platform terintegrasi. Jadi, merchant tidak perlu lagi membuka akun rekening bank terpisah untuk menerima pembayaran dari bank lain. Hal ini tidak hanya penting untuk menyederhanakan proses transaksi, tetapi juga mengurangi waktu dan biaya yang dikeluarkan untuk mengurus proses pembayaran.

Opsi Pembayaran yang Lebih Luas untuk Pelanggan

Melalui biller aggregator, merchant dapat menawarkan pilihan pembayaran yang lebih luas kepada pelanggan. Dengan demikian, pelanggan dapat memilih opsi pembayaran apapun yang diinginkan. Cara ini tidak hanya meningkatkan kenyamanan bagi pelanggan, tetapi juga berkontribusi terhadap peningkatan jumlah transaksi yang berhasil. 

Transaksi yang Lebih Aman

Merchant payment menggunakan biller aggregator dijamin aman karena memakai teknologi keamanan yang canggih agar data sensitif pelanggan tetap terlindungi. Keuntungan ini tidak hanya memberikan rasa aman bagi merchant, tetapi juga pelanggan. Hasilnya, pelanggan pun akan lebih percaya untuk melakukan transaksi digital melalui platform yang disediakan.

Sistem Pelaporan yang Mudah untuk Merchant

Biller aggregator menawarkan sistem pelaporan yang canggih untuk merchant. Jadi, merchant dapat melacak transaksi yang terjadi secara real-time dengan mudah. Hal ini penting untuk memastikan semua transaksi sudah masuk ke rekening merchant.

MitraComm Ekasarana: Pionir Biller Aggregator di Indonesia

Sebagai salah satu penyedia layanan biller aggregator terkemuka di Indonesia, MitraComm Ekasarana telah membantu banyak perusahaan dalam mewujudkan transaksi pembayaran yang mudah dan efisien melalui satu platform terpadu. MitraComm berperan sebagai perantara yang terhubung dengan lebih dari 320 biller, 60 bank payment point, serta lebih dari 10 PPOB dan 4 e-commerce ternama. Dengan memakai biller aggregator dari MitraComm, merchant dapat mengelola transaksi pembayaran dari berbagai metode dengan mudah. MitraComm juga menyediakan platform untuk mengintegrasikan layanan biller aggregator dengan sistem Anda. Jadi, Anda dapat menerima berbagai pembayaran digital dengan cepat dan mudah. Dengan memakai biller aggregator MitraComm, merchant juga bisa mengotomatisasi proses pembayaran dan rekonsiliasi, sehingga menghemat waktu dan biaya yang dikeluarkan untuk mengelola pembayaran. Jika merchant mengalami masalah atau ingin bertanya seputar biller aggregator, MitraComm menyediakan tim support profesional dan berpengalaman yang siap membantu Anda dalam meningkatkan efisiensi pembayaran. Hubungi kami melalui email marketing@phintraco.com untuk informasi lebih lanjut seputar layanan biller aggregator MitraComm.

FAQ

Apa itu Merchant Payment?

Merchant payment adalah proses pembayaran yang diterima bisnis sebagai merchant dari pelanggan menggunakan kartu kredit, kartu debit, maupun alat pembayaran elektronik lainnya. Merchant payment processing biasa dilakukan melalui merchant account, yaitu rekening bank khusus yang dibuat untuk menerima pembayaran elektronik. 

Apa Saja Jenis-Jenis Merchant Payment?

Beberapa jenis metode pembayaran merchant yang digunakan untuk transaksi pembayaran adalah:
  • Kartu debit: Menggunakan dana langsung dari rekening bank
  • Kartu kredit: Menggunakan kredit yang diberikan bank
  • E-wallet: Memakai aplikasi pembayaran digital seperti GoPay, DANA, ShopeePay, OVO
  • Virtual account: Memakai nomor rekening virtual untuk pembayaran
  • QR Code: Memindai kode QR untuk melakukan pembayaran

Bagaimana Cara Merchant Payment Bekerja?

Proses merchant payment dimulai ketika pelanggan melakukan pembelian dengan menggunakan metode pembayaran yang dipilih, seperti misalnya kartu kredit, debit, e-wallet, QRIS, dan sebagainya. Pada tahap ini, informasi pembayaran pelanggan akan dikirimkan ke sistem pembayaran untuk diproses. Merchant sebagai pihak yang menerima pembayaran perlu memiliki akun yang terdaftar pada penyedia layanan pembayaran. Setelah informasi pembayaran diterima, terdapat proses pengamanan dan verifikasi data transaksi, termasuk pemeriksaan saldo dan otorisasi dari bank penerbit kartu. Jika berhasil, dana akan dialihkan dari rekening pelanggan ke rekening merchant dalam waktu cepat. Setelah dana berhasil ditransfer, merchant akan menerima konfirmasi pembayaran terkait transaksi yang sudah dilakukan.

Apa Saja Keuntungan dari Memakai Merchant Payment?

Merchant payment menawarkan keuntungan dengan membuat proses pembayaran menjadi lebih efisien dan akurat. Keuntungan ini penting untuk mengurangi potensi kesalahan manusia yang dapat terjadi pada transaksi manual. Merchant payment juga menerima pilihan pembayaran yang luas, di mana hal ini akan memberikan pengalaman yang memuaskan dengan tidak membatasi pilihan pembayaran untuk pelanggan. Keuntungan lainnya adalah keamanan yang lebih baik pada setiap transaksi. Pembayaran digital dalam merchant payment seringkali dilengkapi dengan fitur keamanan yang canggih, seperti misalnya enkripsi dan two-factor authentication. Fitur ini melindungi data sensitif pelanggan dan transaksi dari risiko penipuan atau kejahatan lainnya. Editor: Cardila Ladini
Read More

5 Tahapan Penting dalam Customer Life Cycle

  • 06 August 2024

  •   Muftia Parasati
  •   Blog

Pernahkah Anda tertarik dengan suatu produk karena iklan atau promosi di media sosial? Situasi ini adalah bagian dari tahap awareness atau kesadaran pada siklus customer life cycle. Pada perspektif bisnis, siklus customer life cycle merujuk pada perjalanan yang dilewati pelanggan saat berinteraksi dengan perusahaan.  Perjalanan dalam customer life cycle mencakup tiap titik interaksi antara pelanggan dan perusahaan, mulai dari kesadaran terhadap brand, proses pembelian, hingga pasca proses pembelian. Siklus ini juga mendeskripsikan bagaimana hubungan pelanggan dan perusahaan berkembang seiring berjalannya waktu. Kenali lebih lanjut tentang apa itu customer life cycle serta masing-masing tahapannya!

Apa yang Dimaksud dengan Customer Life Cycle?

Customer life cycle, atau yang juga dikenal dengan siklus hidup pelanggan, adalah model siklus yang dilalui pelanggan sebelum, selama, dan sesudah melakukan transaksi pembelian. Proses tersebut mencakup tahap sejak pelanggan mengetahui keberadaan brand hingga menjadi pelanggan setia. Siklus hidup pelanggan melihat berkembangnya hubungan antara pelanggan dan perusahaan seiring berjalannya waktu.  Pada siklus ini, terdapat customer life cycle management, yaitu upaya melacak dan menganalisis tiap tahap di dalam siklus hidup pelanggan. Terdapat 5 tahap dalam siklus hidup pelanggan, yaitu awareness (kesadaran), acquisition (akuisisi), konversi, retensi, dan loyalitas. Dengan memahami kelima tahap dalam customer life cycle, perusahaan dapat mengoptimasi strategi marketing hingga meningkatkan kepuasan pelanggan. Strategi customer life cycle dapat membantu Anda mengukur customer lifetime value, yaitu metrik yang mengukur total keuntungan dari seorang pelanggan selama durasi hubungan yang terjalin dengan perusahaan. 

Apa Saja 5 Tahapan dalam Customer Life Cycle?

Customer life cycle memetakan siklus berkelanjutan sejak mendapatkan perhatian pelanggan, mengubah mereka menjadi pelanggan yang membeli, hingga menjaga kesetiaan pelanggan. Beberapa tahap dalam siklus tersebut adalah:

Awareness

Pada tahap awareness, calon pelanggan mulai mengembangkan kesadaran tentang produk dan layanan perusahaan Anda. Kesadaran ini dapat berasal dari media sosial, iklan, hingga promosi dari mulut ke mulut. Strategi marketing yang efektif sangat penting untuk menarik perhatian calon pelanggan terhadap produk atau layanan perusahaan yang ditawarkan. Keberhasilan tahap awareness dapat diukur dari peningkatan trafik website, following media sosial, hingga sentimen positif terkait brand perusahaan.

Acquisition

Pelanggan yang mulai tertarik di tahap awareness akan mencari tahu seputar produk atau layanan perusahaan di tahap acquisition. Calon pelanggan mulai menimbang nilai produk Anda dan membandingkannya dengan produk kompetitor. Calon pelanggan juga akan mempertimbangkan apakah produk Anda dapat memenuhi kebutuhan mereka. Salah satu tanda kesuksesan dalam tahap akuisisi adalah meningkatnya conversion rate dan lead generation.

Konversi

Tahap konversi adalah tahap di mana pelanggan membeli produk atau layanan Anda. Pada tahap ini, penting untuk mempermudah proses pembelian, sehingga pelanggan tidak berubah pikiran akibat proses yang berbelit. Misal, Anda dapat membuat proses pembelian berlangsung sesingkat mungkin atau menawarkan banyak opsi pembayaran. 

Retensi

Setelah berhasil mendapatkan pelanggan yang membeli di tahap konversi, langkah selanjutnya adalah menjaga kepuasan pelanggan terhadap perusahaan. Hal ini bertujuan agar pelanggan kembali membeli produk atau layanan Anda. Di sinilah proses membangun hubungan antara pelanggan dan perusahaan terjadi. Untuk mewujudkan retensi pelanggan, dapat dilakukan strategi seperti mengirimkan email newsletter, mengirimkan kupon dan diskon, mempromosikan program loyalitas, dan lain-lain. 

Loyalitas

Pelanggan yang mencapai tahap loyalitas adalah pelanggan yang puas dan akan berlanjut menggunakan produk atau layanan Anda. Kepuasan ini akan mendorong pelanggan untuk merekomendasikan produk atau layanan Anda kepada orang lain dan menjadi brand advocates secara sukarela. Salah satu cara untuk menghargai kesetiaan pelanggan adalah dengan menawarkan program loyalitas bertingkat. Nantinya, pelanggan akan mendapat hadiah atau diskon tertentu dari kelipatan pembelian yang dilakukan atau promosi melalui media sosial.

Mengapa Penting untuk Memahami Customer Life Cycle?

Proses dalam customer life cycle adalah proses berkelanjutan pada setiap pelanggan yang tertarik pada produk atau layanan Anda. Pemahaman yang baik tentang siklus ini sangat penting untuk kesuksesan dan pertumbuhan bisnis. Siklus hidup pelanggan juga harus dilihat sebagai satu kesatuan. Misal, jika Anda hanya berfokus pada tahap awal seperti awareness dan acquisition tanpa memperhatikan tahap selanjutnya, Anda hanya berhasil menarik pelanggan baru tanpa bisa mempertahankan mereka dalam jangka panjang. Mengoptimalkan strategi di tiap tahap customer life cycle juga penting untuk mempertahankan retensi dan kepuasan pelanggan. Dengan menyajikan pengalaman memuaskan tanpa celah di tiap tahapan siklus, pelanggan semakin yakin untuk membeli produk Anda dan menjadi loyal. Hal ini akan berdampak langsung pada pendapatan perusahaan yang meningkat secara signifikan. 

Tips Mengelola Customer Life Cycle Secara Efektif

Beberapa cara yang bisa Anda lakukan untuk mengelola siklus hidup pelanggan secara efektif adalah:

Tentukan Pelanggan Ideal Anda

Langkah pertama dalam mengelola customer life cycle adalah menentukan siapa calon pelanggan yang ingin Anda jangkau. Calon pelanggan ini dapat disebut sebagai pelanggan ideal. Berbagai bidang usaha memiliki gambaran pelanggan ideal yang berbeda-beda. Namun, perusahaan dapat mengidentifikasi pelanggan ideal yang tepat berdasarkan karakteristik tertentu, seperti:
  • Pain points
  • Demografi (umur, pekerjaan, jenis kelamin, ras, dan lain-lain)
  • Kemampuan untuk membayar produk atau layanan Anda
  • Kebiasaan dalam membeli
  • Kebutuhan yang dipenuhi dari produk atau layanan Anda.
Cara ini penting untuk menggencarkan strategi yang relevan dengan target pelanggan Anda di tiap tahap siklus. 

Petakan Perjalanan Pelanggan

Setelah menentukan calon pelanggan ideal, Anda dapat memetakan perjalanan yang dilalui pelanggan sejak tahap kesadaran awal hingga menjadi pelanggan setia. Perjalanan ini meliputi tahapan dalam siklus hidup pelanggan yang terdiri atas awareness, akuisisi, konversi, retensi, hingga loyalitas. Langkah ini bertujuan untuk memahami emosi, opini, dan pain points pelanggan. Anda juga dapat memprediksi kebutuhan pelanggan dan menyesuaikan interaksi di tiap tahap siklus.

Prioritaskan Pelayanan Pelanggan

Sebelum melakukan pembelian, pelanggan dapat menanyakan beberapa informasi seputar produk atau layanan yang Anda tawarkan. Pastikan pelanggan Anda mendapatkan bantuan yang mereka butuhkan melalui channel apapun. Maka dari itu, penting bagi agen customer service untuk melayani dan menanggapi pertanyaan pelanggan dengan ramah. Pelayanan yang responsif juga berguna untuk mempertahankan kesetiaan pelanggan Anda dalam jangka panjang.

Ciptakan Pengalaman Pelanggan yang Luar Biasa Bersama MitraComm!

Memberikan pelayanan pelanggan berkualitas adalah salah satu strategi mengelola customer life cycle yang efektif. Kualitas pelayanan yang baik berperan penting dalam menjaga kepuasan dan loyalitas pelanggan serta meningkatkan reputasi perusahaan. Di sinilah peran MitraComm dengan layanan contact center outsourcing untuk membantu Anda mewujudkan pengalaman luar biasa bagi pelanggan. Agen contact center dari MitraComm merupakan agen ahli dan berpengalaman dalam memastikan kebutuhan pelanggan terpenuhi dengan baik. Agen kami memastikan interaksi yang positif dan memuaskan untuk pelanggan, sehingga Anda dapat menjalin hubungan yang baik dengan pelanggan dan meningkatkan loyalitas mereka. Hubungi MitraComm melalui email marketing@phintraco.com untuk informasi lebih lanjut tentang contact center outsourcing. Editor: Cardila Ladini
Read More

5 Manfaat Utama Pembayaran Host to Host dalam Transaksi Bisnis

  • 23 July 2024

  •   Muftia Parasati
  •   Blog

Para pelaku bisnis yang menjalankan usaha tentunya sering bekerja sama dengan berbagai bank atau lembaga keuangan lainnya untuk mengurus pembayaran, gaji, arus kas, dan sebagainya. Dari banyaknya metode pembayaran yang tersedia, muncul sebuah inovasi modern bernama sistem host-to-host. Sistem ini menjadi menghubungkan sistem dari dua lembaga keuangan secara real-time dan langsung tanpa menggunakan perantara.  Sistem pembayaran host-to-host membuat transaksi antar bank seperti transfer uang, pembayaran, hingga rekonsiliasi dilakukan dengan cepat, akurat, dan otomatis. Jadi, perusahaan tidak perlu lagi melalui proses transaksi manual yang rentan akan kesalahan serta memakan waktu. Kenali lebih lanjut tentang apa itu pembayaran melalui host-to-host serta keuntungan memakai sistem ini untuk transaksi bisnis Anda.

Apa itu Pembayaran Secara Host-to-Host?

Host-to-host payment (H2H payment) artinya melakukan proses pembayaran melalui sistem yang menghubungkan dua entitas, seperti antar bank, tanpa adanya perantara. Sistem ini banyak digunakan untuk berbagai transaksi keuangan, seperti payroll, pembayaran invoice, hingga transaksi bisnis lainnya.  Saat proses pembayaran H2H melalui bank, perusahaan memilih format file, protokol jaringan, dan standar keamanan yang diinginkan untuk mentransfer data. Host-to-host payment memungkinkan berbagai proses pertukaran data secara otomatis selama berlangsungnya proses transfer. Hasilnya, tidak ada waktu yang terbuang sia-sia layaknya transfer yang dilakukan secara manual. Host-to-host service juga digunakan untuk melakukan transfer dalam jumlah besar, seperti misalnya pembayaran untuk klien, kontraktor, karyawan, dan sebagainya. 

Bagaimana Proses Pembayaran Secara Host-to-Host?

Pembayaran secara host-to-host (H2H) dilakukan melalui channel yang aman seperti electronic data interchange (EDI) atau application programming interfaces (API). Koneksi yang aman memastikan data finansial yang sensitif tetap terlindungi selama proses transmisi data. Berikut ini adalah cara kerja pembayaran secara H2H:
  • Integrasi Sistem: Sistem keuangan perusahaan berintegrasi dengan sistem bank, Integrasi dapat dilakukan melalui metode seperti API, secure file transfer protocol (FTP/SFTP), atau web services.
  • Membuat Koneksi yang Aman: Koneksi yang aman antar dua sistem dapat dilakukan melalui VPN atau channel yang aman lainnya untuk memastikan keamanan data perusahaan selama proses transaksi.
  • Pertukaran Data: Begitu koneksi berhasil dibuat, sistem keuangan perusahaan Anda akan bertukar berbagai jenis data keuangan dengan bank, seperti instruksi pembayaran, saldo rekening, detail transaksi, hingga informasi rekening.
  • Proses Autentikasi: Mekanisme autentikasi yang kuat dibutuhkan untuk memastikan keamanan selama proses transaksi berlangsung. Proses autentikasi meliputi kredensial login yang aman, enkripsi, serta tindakan keamanan lainnya untuk memastikan keaslian identitas perusahaan dan bank.
  • Proses Transaksi: Sistem finansial perusahaan mengeluarkan instruksi pembayaran atau transaksi keuangan lainnya yang ditransfer ke bank melalui koneksi yang sudah dibuat. SIstem bank menerima dan memproses instruksi pembayaran tersebut.
  • Konfirmasi dan Pelaporan: Setelah memproses transaksi, bank mengeluarkan pesan konfirmasi atau laporan yang akan dikirimkan ke sistem keuangan perusahaan. 

Apa Manfaat Pembayaran Host-to-Host dalam Transaksi Bisnis?

Beberapa manfaat yang bisa dirasakan perusahaan dari pemakaian sistem pembayaran H2H untuk berbagai transaksi bisnis adalah:

Meningkatkan Efisiensi

Koneksi H2H membuat seluruh proses transaksi berlangsung secara otomatis dari awal hingga akhir. Tidak hanya itu, H2H memungkinkan perusahaan untuk berintegrasi dengan mudah ke berbagai mitra perbankan. Dalam hal ini, perusahaan cukup menggunakan satu channel khusus untuk melakukan pembayaran ke berbagai bank. Hal ini sangat penting untuk meningkatkan efisiensi serta menyederhanakan proses transaksi.

Meminimalisir Kesalahan

Proses pembayaran H2H dilakukan secara langsung melalui sistem, sehingga minim terjadinya intervensi manusia. Risiko kesalahan akibat input data secara manual pun dapat dihindari. Hal ini juga meningkatkan akurasi data transaksi serta mengurangi potensi masalah terkait pembayaran.

Proses Transaksi yang Cepat

Transaksi pembayaran H2H umumnya dilakukan dengan cepat dibandingkan dengan metode pembayaran tradisional. Proses transaksi digital yang dilakukan secara real-time membuat Anda tidak perlu menunggu lama untuk menyelesaikan pembayaran. Transaksi diproses secara langsung tanpa harus mengalami penundaan yang disebabkan oleh proses manual atau perantara.

Manajemen Risiko yang Lebih Baik

Pembayaran H2H tidak hanya membuat transaksi Anda menjadi lebih efisien, tetapi juga mengontrol risiko selama proses transaksi dengan lebih baik. H2H menawarkan fitur keamanan yang kuat, sehingga dapat mengurangi risiko tindakan penipuan serta mencegah akses tanpa izin ke data keuangan yang sensitif. 

Menghemat Biaya dan Waktu

Proses pembayaran H2H dilakukan secara otomatis, sehingga perusahaan dapat menghemat waktu dan biaya yang berhubungan dengan transaksi secara manual maupun kesalahan akibat transaksi manual tersebut. 

Tingkatkan Efisiensi dan Keamanan Transaksi Bisnis Anda bersama MitraComm Ekasarana Channel Solution!

Host-to-host adalah metode pembayaran yang menawarkan efisiensi dan keamanan tinggi dalam transaksi bisnis, Namun, integrasi dengan berbagai sistem pembayaran dari banyak bank dapat menjadi kompleks dan memakan waktu. Di sinilah peran MitraComm Ekasarana Channel Solution (MECS) sebagai jawaban untuk mengatasi tantangan tersebut. MitraComm Ekasarana Channel Solution menawarkan solusi biller aggregator untuk mengintegrasikan berbagai metode pembayaran ke sistem bisnis Anda. Dengan biller aggregator kami, Anda akan merasakan kemudahan pengelolaan transaksi, peningkatan kecepatan proses, serta pengurangan risiko kesalahan. Kami juga menggunakan teknologi terkini untuk melindungi data dan transaksi keuangan Anda selama proses berlangsung. Tunggu apalagi? Segera hubungi kami melalui email marketing@phintraco.com dan temukan bagaimana solusi biller aggregator kami dapat meningkatkan efisiensi transaksi bisnis Anda! Editor: Cardila Ladini
Read More

Hotline: Senjata Ampuh Jaga Kepuasan Pelanggan

  • 16 July 2024

  •   Muftia Parasati
  •   Blog

Hotline adalah salah satu saluran komunikasi langsung melalui telepon yang disediakan oleh sebuah perusahaan atau organisasi untuk memberikan informasi, bantuan, dan dukungan kepada pelanggan maupun pihak lain yang membutuhkan. Hotline hadir sebagai salah satu wadah perusahaan dalam menjaga kepuasan pelanggan dan membangun reputasi yang baik. Caranya adalah melalui respon pertanyaan, keluhan, maupun permintaan bantuan yang cepat dan tangkas. Kenali lebih lanjut tentang apa itu nomor hotline serta pentingnya memiliki nomor ini untuk menunjang pelayanan pelanggan yang lebih baik.

Apa yang Dimaksud dengan Hotline?

Hotline, dikenal juga sebagai access number atau kode akses, artinya jalur komunikasi berupa nomor telepon yang digunakan untuk menghubungi sebuah organisasi terkait masalah tertentu. Tenaga profesional mengoperasikan hotline untuk menyediakan bantuan atau informasi yang dibutuhkan, mulai dari pencegahan krisis, customer support, hingga informasi publik lainnya. Penggunaan access number banyak digunakan oleh lembaga pemerintah agar masyarakat dapat terhubung secara otomatis untuk menyampaikan masalah atau pengaduan tertentu. Misal, jika terjadi kebakaran, masyarakat dapat segera menghubungi access number untuk meminta bantuan. Beberapa accsess number dapat bersifat bebas pulsa dan tersedia 24/7, tetapi ada pula nomor berbayar tarif premium, seperti misalnya BCA (1500888) dan CIMB (14041). Perusahaan juga dapat memasang access number sebagai sarana untuk mempermudah pelanggan dalam menyampaikan keluhan, saran, maupun pertanyaan. Nomor ini masih menjadi salah satu channel utama perusahaan dalam melayani pelanggan di samping alternatif lain seperti live chat, email, media sosial dan sebagainya.

Bagaimana Cara Kerja Nomor Hotline?

Saat seseorang menelepon access number, ia akan terhubung dengan pesan otomatis atau live operator hingga disambungkan ke agen contact center yang sesuai. Begitu terhubung dengan agen tersebut, penelpon dapat menanyakan pertanyaan atau menjelaskan situasi yang sedang terjadi. Selanjutnya, agen contact center akan menyediakan bantuan yang dibutuhkan penelpon, mulai dari pencegahan krisis, penyediaan informasi, atau pemecahan masalah. Penelpon hotline umumnya bersifat anonim. Begitu masalah terselesaikan, interaksi melalui hotline pun selesai dan telepon ditutup.

Mengapa Perusahaan Memerlukan Nomor Hotline?

Penting bagi sebuah perusahaan untuk menyediakan berbagai alternatif saluran komunikasi pelanggan. Banyaknya alternatif ini memudahkan pelanggan untuk menjangkau perusahaan sesuai preferensi saluran komunikasi yang diinginkan. Berikut ini adalah alasan mengapa perusahaan memerlukan nomor hotline:

Menjawab Kebutuhan Pelanggan dengan Cepat

Access number memberikan akses langsung dan cepat bagi pelanggan untuk mendapatkan bantuan ataupun informasi yang dibutuhkan. Respon yang cepat dan efektif terhadap pertanyaan atau keluhan pelanggan turut berdampak pada kepuasan pelanggan, membangun kepercayaan terhadap perusahaan, hingga loyalitas pelanggan.  Komunikasi langsung melalui telepon juga memungkinkan interaksi yang lebih personal dengan pelanggan, sehingga memunculkan kesan pertama yang positif serta menjalin hubungan yang lebih kuat dengan pelanggan.

Meningkatkan Loyalitas Pelanggan

Saat pelanggan mendapatkan pelayanan yang ramah dan solutif melalui access number, tingkat kepuasan pelanggan kepada perusahaan akan meningkat secara signifikan. Hal ini berdampak langsung pada loyalitas pelanggan. Pelayanan yang baik membuat pelanggan merasa didengar dan dihargai, terlebih dengan penyediaan solusi yang memadai. Kepuasan terhadap pelayanan ini akan membuat pelanggan lebih setia kepada perusahaan.

Memunculkan Keunggulan Kompetitif

Selain melalui produk berkualitas, perusahaan juga dapat menonjolkan diri melalui pelayanan pelanggan yang handal melalui access number. Hal ini dapat menjadi nilai tambah yang membedakan Anda dari kompetitor. Dengan memberikan layanan yang cepat, responsif, serta berkualitas, perusahaan akan lebih mudah dalam menarik dan mempertahankan pelanggan. 

Membangun Kepercayaan dan Kredibilitas

Penyediaan access number menunjukkan komitmen perusahaan terhadap pelayanan pelanggan dan kesediaan untuk membantu. Keberadaan access number yang mudah diakses juga memberikan kesan profesional serta kredibel kepada pelanggan. Hal ini sangat penting untuk meningkatkan reputasi perusahaan serta membangun kepercayaan di mata pelanggan, mitra bisnis, hingga publik.

Apa Saja Jenis-Jenis Nomor Hotline?

Nomor hotline dapat terbagi berdasarkan tujuan dan tipe layanan yang ditawarkan. Beberapa contoh jenis nomor hotline tersebut adalah:
  • Hotline Darurat: Nomor ini digunakan untuk situasi darurat seperti kebakaran, kecelakaan, ataupun kejahatan yang membutuhkan bantuan segera.
  • Hotline Kesehatan: Nomor ini ditujukan untuk mendapatkan bantuan medis darurat, seperti ambulans atau pertolongan pertama.
  • Customer Support: Jenis nomor ini disediakan oleh perusahaan sebagai wadah untuk memfasilitasi pertanyaan atau keluhan yang dialami pelanggannya. 
  • Hotline Kepolisian: Nomor ini digunakan untuk melaporkan kejadian kriminal atau meminta bantuan kepada polisi.
  • Hotline Bantuan Psikologis: Nomor ini ditujukan untuk orang-orang yang membutuhkan bantuan atau konseling psikologis. Misalnya adalah untuk pencegahan bunuh diri hingga bantuan untuk masalah psikologis lainnya.
  • Hotline Bencana Alam: Nomor hotline ini digunakan untuk melaporkan dan meminta bantuan saat terjadi bencana alam seperti gempa bumi, banjir, dan sebagainya.

MitraComm, Mitra Bisnis Andalan untuk Tingkatkan Kualitas Layanan Pelanggan

Hotline merupakan salah satu saluran komunikasi yang penting untuk memberikan pelayanan yang optimal kepada pelanggan. Namun, mengelola hotline secara efektif membutuhkan sumber daya yang kompeten untuk memastikan kebutuhan pelanggan terpenuhi dengan baik. MitraComm Ekasarana hadir sebagai solusi untuk mengatasi tantangan tersebut. MitraComm Ekasarana menawarkan layanan contact center outsourcing berisi berbagai agen contact center handal yang siap memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan Anda. Agen contact center kami merupakan tenaga berpengalaman dalam menangani berbagai interaksi pelanggan, termasuk salah satunya interaksi dari hotline. Kami yakin bahwa tenaga ahli MitraComm mampu memberikan respons yang cepat, tepat, dan ramah. Percayakan penanganan hotline Anda dengan contact center outsourcing dari MitraComm. Kami berkomitmen untuk menjadi mitra bisnis terpercaya dalam meningkatkan kepuasan pelanggan serta mencapai tujuan bisnis dengan optimal.  Untuk informasi lebih lanjut seputar layanan contact center outsourcing, hubungi kami melalui email marketing@phintraco.com.  Editor: Cardila Ladini
Read More